Datenschutzerklärung

Wer ist verantwortlich?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) vertreten durch den Geschäftsführer Christoph Sterkel Eifflerstraße 43 22769 Hamburg E-Mail: datenschutz@halloamt.de

Datenschutzbeauftragter: Dr. Stefan Spörrer, LL.M., c/o DSBextern.de, Hofbauerstraße 3a, 94209 Regen, E-Mail: dsb@dsbextern.de

Mit allen Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie sich direkt und vertraulich an ihn wenden (Art. 38 Abs. 4 und 5 DSGVO).

Worum es hier geht

HalloAmt hilft beim Ausfüllen von Behördenformularen. Dafür verarbeiten wir Angaben, die sehr persönlich sind: Name und Anschrift, Einkommen, Familienverhältnisse, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus und welche Sozialleistung Sie beziehen.

Uns ist bewusst, was das bedeutet. Diese Erklärung sagt Ihnen deshalb genau: welche Daten wir verarbeiten, wofür, wer sie außer uns noch sieht, wie lange wir sie behalten und welche Rechte Sie haben.

Welche Daten wir verarbeiten und warum

1. Ihr Konto — E-Mail-Adresse und Passwort; bei Anmeldung über Google die dortige Kennung und E-Mail-Adresse. Wozu: damit Sie sich anmelden und Ihre Anträge wiederfinden können. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wie lange: bis Sie Ihr Konto löschen. Ohne Registrierung angelegte Konten löschen wir automatisch nach 30 Tagen. Nutzen Sie Ihr Konto 12 Monate lang nicht, löschen wir es mit allen Daten. Als Nutzung zählt, wenn Sie sich anmelden oder mit Ihrem Konto arbeiten, etwa an einem Antrag oder einer Brief-Erklärung. Vorher schreiben wir Ihnen eine E-Mail mit dem Tag der Löschung, mindestens 30 Tage im Voraus. Melden Sie sich spätestens an diesem Tag an, bleibt Ihr Konto bestehen. Ohne diese E-Mail löschen wir nicht. Ausgenommen sind Konten mit einem Abo, das noch nicht beendet ist, mit einer offenen Zahlung, einem offenen Widerruf oder mit Guthaben für Formulare, das Sie noch nicht verbraucht haben.

2. Ihre Angaben im Chat — alles, was Sie eingeben, damit ein Formular ausgefüllt werden kann: Name, Geburtsdatum und -ort, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Angaben zu Kindern und Ehepartner, Bankverbindung (IBAN), Steuer-Identifikationsnummer, Angaben zu Arbeit und Einkommen, Aufenthaltsstatus und Art der bezogenen Sozialleistung. Dazu der Gesprächsverlauf. Wozu: um das Formular korrekt auszufüllen und damit Sie beim nächsten Antrag nicht alles noch einmal eingeben müssen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Angaben zu Gesundheit oder Religionszugehörigkeit gilt allein die ausdrückliche Einwilligung der Person, um die es geht, bei einem Kind unter 18 Jahren die des Elternteils (siehe „Besondere Kategorien personenbezogener Daten“). Wie lange: bis Sie den Antrag oder Ihr Konto löschen, spätestens bis wir ein Konto nach 12 Monaten ohne Nutzung löschen (Punkt 1).

3. Ihr fertiges Formular — das ausgefüllte PDF. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Wie lange: Kostenlose Vorschauen löschen wir nach 7 Tagen, ebenso die Vorschau mit Wasserzeichen zu einem bezahlten Formular, das Sie noch nicht bestätigt haben. Eine neue Vorschau fordern Sie im Chat an; im selben Antrag kostet das nichts. Das fertige, bezahlte PDF gehört Ihnen und bleibt, bis Sie es, den zugehörigen Antrag oder Ihr Konto löschen oder bis wir das Konto nach 12 Monaten ohne Nutzung löschen (Punkt 1). Wenn Sie einen Antrag löschen, bleibt bei uns ein Eintrag ohne Inhalt zurück: Datum, Status und die Bestätigung, dass Sie das Formular vor dem Herunterladen geprüft haben. Er enthält keine Ihrer Angaben, und wir brauchen ihn, um Ihr Abo-Kontingent richtig zu zählen und im Streitfall belegen zu können, dass Ihnen das Formular vor dem Absenden vorlag.

4. Ihre Zahlung — Zahlungsstatus, Abo-Daten, Kundennummer bei Stripe. Ihre Kartendaten sehen wir nie — die geben Sie direkt bei Stripe ein. Beim Kauf halten wir außerdem fest, wann Ihre Zustimmung zu unseren AGB bei uns eingegangen ist und welche Fassung in welcher Sprache Sie dabei gesehen haben. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung; für Rechnungen zusätzlich gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wie lange: Abo-Daten bis zur Kontolöschung; Buchungsbelege so lange, wie das Gesetz es verlangt. Wann Sie den AGB und dem sofortigen Beginn zugestimmt haben, bewahren wir wie den Nachweis über Ihren Kauf auf: bis zu vier Jahre (siehe „Was die Kontolöschung nicht entfernt“). Kündigung ohne Anmeldung. Kündigen Sie über „Verträge hier kündigen“, ohne sich anzumelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre weiteren Angaben aus dem Formular, den Zeitpunkt des Eingangs, eine Vorgangsnummer und eine verschlüsselte Kennung Ihrer IP-Adresse. Wozu: um Ihnen den Eingang zu bestätigen, die Kündigung Ihrem Vertrag zuzuordnen und sie belegen zu können, und damit Sie eine Kündigung, die nicht von Ihnen stammt, mit einem Klick zurücknehmen können. Die Kennung der IP-Adresse brauchen wir nur gegen massenhafte Anfragen. Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht zur Bestätigung der Kündigung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB) und berechtigtes Interesse am Nachweis und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wie lange: drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Kündigung bei uns eingegangen ist (§§ 195, 199 BGB); nehmen Sie sie zurück, ab dem Ende des Jahres der Rücknahme. Das gilt auch, wenn wir zu Ihrer Adresse keinen Vertrag finden, und auch nach einer Kontolöschung. Die Kennung der IP-Adresse löschen wir nach 90 Tagen.

5. Schutz vor Missbrauch — eine verschlüsselte Kennung Ihrer IP-Adresse (nicht die IP-Adresse selbst), Nutzungszähler und die Kosten je Anfrage. Wozu: damit niemand den Dienst automatisiert missbraucht und uns Kosten entstehen, die wir nicht tragen können. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wie lange: 90 Tage.

6. Ihre Rückmeldungen — was Sie uns über das Melde- oder Feedbackformular schreiben. Dazu gehören der Text, die Seite, auf der Sie waren, die Version der Oberfläche und eine grobe Geräteangabe wie „Chrome auf Android". Eine E-Mail-Adresse für die Rückfrage ist freiwillig. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für die freiwillige E-Mail-Adresse Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Wie lange: bis zur Bearbeitung; bei Kontolöschung löschen wir Ihre Meldungen mit.

