Політика конфіденційності

Хто несе відповідальність?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) представлена директором Christoph Sterkel Eifflerstraße 43 22769 Hamburg Електронна пошта: datenschutz@halloamt.de

Ми не призначили відповідального за захист даних.

Про що тут йдеться

HalloAmt допомагає заповнювати форми державних установ. Для цього ми обробляємо дані, які є дуже особистими: ім'я та адреса, дохід, сімейний стан, громадянство, статус перебування та яку соціальну виплату Ви отримуєте.

Ми усвідомлюємо, що це означає. Тому ця заява точно повідомляє Вам: які дані ми обробляємо, для чого, хто ще, крім нас, їх бачить, як довго ми їх зберігаємо і які права Ви маєте.

Які дані ми обробляємо і навіщо

1. Ваш обліковий запис — електронна адреса та пароль; при вході через Google — відповідний ідентифікатор та електронна адреса Google. Для чого: щоб Ви могли увійти в систему та знову знайти свої заяви. Правова підстава: виконання договору (ст. 6 абз. 1 літ. b DSGVO). Як довго: доки Ви не видалите свій обліковий запис. Облікові записи, створені без реєстрації, ми автоматично видаляємо через 30 днів.

2. Ваші дані в чаті — усе, що Ви вводите, щоб можна було заповнити форму: ім'я, дата та місце народження, адреса, громадянство, сімейний стан, дані про дітей та подружжя, банківські реквізити (IBAN), податковий ідентифікаційний номер, дані про роботу та дохід, статус перебування та вид соціальної виплати, яку Ви отримуєте. А також хід розмови. Для чого: щоб правильно заповнити форму і щоб Вам не довелося вводити все заново при наступній заяві. Правова підстава: виконання договору (ст. 6 абз. 1 літ. b DSGVO). Як довго: доки Ви не видалите заяву або свій обліковий запис.

3. Ваша готова форма — заповнений PDF-файл. Правова підстава: виконання договору. Як довго: безкоштовні попередні перегляди ми видаляємо через 7 днів. Готовий, оплачений PDF-файл належить Вам і зберігається, доки Ви не видалите його, пов'язану з ним заяву або свій обліковий запис. Якщо Ви видаляєте заяву, у нас залишається запис без вмісту: дата, статус і підтвердження того, що Ви перевірили форму перед завантаженням. Він не містить жодних Ваших даних, і він потрібен нам, щоб правильно рахувати ліміт Вашої підписки і, у разі спору, довести, що форма була у Вас перед відправленням.

4. Ваша оплата — статус платежу, дані підписки, номер клієнта в Stripe. Дані Вашої картки ми ніколи не бачимо — Ви вводите їх безпосередньо в Stripe. Правова підстава: виконання договору; для рахунків додатково — законні обов'язки щодо зберігання (ст. 6 абз. 1 літ. c DSGVO). Як довго: дані підписки — до видалення облікового запису; платіжні документи — стільки, скільки вимагає закон.

5. Захист від зловживань — зашифрований ідентифікатор Вашої IP-адреси (не сама IP-адреса), лічильник використання та вартість кожного запиту. Для чого: щоб ніхто не зловживав сервісом автоматизовано і щоб ми не зазнавали витрат, які не можемо покрити. Правова підстава: законний інтерес (ст. 6 абз. 1 літ. f DSGVO). Як довго: 90 днів.

6. Ваші повідомлення — те, що Ви пишете нам через форму звернення чи зворотного зв'язку. Сюди належать текст, сторінка, на якій Ви були, версія інтерфейсу та приблизна інформація про пристрій, наприклад «Chrome на Android». Електронна адреса для зворотного зв'язку — добровільна. Правова підстава: законний інтерес (ст. 6 абз. 1 літ. f DSGVO); для добровільної електронної адреси — Ваша згода (ст. 6 абз. 1 літ. a DSGVO), яку Ви можете відкликати в будь-який час. Як довго: до опрацювання; при видаленні облікового запису ми видаляємо і Ваші повідомлення.