7. Wenn Sie ein Formular anfragen — den Namen des Formulars, Ihre Anmerkung, falls Sie eine schreiben, und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Wenn Sie stattdessen ein eigenes Formular hochladen, kommen hinzu: die Behörde, Ihr Ort, die Datei, eine E-Mail-Adresse für unsere Antwort und, wenn Sie möchten, Ihr Name und Ihre Telefonnummer. Ihre Anfrage lesen und bearbeiten Mitarbeiter von HalloAmt. Kommen Sie aus einer Brief-Erklärung (Punkt 8), übernehmen wir aus ihr nur den Namen des Formulars und die Behörde. Ihre Postleitzahl und Ihren Ort füllen wir dabei aus „Meine Daten“ vor, wenn die Felder noch leer sind. Sie können alles ändern oder löschen, bevor Sie absenden. Ihren Brief und Ihre Brief-Erklärung schicken wir dabei nicht mit. Wozu: damit wir das Formular aufnehmen und Ihnen antworten können. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse. Wie lange: Hochgeladene Dateien löschen wir, sobald wir das Formular erkannt haben, spätestens nach 30 Tagen. Die Anfrage selbst bleibt in Ihrem Konto, damit Sie sehen, was aus ihr geworden ist. Wir löschen sie 180 Tage, nachdem wir sie abgeschlossen haben, spätestens mit Ihrem Konto (Punkt 1). Über jede Anfrage benachrichtigen wir uns selbst per E-Mail. Diese Benachrichtigung enthält nur eine Vorgangskennung und einen Link in unseren Verwaltungsbereich, keine Angaben aus Ihrer Anfrage und nicht die Datei. Ältere Benachrichtigungen können noch Ihre Angaben aus der Anfrage enthalten, aber nicht Ihre Telefonnummer und nicht die Datei. Die Benachrichtigung liegt in unserem Postfach, bis wir sie von Hand löschen — eine automatische Löschung erreicht ein Postfach nicht.

8. Wenn Sie einen Brief erklären lassen — das Foto oder PDF eines Briefes, den Sie hochladen, und alles, was darin steht. Das sind oft Sozialdaten (Aktenzeichen, Kundennummern, Beträge), manchmal Angaben zur Gesundheit, und fast immer auch Angaben über andere Menschen, etwa Ihre Kinder, Ihren Partner oder Ihren Vermieter. Dazu kommen die Sprache, die Sie gewählt haben, und die Erklärung, die wir Ihnen zeigen. Außerdem speichern wir je Erklärung, wann diese Bestätigungen bei uns eingegangen sind: Ihre Einwilligung, Ihre Bestätigung der Hinweise vor dem Hochladen (unter anderem: keine Rechtsberatung, Fristen im Original prüfen), Ihre Zustimmung zu unseren AGB, Ihre Bestätigung, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind, Ihre Zusage, keine sensiblen Angaben über andere Personen zu übermitteln, und, wenn Sie die Erklärung speichern möchten, Ihre Einwilligung in die Speicherung — jeweils mit der Fassung des Textes, den Sie dabei gesehen haben, bei den AGB auch mit der Sprache der Fassung. Dieselben Angaben halten wir außerdem in einem eigenen Nachweis fest, getrennt von der Erklärung und ohne Inhalt des Briefes (siehe „Wie lange“). Brief erklären können Sie erst ab 18 Jahren nutzen. Ist Brief erklären nur für ausgewählte Konten freigeschaltet, etwa während einer Erprobung mit Beratungsstellen, führen wir eine Liste dieser Konten: Kennung des Kontos, Zeitpunkt der Freischaltung und eine Notiz, über welche Stelle Sie teilnehmen. Nur Briefe, die Sie selbst betreffen: Laden Sie nur Briefe hoch, die Sie selbst betreffen. Angaben über andere Personen, die für die Erklärung nicht nötig sind, schwärzen Sie vorher. Sensible Angaben über andere Personen, etwa zur Gesundheit Ihres Kindes oder Partners, schwärzen Sie vollständig; geht das nicht, lassen Sie den Brief bitte nicht erklären. Prüfung auf Ihrem Gerät: Bevor ein Brief hochgeladen wird, fragt die Seite, ob es in dem Brief um ein Bußgeld- oder Strafverfahren geht, und prüft ihn auf Ihrem Gerät auf Hinweise auf ein Bußgeld- oder Strafverfahren: ein PDF mit Textebene anhand dieses Textes, ein Foto oder einen Scan mit einer Texterkennung, die in Ihrem Browser läuft. Findet die Prüfung solche Hinweise oder kann sie den Brief nicht sicher lesen, wird er nicht hochgeladen. Ihre Antwort auf die Frage und das Ergebnis der Prüfung speichern wir nicht zu Ihrer Person. Wir zählen nur, wie oft die Prüfung an einem Tag welches Ergebnis hatte, in denselben Tageszählern wie unsere Reichweite (siehe „Cookies und Reichweitenmessung“), ohne Bezug zu Ihrem Konto und ohne Inhalt des Briefes. Schwärzen: Vor dem Hochladen können Sie Stellen im Brief schwärzen, etwa Angaben über andere Personen, die für die Erklärung nicht nötig sind. Ein Foto rechnen wir auf Ihrem Gerät neu, auch ohne Schwärzen; Angaben, die eine Kamera in der Datei ablegt, etwa Ort oder Kameramodell, gehen dabei nicht mit. Ein PDF, in dem Sie etwas schwärzen, wandeln wir auf Ihrem Gerät in Bilder um, eines je Seite, und laden nur diese Bilder hoch. Ein PDF ohne Schwärzung laden wir so hoch, wie es ist. Briefe, die wir nicht erklären: Briefe zu Bußgeld- oder Strafverfahren, etwa einen Bußgeldbescheid, einen Strafbefehl oder eine Vorladung. Erkennt die Prüfung auf Ihrem Gerät einen solchen Brief, verlässt er Ihr Gerät nicht. Erkennt sie ihn nicht, erkennt ihn in der Regel die KI beim Lesen. Der Brief ist dann schon an Anthropic in den USA übermittelt, bei einem Foto oder Scan auch zur zweiten Lesung, und bleibt dort nach den Fristen, die unter „Übermittlung in die USA“ stehen. Bei uns speichern wir von einem solchen Brief weder das Foto oder PDF noch eine Erklärung. Es bleiben nur der Kosteneintrag, den es zu jeder Anfrage gibt (Punkt 5: Konto, verschlüsselte Kennung Ihrer IP-Adresse, Zeitpunkt, Modell und Kosten), und der Nachweis Ihrer Bestätigungen (siehe „Wie lange“). Beide enthalten nichts aus dem Brief. Wozu: damit Sie verstehen, was in dem Brief steht, was verlangt wird und bis wann, und, wenn Sie das Speichern wählen, damit Sie die Erklärung später in Ihrem Konto wiederfinden. Rechtsgrundlage: Für die Erklärung und die Liste freigeschalteter Konten Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für besonders geschützte Angaben über Sie, etwa zu Ihrer Gesundheit, Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, siehe unten), für die Speicherung der Erklärung über 24 Stunden hinaus eine eigene, freiwillige Einwilligung. Angaben über andere Personen im Brief verarbeiten wir auf Grundlage des berechtigten Interesses, dass Sie einen Brief verstehen, der Sie betrifft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Besonders geschützte Angaben über andere Personen schwärzen Sie vor dem Hochladen (siehe oben). Den Nachweis Ihrer Bestätigungen bewahren wir auf, um belegen zu können, dass und wofür Sie eingewilligt haben (Art. 7 Abs. 1 DSGVO); das ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung an Anthropic in die USA stützen wir auf die Standardvertragsklauseln (siehe „Übermittlung in die USA“). Wie lange: Das Foto oder PDF löschen wir nach 24 Stunden. Die Erklärung löschen wir nach 24 Stunden, wenn Sie sie nicht speichern, und nach etwa 6 Monaten (183 Tagen), wenn Sie das Speichern gewählt haben. Unser Löschlauf läuft jede Stunde. Das Foto oder PDF und eine nicht gespeicherte Erklärung löschen wir deshalb im ersten stündlichen Löschlauf nach Ablauf von 24 Stunden, im regulären Betrieb spätestens nach 25 Stunden. Sie können eine Erklärung vorher selbst löschen; dann löschen wir das zugehörige Foto oder PDF mit, spätestens nach zwei Tagen. Unsere Datenbank wird täglich gesichert, und jede Sicherung bleibt 7 Tage erhalten. Eine gelöschte Erklärung ist deshalb in diesen Sicherungen noch bis zu 7 Tage enthalten; danach ist sie auch dort gelöscht. Brechen Sie ab, während wir den Brief erklären, und erreicht uns der Abbruch, speichern wir weder das Foto oder PDF noch die Erklärung; war beides schon gespeichert, löschen wir es wieder. Dafür halten wir fest, dass Sie abgebrochen haben (Vorgangskennung, Konto, Zeitpunkt), und löschen diesen Vermerk nach 2 Tagen. Erreicht uns der Abbruch nicht, etwa weil die Verbindung weg ist, kann die Erklärung gespeichert sein; Sie finden sie dann in Ihrem Verlauf und können sie dort löschen. Der Brief ist bei einem Abbruch schon bei Anthropic und bleibt dort nach den Fristen, die unter „Übermittlung in die USA“ stehen. Den Nachweis Ihrer Bestätigungen legen wir an, bevor wir den Brief an Anthropic übermitteln. Er enthält Ihr Konto, die Vorgangskennung, Zeitpunkt und Fassung jeder Bestätigung, die Sprache, ob Sie das Speichern gewählt haben, und wann und aus welchem Grund die Erklärung endete (von Ihnen gelöscht, Frist abgelaufen, abgebrochen, Konto gelöscht oder nicht gespeichert). Wir bewahren ihn 3 Jahre nach diesem Ende auf, auch wenn Sie Ihr Konto vorher löschen und auch dann, wenn der Brief nicht erklärt wurde. Die Liste freigeschalteter Konten löschen wir mit Ihrem Konto.

Wenn Sie selbst in einem Brief genannt sind, den jemand anders bei uns erklären lässt, etwa als Kind, Partner oder Vermieter: Die Angaben über Sie stammen dann von der Person, die den Brief hochgeladen hat (Art. 14 DSGVO). Es sind die Angaben, die im Brief über Sie stehen und nicht geschwärzt wurden, etwa Ihr Name, Ihr Geburtsdatum oder Ihre Rolle im Bescheid. Wir verarbeiten sie nur, um dieser Person den Brief zu erklären, auf Grundlage ihres berechtigten Interesses, einen Brief zu verstehen, der sie betrifft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dafür gehen sie an Anthropic in die USA, und wir löschen sie mit dem Foto oder PDF und der Erklärung (Punkt 8, „Wie lange“). Sensible Angaben über Sie, etwa zu Ihrer Gesundheit, muss die Person vor dem Hochladen schwärzen. Einzeln benachrichtigen wir Sie nicht; wir stützen uns dafür auf Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO. Um Sie zu benachrichtigen, müssten wir Briefe gezielt nach Namen auswerten, Ihre Anschrift ermitteln und Ihre Angaben dafür länger speichern, als die Erklärung es braucht; das wäre mehr Verarbeitung Ihrer Daten, nicht weniger. Zum Schutz Ihrer Interessen gilt stattdessen: Hochgeladen werden sollen nur Briefe, die die hochladende Person selbst betreffen; Angaben über Sie, die für die Erklärung nicht nötig sind, schwärzt sie vorher, sensible Angaben vollständig; wir verwenden Ihre Angaben nur für diese Erklärung und löschen sie nach den Fristen in Punkt 8; und diese Information machen wir hier öffentlich. Ihre Rechte gelten auch für Sie, einschließlich des Widerspruchs (siehe „Ihre Rechte“); schreiben Sie an datenschutz@halloamt.de.

Wer Ihre Daten außer uns sieht

Wir arbeiten mit Dienstleistern. Dabei gibt es zwei Sorten, und der Unterschied ist für Sie wichtig:

• In unserem Auftrag heißt: Der Anbieter darf mit Ihren Daten nur das tun, was wir ihm sagen. Verantwortlich bleiben wir, und es gilt diese Erklärung hier.
• Eigenverantwortlich heißt: Der Anbieter entscheidet selbst, was er mit den Daten tut. Dafür gilt dessen eigene Datenschutzerklärung, nicht unsere.

In unserem Auftrag (Auftragsverarbeiter, weisungsgebunden)

Wer	Wofür	Wo
Supabase	Konto, Datenbank, Speicherung Ihrer Angaben und PDFs	Rechenzentrum Frankfurt am Main; Vertragspartner ist Supabase Pte. Ltd., Singapur
Anthropic	die KI, die den Chat führt, das Formular ausfüllt und Briefe erklärt	USA; Vertragspartner ist Anthropic Ireland, Limited, Irland
Cloudflare	Auslieferung der Website	weltweit, EU-Standorte
Resend	Versand unserer E-Mails — Adresse, Betreff und Inhalt	USA
Stripe	Abwicklung Ihrer Bezahlung	EU-Gesellschaft, Konzern in den USA

Mit jedem dieser fünf Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eigenverantwortliche Empfänger (entscheiden selbst)

Wer	Wofür	Wo
Google	nur wenn Sie „Mit Google anmelden" nutzen	USA
Stripe	Bezahlung	EU-Gesellschaft, Konzern in den USA
Resend	wer wann an welche Adresse geschrieben hat	USA
easybell	unser Telefonanschluss und die Ansage	Deutschland

Google arbeitet nicht in unserem Auftrag: Wenn Sie „Mit Google anmelden" nutzen, melden Sie sich bei Google an — Google ist dafür selbst verantwortlich, und es gilt Googles eigene Datenschutzerklärung. Nutzen Sie diesen Weg nicht, erfährt Google nichts von Ihnen.

Stripe hat beide Rollen, und das steht so in unserem Vertrag: Die Bezahlung wickelt Stripe in unserem Auftrag ab; für eigene Zwecke, vor allem die Erkennung von Betrug, entscheidet Stripe selbst. Deshalb steht Stripe in beiden Listen.

Resend hat ebenfalls beide Rollen, und auch das steht so in unserem Vertrag: Ihre E-Mail zu verschicken — Adresse, Betreff und Inhalt — übernimmt Resend in unserem Auftrag. Die Verkehrsdaten, also wer wann an welche Adresse geschrieben hat, verarbeitet Resend darüber hinaus für eigene Zwecke und entscheidet darüber selbst. Deshalb steht Resend in beiden Listen.

Wir messen nicht, ob Sie eine E-Mail öffnen oder anklicken. Resend könnte das anbieten; wir haben es nicht eingerichtet. Es gibt kein Zählpixel und keine umgeschriebenen Links.

Darüber hinaus geben wir nichts weiter — insbesondere nicht an Behörden, Arbeitgeber, Vermieter oder Auskunfteien. Ihre Anträge reichen Sie selbst ein.

Wenn Sie uns anrufen

Unter unserer Telefonnummer läuft eine Ansage. Ein Gespräch findet nicht statt — niemand nimmt ab, und Sie können auch keine Nachricht hinterlassen.

Unser Telefonanbieter easybell schickt uns nach einem Anruf eine E-Mail. Darin stehen Ihre Rufnummer und der Zeitpunkt des Anrufs — damit wir sehen, dass jemand angerufen hat. Aufgezeichnet wird nichts: easybell speichert solche Anrufe nicht, sondern stellt sie uns unmittelbar per E-Mail zu.

easybell ist für die Verbindungsdaten selbst verantwortlich — ein Telefonanbieter ist das nach der Rechtslage für die Umstände der Telekommunikation immer. Deshalb steht easybell in der Liste oben und nicht bei den Auftragsverarbeitern, und deshalb gibt es dafür auch keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die Anrufmail landet in unserem Postfach und wird dort von Hand gelöscht, wenn sie erledigt ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, erreichbar zu sein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Übermittlung in die USA — was Sie wissen sollten

Damit die KI Ihren Antrag ausfüllen kann, werden Ihre Chat-Texte an Anthropic in die USA übertragen und dort verarbeitet. Das betrifft genau die Angaben, die oben unter Punkt 2 stehen. Wenn Sie einen Brief erklären lassen, gilt dasselbe für das Foto oder PDF des Briefes (Punkt 8): Es geht an Anthropic in die USA und wird dort gelesen und erklärt. Das gilt auch für Briefe zu Bußgeld- oder Strafverfahren, die die Prüfung auf Ihrem Gerät nicht erkannt hat und die wir deshalb erst nach dem Lesen ablehnen (Punkt 8), und für Briefe, deren Erklärung Sie abbrechen. Bei einem Foto, bei einem geschwärzten PDF (es wird dafür in Bilder umgewandelt) und bei einem PDF ohne lesbare Textebene, etwa einem Scan, liest ein zweites KI-Modell desselben Anbieters den Brief Seite für Seite ein zweites Mal. So erkennen wir Lesefehler bei Nummern und Fristen besser und können zeigen, auf welcher Seite eine Frist steht. Diese zusätzliche Lesung ist keine unabhängige Prüfung; auch sie geschieht in den USA, und ihre Abschrift speichern wir nicht. Bevor wir Ihnen eine Erklärung zeigen, prüft außerdem ein KI-Modell desselben Anbieters, ob darin ein eigener Rat oder eine eigene Bewertung steht, und solche Sätze entfernen wir. Dafür geht die fertige Erklärung zusammen mit der Übersetzung dessen, was der Brief von Ihnen verlangt, ein zweites Mal an Anthropic in die USA; das Foto oder PDF geht dabei nicht mit. Von dieser Prüfung halten wir bei uns nur fest, wie viele Sätze entfernt wurden.

Was dabei gilt:

• Ihre Angaben werden nicht zum Training der KI verwendet.
• Wir haben festgelegt, dass die Verarbeitung ausschließlich in den USA stattfindet und nicht in wechselnden Ländern.
• Unsere eigene Datenbank und Dateispeicherung betreiben wir in Frankfurt am Main. Was wir an Anthropic übermitteln, wird in den USA verarbeitet und kann dort für die unten beschriebenen Fristen gespeichert bleiben.
• Nicht übertragen werden Ihr Konto, Ihre Zahlungsdaten und das fertige PDF — das entsteht auf unserem Server in Frankfurt, ohne die KI.

Die USA sind kein Land, dessen Datenschutzniveau die Europäische Kommission allgemein als gleichwertig anerkannt hat. Deshalb stützen wir jede Übermittlung auf eine der Garantien, die die DSGVO dafür vorsieht:

Empfänger	Worauf wir die Übermittlung stützen
Anthropic — Ihre Chat-Texte und Briefe, die Sie erklären lassen	Unser Vertragspartner ist Anthropic Ireland, Limited in Irland. Verarbeitet wird in den USA, durch Anthropic, PBC und dessen Dienstleister. Für diese Übermittlung gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Module 2 und 3). Sie sind Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic.
Stripe — Bezahlung	Unser Vertragspartner ist Stripe Payments Europe, Ltd. in Irland. Für die Weitergabe innerhalb des Stripe-Konzerns gelten die Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
Google — nur bei „Mit Google anmelden"	Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für diese Übermittlung gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission — sie braucht keine zusätzliche Garantie.
Cloudflare — Auslieferung der Website	Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Sie sind Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags, den unsere Nutzungsvereinbarung mit Cloudflare einbezieht.
Supabase — Konto, Datenbank, Speicherung	Unser Vertragspartner ist Supabase Pte. Ltd. in Singapur. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Module 2 und 3). Sie sind Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Supabase. Ihre Daten werden in Frankfurt am Main gespeichert; die Übermittlung betrifft den Zugriff von außerhalb der EU, durch Supabase selbst und seine Unterauftragsverarbeiter, auch in den USA.
Resend — Versand unserer E-Mails	Unser Vertragspartner ist Plus Five Five, Inc. in San Francisco. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 2) und zusätzlich auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Nach dem Vertrag findet die Verarbeitung überwiegend in den USA statt.

Sie können eine Kopie dieser Garantien bei uns anfordern. Schreiben Sie an datenschutz@halloamt.de, wir senden sie Ihnen zu.

Wie lange Anthropic Ihre Texte behält. Dauerhaft gespeichert sind Ihre Angaben bei uns in Frankfurt am Main (siehe oben). Bei Anthropic bleibt der übertragene Text darüber hinaus bis zu 30 Tage liegen; danach löscht Anthropic ihn. Innerhalb dieser Frist kann Anthropic ihn zu Sicherheits- und Missbrauchsschutzzwecken einsehen. Das gilt auch für Fotos und PDFs von Briefen.

Meldet die automatische Missbrauchserkennung von Anthropic einen Vorgang, kann Anthropic Ein- und Ausgaben bis zu zwei Jahre aufbewahren und die Bewertungen, die diese Erkennung dabei vergibt (Klassifikationswerte), bis zu sieben Jahre. Das gilt unabhängig von allem anderen und liegt nicht in unserer Hand.

Wie wir Ihre Daten schützen

• Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung.
• In der Anwendung sieht jedes Konto nur seine eigenen Daten; das ist in der Datenbank technisch erzwungen, nicht nur in der Oberfläche. Technischen Zugriff auf die Datenbank haben außerdem wir als Betreiber und unser Anbieter Supabase als Auftragsverarbeiter. Ihre Brief-Erklärungen zeigt unser Verwaltungsbereich nicht.
• Unser Verwaltungsbereich zeigt Sie nur unter einer Kennung, nicht mit Namen. Wer Klarnamen sehen will, braucht eine Zwei-Faktor-Anmeldung, und jeder solche Zugriff wird protokolliert. Dieses Protokoll bewahren wir 730 Tage auf.
• Ihre IP-Adresse speichern wir nur verschlüsselt.
• Ihre gezeichnete Unterschrift wird nach dem Einfügen ins PDF gelöscht und nicht aufbewahrt.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit von uns verlangen:

• Auskunft, welche Daten wir über Sie haben (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung, wenn etwas falsch ist (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21)

Schreiben Sie dafür an datenschutz@halloamt.de. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Löschen können Sie selbst, und zwar zweistufig. Einen einzelnen Antrag löschen Sie unter „Meine Formulare" → „Antrag löschen": Damit verschwinden der Gesprächsverlauf, Ihre Zwischenstände und die PDFs zu diesem Antrag — Ihre gespeicherten Angaben bleiben und lassen sich unter „Meine Daten" einzeln ändern oder entfernen. Ihr Konto und alle Daten löschen Sie unter „Konto löschen"; das entfernt Ihre Angaben, Ihre Formulare, Ihre erklärten Briefe samt Fotos und PDFs und ein laufendes Abo. Nutzen Sie Ihr Konto 12 Monate lang nicht, löschen wir es auf demselben Weg, nachdem wir Ihnen mindestens 30 Tage vorher eine E-Mail geschrieben haben (Punkt 1).

Was die Kontolöschung nicht entfernt — und warum

Vier Dinge bleiben, auch wenn wir ein ungenutztes Konto löschen, und wir sagen sie Ihnen deutlich, statt sie zu verstecken.

Erstens: Wenn Sie bei uns gekauft haben, behalten wir einen kleinen Nachweis über diesen Kauf — auch nach der Kontolöschung. Darin stehen Ihre E-Mail-Adresse im Klartext, das gekaufte Produkt, der Preis, das Datum und die Zeitpunkte Ihrer Zustimmungen, Ihrer Bestätigung vor dem Download und einer Kündigung oder eines Widerrufs.

Warum: Bei einem Streit über einen Kauf muss jede Seite belegen können, was wann vereinbart wurde. Ohne Ihre Adresse wäre der Nachweis für beide Seiten wertlos — er würde nur zeigen, dass irgendjemand zugestimmt hat. Deshalb steht die Adresse dort im Klartext und nicht als unlesbare Prüfsumme: Eine Prüfsumme beweist niemandem etwas, der sie nicht kennt.

Rechtsgrundlage: Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO — das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Wie lange: bis zu vier Jahre (drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, §§ 195, 199 BGB). Die Frist beginnt mit dem letzten Ereignis des Kaufs, etwa einer Kündigung oder dem Ende eines Abos; solange Ihr Abo läuft, löschen wir den Nachweis nicht. Das gilt auch für die Zeitpunkte Ihrer Zustimmungen beim Kauf (Punkt 4). Für Angaben, die zugleich Rechnungsdaten sind, können längere steuerliche Fristen gelten. Danach wird der Nachweis gelöscht.

Wer ihn sehen kann: niemand über die Anwendung. Diese Daten sind technisch so abgelegt, dass sie weder im Nutzerbereich noch im Verwaltungsbereich abrufbar sind — sie werden nur herausgesucht, wenn es tatsächlich um einen solchen Nachweis geht.

Haben Sie nie etwas gekauft, entsteht dieser Nachweis gar nicht erst.

Zweitens: Haben Sie ein Formular angefragt oder ein eigenes hochgeladen, liegt in unserem Postfach die E-Mail, mit der wir uns selbst darüber benachrichtigt haben. Der Knopf „Konto löschen" erreicht sie nicht — ein Postfach erreicht kein automatischer Löschlauf. Schreiben Sie uns an datenschutz@halloamt.de, dann suchen wir sie heraus und löschen sie von Hand mit.

Haben Sie nie ein Formular angefragt, gibt es diese E-Mail nicht.

Drittens: Wenn Sie einen Brief haben erklären lassen, bleibt der Nachweis Ihrer Bestätigungen (Punkt 8): wann Ihre Einwilligung und Ihre übrigen Bestätigungen bei uns eingegangen sind, jeweils mit der Fassung des Textes, ohne Inhalt des Briefes. Wir bewahren ihn 3 Jahre nach dem Ende der Erklärung auf, damit wir belegen können, dass und wofür Sie eingewilligt haben (Art. 7 Abs. 1 und Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Über die Anwendung kann ihn niemand abrufen, auch nicht unser Verwaltungsbereich.

Haben Sie Brief erklären nie genutzt, gibt es diesen Nachweis nicht.

Viertens: Wenn Sie oder eine andere Person in besonders geschützte Angaben eingewilligt haben, bleibt der Nachweis dieser Einwilligung (siehe „Besondere Kategorien personenbezogener Daten“): zu welchem Formular und für welche Person, wer eingewilligt hat (bei einer anderen Person mit dem Namen, den sie selbst eingegeben hat), wann die Einwilligung und gegebenenfalls der Widerruf bei uns eingegangen sind, mit der Fassung und Sprache des Textes. Die Angabe selbst, etwa der Grad der Behinderung, ist nicht darin. Wir bewahren den Nachweis 3 Jahre nach dem Ende der Einwilligung auf, also nach dem Widerruf oder der Löschung des Kontos, damit wir belegen können, dass und wofür eingewilligt wurde (Art. 7 Abs. 1 und Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Über die Anwendung kann ihn nach der Kontolöschung niemand abrufen, auch nicht unser Verwaltungsbereich.

Hat niemand in solche Angaben eingewilligt, gibt es diesen Nachweis nicht.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist für uns Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel. (040) 428 54 – 4040 · Fax (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Einige Formulare fragen nach Angaben, die besonders geschützt sind. Bei uns sind das zwei Arten:

• Gesundheit — Schwerbehinderung, Grad der Behinderung, Pflegebedürftigkeit und Pflegegrad, Schwangerschaft. Gefragt im Wohngeldantrag (Bundesvordruck und bayerischer Landesvordruck), dort auch für Personen in Ihrem Haushalt, im Hauptantrag Grundsicherungsgeld (früher Bürgergeld), in der Anlage Kind zum Kindergeld und im Antrag für Vollwaisen. Im Hauptantrag Grundsicherungsgeld fragen wir außerdem, ob Sie erwerbsfähig sind, ob Sie aus medizinischen Gründen eine kostenaufwändige Ernährung brauchen, ob Sie Leistungen zur Teilhabe bekommen, ob Sie in einer stationären Einrichtung sind und ob Sie einen Unfall oder gesundheitlichen Schaden durch eine andere Person erlitten haben. Dasselbe fragen wir in der Anlage WEP (weitere Person ab 15 Jahren) für Ihren Partner und Ihre Kinder ab 15 Jahren, dort auch nach dem Merkzeichen G bei einer Person, die nicht erwerbsfähig ist. In der Anlage KI (Kind unter 15 Jahren) fragen wir für Ihre jüngeren Kinder nach einer Schwangerschaft, einer kostenaufwändigen Ernährung, einer stationären Einrichtung und einem Unfall oder Schaden durch eine andere Person. Im Weiterbewilligungsantrag Grundsicherungsgeld fragen wir, ob sich Ihre Erwerbsfähigkeit oder gesundheitliche Lage ändern wird und ob Sie einen Unfall oder gesundheitlichen Schaden durch eine andere Person erlitten haben. Im Antrag auf Bildung und Teilhabe (Landkreis Harburg) fragen wir, ob Ihr Kind vom Jugendamt Eingliederungshilfe wegen einer seelischen Behinderung oder einer drohenden seelischen Behinderung bekommt (§ 35a SGB VIII). Im Antrag auf einen Wohnberechtigungsschein (Hamburg) fragen wir, ob jemand in Ihrem künftigen Haushalt eine Schwerbehinderung hat, wer das ist, den Grad der Behinderung und die Merkzeichen. Dort fragen wir auch, ob jemand in Ihrem künftigen Haushalt, der höchstens 60 Jahre alt ist, barrierefreien Wohnraum braucht, und wer das ist. Im Antrag auf einen Wohnberechtigungsschein (Berlin) fragen wir, ob jemand in Ihrem künftigen Haushalt schwerbehindert ist, wer das ist, den Grad der Behinderung, ob diese Person häuslich pflegebedürftig ist und ob eine schwerbehinderte Person einen Rollstuhl nutzt, und wer das ist.
• Religionszugehörigkeit — gefragt in den Anmeldungen des Wohnsitzes für Berlin und Hamburg. Die Meldebehörde braucht sie für die Kirchensteuer.

Rechtsgrundlage ist allein Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bevor der Chat nach einer solchen Angabe fragt, zeigen wir Ihnen eine Einwilligungskarte mit einem festen Text: worum es geht, was ohne die Angabe passiert, und den Satz, in den Sie einwilligen. Die Karte zeigen wir nur in einer Gesprächssprache, in der ihr Text fachlich geprüft ist; derzeit ist das Deutsch. Läuft das Gespräch in einer anderen Sprache, fragt der Chat nicht nach diesen Angaben: Das Feld bleibt im Formular leer, und Sie tragen es vor dem Einreichen selbst ein. Sie willigen ein, indem Sie auf der Karte „Ich willige ein“ anklicken; schreiben Sie im Chat „ja“, erscheint die Karte. Wir halten fest, wann Ihre Einwilligung bei uns eingegangen ist, welchen Text Sie dabei gesehen haben und in welcher Sprache. Für das Ausfüllen im Chat übermitteln wir die Angaben an Anthropic in die USA; die Garantie dafür sind die Standardvertragsklauseln (siehe „Übermittlung in die USA“). Ohne Einwilligung speichern wir keine solche Angabe, auf keinem Weg, auch nicht über „Meine Daten“ oder die Korrektur in der Vorschau. Bitte nennen Sie solche Angaben im Chat erst, wenn wir danach fragen: Was Sie vorher von sich aus schreiben, geht mit Ihrer Nachricht schon an Anthropic.

Angaben, nach denen wir nicht gefragt haben. Über dem Eingabefeld des Chats steht dazu ein Hinweis, den Sie vor Ihrer ersten eigenen Nachricht bestätigen. Schreiben Sie trotzdem von sich aus etwas über Ihre Gesundheit, eine Behinderung, eine Schwangerschaft, Ihre Religion oder eine andere besonders geschützte Angabe, geht diese Nachricht wie jede andere an Anthropic. Nach der Antwort des Chats prüfen wir die gespeicherte Nachricht mit einer Wortliste. Erkennen wir eine solche Angabe, ersetzen wir den ganzen Satz im gespeicherten Chatverlauf durch einen Vermerk, ebenso die Stellen, an denen die Antwort des Chats die Angabe wiederholt. In späteren Schritten des Gesprächs geht nur noch diese geschwärzte Fassung an Anthropic. Die Wortliste erkennt nicht jede Angabe, und die erste Übermittlung an Anthropic verhindert sie nicht. Ausgenommen sind Antworten auf eine Frage, für die Sie vorher auf der Einwilligungskarte eingewilligt haben: Diese Antworten brauchen wir für das Formular.

Widerruf. Sie können die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, im Chat, unter „Meine Daten“ oder per E-Mail an datenschutz@halloamt.de. Mit dem Widerruf löschen wir die betroffenen Angaben in Ihrem Profil und in Ihren gespeicherten Formularen, die PDFs bei uns, in denen sie stehen, und den Text der Nachrichten im Chat, mit denen sie gespeichert wurden. PDFs, die Sie schon heruntergeladen haben, liegen außerhalb unserer Kontrolle. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Den Nachweis der Einwilligung bewahren wir danach noch 3 Jahre auf, ohne die Angabe selbst (siehe „Was die Kontolöschung nicht entfernt“).

Angaben über andere Personen. Manche Formulare fragen solche Angaben auch über andere Personen: der Wohngeldantrag über Personen in Ihrem Haushalt, die Anlage Kind und der Antrag auf Bildung und Teilhabe über Ihr Kind, der Antrag auf Grundsicherungsgeld mit den Anlagen WEP und KI über Ihren Partner und Ihre Kinder, die Anmeldung des Wohnsitzes und der Antrag auf einen Wohnberechtigungsschein über die Personen, die mit Ihnen einziehen. Ihre eigene Einwilligung reicht dafür nicht. Die Person, um die es geht, willigt selbst ein, auf einer eigenen Karte am selben Gerät: Zuerst bittet die Seite Sie, das Gerät an diese Person weiterzugeben; dann wählt die Person ihre Sprache, gibt ihren Namen ein und klickt. Die Karte nennt die Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) als Verantwortliche und sagt, dass Sie als Person, die das Konto führt, die Angaben beim gemeinsamen Ausfüllen sehen. Nach dem Klick zeigt die Seite der Person eine Bestätigung: was sie erklärt hat, wann, und wie sie widerrufen kann. Für ein Kind unter 18 Jahren willigen Sie als Elternteil ein und wählen dabei aus, ob Sie allein sorgeberechtigt sind oder mit Zustimmung des anderen sorgeberechtigten Elternteils handeln; ohne diese Auswahl nehmen wir die Einwilligung nicht an. Ausweiskopien verlangen wir nicht. Ob das Kind volljährig ist, ergibt sich aus seinem Geburtsdatum. Wird es 18, endet die Einwilligung des Elternteils. Unser täglicher Löschlauf löscht dann die besonders geschützten Angaben des Kindes in Ihrem Profil und in Ihren gespeicherten Formularen sowie den Text der Nachrichten im Chat, mit denen sie gespeichert wurden, außer das Kind hat inzwischen selbst eingewilligt. Ein schon erstelltes PDF des Antrags bleibt, bis Sie es löschen (Punkt 3). Wir halten fest, für wen und von wem eingewilligt wurde (mit dem eingegebenen Namen und, bei Eltern, der Auswahl zum Sorgerecht), wann, mit welchem Text und in welcher Sprache. Eine Einwilligung gilt nur für die Person, für die sie gegeben wurde: Entfernen Sie diese Person aus Ihren Daten oder ändern Sie ihren Vornamen oder ihr Geburtsdatum, endet die Einwilligung, und wir löschen die besonders geschützten Angaben dieser Person bei uns. Ist die Person gerade nicht da oder will sie nicht einwilligen, bleibt die Angabe offen, und wir fragen später noch einmal. Sie können das Formular dann auch ohne diese Angabe fertigstellen; die Angabe wird dann nicht eingetragen. Ergänzen Sie sie selbst, bevor Sie den Antrag einreichen, wenn sie für Ihren Antrag erforderlich ist. Die Person kann ihre Einwilligung ebenso widerrufen, im Chat dieses Kontos oder per E-Mail an datenschutz@halloamt.de; dann löschen wir ihre Angaben wie oben beschrieben.

Was passiert, wenn Sie nicht einwilligen: Sie wählen auf der Karte „Nein, ohne diese Angabe weiter“ und füllen die übrigen Angaben des Formulars aus. Diese Angabe wird nicht eingetragen. Ergänzen Sie sie selbst, bevor Sie den Antrag einreichen, wenn sie für Ihren Antrag erforderlich ist. Ohne die erforderliche Angabe kann die Behörde weitere Informationen verlangen; die Bearbeitung oder eine beantragte Leistung kann betroffen sein. Wir prüfen nicht, welche Ansprüche Ihnen zustehen. Bei uns entsteht Ihnen dadurch kein Nachteil. Bei manchen Anträgen kann das Geld betreffen: Beim Wohngeld können wir ohne die Angabe zur Schwerbehinderung den dafür vorgesehenen Freibetrag nicht eintragen. Beim Grundsicherungsgeld steht ein Mehrbedarf, etwa wegen einer Schwangerschaft oder einer Behinderung, dann nicht im Antrag. Beim Kindergeld für ein Kind über 25 Jahre oder für Vollwaisen über 25 Jahre fehlt eine Behinderung, die vor dem 25. Geburtstag eingetreten ist, als Grund für den Anspruch. Was in Ihrem Antrag gilt, steht auf der Karte, bevor Sie entscheiden.

Brief erklären. Zweck ist, Ihnen einen Brief zu erklären und, wenn Sie das wählen, die Erklärung in Ihrem Konto zu speichern (Punkt 8). Ein Brief kann dabei besonders geschützte Angaben enthalten, ohne dass wir danach fragen, zum Beispiel einen Grad der Behinderung, einen Pflegegrad, Krankengeld oder eine Religionszugehörigkeit.

• Angaben über Sie: Wir bitten Sie vor dem Hochladen um Ihre ausdrückliche Einwilligung, dass wir die Sie betreffenden besonderen Kategorien personenbezogener Daten in Ihrem Brief, insbesondere Angaben zur Gesundheit, zu religiösen oder politischen Überzeugungen oder zur ethnischen Herkunft, zur Erstellung Ihrer Brief-Erklärung verarbeiten und den Brief dafür an Anthropic in die USA übermitteln (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ohne diese Einwilligung nehmen wir den Brief nicht an. Möchten Sie die Erklärung etwa 6 Monate (183 Tage) in Ihrem Konto speichern, willigen Sie dafür gesondert ein; das ist freiwillig, und ohne diese zweite Einwilligung löschen wir die Erklärung nach 24 Stunden. Wir halten fest, wann Ihre Einwilligung bei uns eingegangen ist und welchen Text Sie dabei gesehen haben.
• Angaben über andere Personen: Laden Sie nur Briefe hoch, die Sie selbst betreffen. Besonders geschützte Angaben über andere Personen, etwa zur Gesundheit Ihres Kindes oder Partners, schwärzen Sie vor dem Hochladen vollständig; geht das nicht, lassen Sie den Brief bitte nicht erklären. Dass Sie keine solchen Angaben übermitteln, sagen Sie vor dem Hochladen zu, und wir halten fest, wann Ihre Zusage bei uns eingegangen ist (Punkt 8).
• Übermittlung in die USA: Die Einwilligung ersetzt nicht die Garantie für die Übermittlung. Diese stützen wir auf die Standardvertragsklauseln (siehe „Übermittlung in die USA“). Die übrige Verarbeitung beruht auf Art. 6 DSGVO (Punkt 8).

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Erklärung löschen oder an datenschutz@halloamt.de schreiben. Die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt dadurch rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Mit der Erklärung löschen wir das Foto oder PDF, spätestens nach zwei Tagen; in unseren Sicherungen ist die Erklärung noch bis zu 7 Tage enthalten (Punkt 8). Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir noch 3 Jahre nach dem Ende der Erklärung auf (Punkt 8). Was Anthropic schon erhalten hat, bleibt dort nach den Fristen, die unter „Übermittlung in die USA“ stehen.

Müssen Sie diese Daten angeben?

Nein. Sie entscheiden, was Sie eingeben. Ohne die Angaben, die im jeweiligen Formular verlangt werden, können wir das Formular allerdings nicht ausfüllen — das ist der Zweck des Dienstes.

Künstliche Intelligenz — was sie tut und was nicht

Sie sprechen mit einer KI, nicht mit einem Menschen. Den Chat führt ein KI-Sprachmodell (Claude von Anthropic). Es stellt die Fragen, versteht Ihre Antworten und trägt sie in die Felder des amtlichen Formulars ein. Wir weisen Sie darauf hin, weil die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50) das verlangt — und weil Sie es wissen sollten, bevor Sie persönliche Angaben machen.

Die KI entscheidet nichts. Sie füllt aus. Über Ihren Antrag entscheidet allein die Behörde. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: keine Prüfung, ob Ihnen etwas zusteht, keine Bewertung Ihrer Person, keine Ablehnung und keine Bewilligung.

Bitte prüfen Sie das Ergebnis. Eine KI kann etwas falsch verstehen oder in das falsche Feld eintragen. Deshalb zeigen wir Ihnen vor dem Herunterladen immer eine Vorschau des ausgefüllten Formulars. Sie sind es, die den Antrag bei der Behörde einreicht — und Sie sollten vorher gelesen haben, was darin steht.

Was wir dafür nicht tun: Wir kennzeichnen die ausgefüllten Formulare nicht als „KI-erzeugt". Darin stehen Ihre eigenen Angaben, nur in die richtigen Felder übertragen — kein von einer KI erfundener Inhalt. Ein solcher Vermerk könnte bei der Behörde außerdem den falschen Eindruck erwecken, jemand anderes habe in Ihren Antrag eingegriffen.

Wenn die KI einen Brief erklärt, liest sie ihn, übersetzt ihn in Ihre Sprache und sagt Ihnen, wer ihn geschickt hat, was verlangt wird und welche Frist im Brief steht. Sie bewertet nicht, ob der Brief richtig ist, und sie rechnet keine Frist aus. Eine Frist übersetzt sie in Ihre Sprache; ein Datum darin bleibt so, wie es im Brief steht, und darunter zeigen wir den Wortlaut aus dem Brief und, wenn wir sie bestimmen können, die Seite, auf der er steht. Aktenzeichen, Nummern und den Wortlaut einer Frist zeigen wir nur, wenn wir sie wörtlich so in der Textebene des PDF oder in der zweiten Lesung wiederfinden; was wir nicht bestätigen können, kennzeichnen wir, etwa mit „Bitte im Original prüfen". Das verringert Lesefehler, schließt sie aber nicht aus. Steht im Brief eine Belehrung über Rechtsbehelfe, übersetzt die KI sie als ganzen Block, und wir zeigen den deutschen Wortlaut darunter. Bevor wir Ihnen die Erklärung zeigen, prüft ein KI-Modell in einem eigenen Schritt, ob darin ein eigener Rat oder eine eigene Bewertung steht; solche Sätze entfernen wir und sagen Ihnen das. Auch diese Prüfung kann sich irren. Ob der Brief echt ist, prüfen wir nicht. Maßgeblich ist immer der Brief selbst. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Welche Daten dabei an Anthropic gehen und was dort damit geschieht, steht oben unter „Wer Ihre Daten außer uns sieht" und „Übermittlung in die USA".

Cookies und Reichweitenmessung

Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und messen Ihr Verhalten nicht. Gespeichert wird auf Ihrem Gerät nur, was für den Betrieb nötig ist: Ihre Anmeldung und der aktuelle Antrag. Lassen Sie einen Brief als Foto oder Scan erklären, legt Ihr Browser außerdem das Sprachmodell der Texterkennung für die Prüfung auf Ihrem Gerät ab (Punkt 8), damit es beim nächsten Brief nicht noch einmal geladen werden muss. Ihr Brief selbst wird dort nicht abgelegt. Für all das brauchen wir nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung.

Wie wir unsere Reichweite zählen. Wir möchten wissen, wie viele Menschen unsere Seiten erreichen und welche gelesen werden. Dafür nutzen wir kein fremdes Analyse-Werkzeug — kein Google Analytics, kein Plausible, kein Zählpixel. Stattdessen zählt unser eigener Server mit, und zwar so sparsam wie möglich:

• Gespeichert werden nur Tageszähler: „diese Seite wurde heute so oft aufgerufen", „so viele Aufrufe kamen heute über eine Suchmaschine", und bei Brief erklären, wie oft die Prüfung auf dem Gerät heute welches Ergebnis hatte (Punkt 8). Es gibt keinen Eintrag zu einem einzelnen Besuch.
• Von der Seite, über die Sie zu uns gekommen sind, speichern wir nur den Namen der Website (zum Beispiel google.com) — nie Ihre Suchanfrage und nie die genaue Adresse.
• Aus der Adresse der aufgerufenen Seite entfernen wir alles hinter dem Fragezeichen, und Kennnummern (etwa die eines Dokuments) fassen wir zusammen. Ausgenommen ist nur die Kennung eines unserer Aushänge, unserer Links in sozialen Netzwerken oder unserer Anzeigen bei Google (etwa ?q=flyer hinter dem QR-Code, ?q=fb-gruppe in einer Facebook-Gruppe oder ?q=gads-de in einer Google-Anzeige): Steht sie in unserer festen Liste, zählen wir den Aufruf als „über diesen Aushang, diesen Link oder diese Anzeige gekommen“ und nehmen die Kennung danach aus der Adresszeile; jeden anderen Wert verwerfen wir.
• Um Besucher eines Tages nicht doppelt zu zählen, bilden wir eine nicht zurückrechenbare Prüfsumme aus Ihrer IP-Adresse, Ihrem Browser-Kennzeichen, einem geheimen Zusatz und dem heutigen Datum. Weil das Datum darin steckt, ergibt sich morgen eine völlig andere Prüfsumme: Wir können Sie über mehrere Tage hinweg nicht wiedererkennen — auch nicht rückwirkend. Diese Prüfsummen löschen wir nach zwei Tagen, die Tageszähler nach 400 Tagen.
• Auf Ihrem Gerät wird für die Zählung nichts gespeichert und nichts ausgelesen — kein Cookie, keine Kennung. Deshalb brauchen wir dafür weder Ihre Einwilligung noch einen Cookie-Banner.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Reichweite des eigenen Angebots zu kennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Stand.