7. Якщо Ви запитуєте про форму — назва форми, установа, Ваше місто, Ваша електронна адреса і, якщо Ви завантажуєте файл, сам файл. Для чого: щоб ми могли додати форму і відповісти Вам. Правова підстава: виконання договору та законний інтерес. Як довго: завантажені файли ми видаляємо, щойно розпізнаємо форму, але не пізніше ніж через 30 днів.

Хто ще, крім нас, бачить Ваші дані

Ми співпрацюємо з постачальниками послуг. Є два їх види, і різниця між ними важлива для Вас:

• За нашим дорученням означає: постачальник може робити з Вашими даними лише те, що ми йому скажемо. Відповідальними залишаємося ми, і діє ця заява.
• На власну відповідальність означає: постачальник сам вирішує, що робити з даними. Для цього діє його власна політика конфіденційності, а не наша.

За нашим дорученням (обробники, зв'язані нашими вказівками)

Хто	Для чого	Де
Supabase	обліковий запис, база даних, зберігання Ваших даних та PDF-файлів	дата-центр Frankfurt am Main
Anthropic	штучний інтелект, який веде чат і заповнює форму	USA
Cloudflare	доставка вебсайту	по всьому світу, є локації в ЄС
Resend	надсилання наших електронних листів — адреса, тема та зміст	USA
Stripe	обробка вашої оплати	компанія у ЄС, концерн у США

З кожним із цих п'яти постачальників укладено договір про обробку персональних даних відповідно до ст. 28 GDPR.

Отримувачі, які діють на власну відповідальність

Хто	Для чого	Де
Google	лише якщо Ви користуєтеся входом «Увійти через Google»	USA
Stripe	оплата	компанія в ЄС, група компаній у USA
Resend	хто, коли та на яку адресу писав	USA
easybell	наша телефонна лінія та автоінформатор	Німеччина

Google не діє за нашим дорученням: якщо Ви користуєтеся входом «Увійти через Google», Ви входите в систему Google — за це Google відповідає сам, і діє власна політика конфіденційності Google. Якщо Ви не користуєтеся цим шляхом, Google нічого про Вас не дізнається.

Stripe виконує обидві ролі, і так написано в нашому договорі: оплату Stripe здійснює за нашим дорученням; для власних цілей, насамперед для виявлення шахрайства, Stripe вирішує сам. Тому Stripe фігурує в обох списках.

Resend також виконує обидві ролі, і це також зафіксовано в нашому договорі: Надсилання вашого електронного листа — адреси, теми та змісту — Resend здійснює за нашим дорученням. Дані трафіку, тобто хто, коли та на яку адресу писав, Resend, крім того, обробляє для власних цілей і самостійно приймає рішення щодо цього. Тому Resend фігурує в обох списках.

Ми не вимірюємо, чи відкриваєте ви електронний лист або чи натискаєте на посилання. Resend міг би це запропонувати; ми цього не налаштували. Немає ні пікселя підрахунку, ні переписаних посилань.

Крім цього, ми нічого нікому не передаємо — зокрема, ні органам влади, ні роботодавцям, ні орендодавцям, ні кредитним бюро. Свої заяви Ви подаєте самостійно.

Якщо ви телефонуєте нам

На нашому телефонному номері звучить автоінформатор. Розмова не відбувається — ніхто не бере слухавку, і ви також не можете залишити повідомлення.

Наш телефонний провайдер easybell після дзвінка надсилає нам електронний лист. У ньому вказані ваш номер телефону та час дзвінка — щоб ми бачили, що хтось телефонував. Нічого не записується: easybell не зберігає такі дзвінки, а одразу надсилає нам інформацію про них електронною поштою.

easybell сам несе відповідальність за дані з'єднання — телефонний провайдер відповідно до правового становища завжди відповідає за це щодо обставин телекомунікації. Тому easybell вказаний у переліку вище, а не серед обробників даних за дорученням, і тому для цього також немає договору про обробку даних за дорученням.

Лист про дзвінок надходить до нашої поштової скриньки і видаляється вручну, коли питання вирішено. Правовою підставою є наш законний інтерес у тому, щоб бути доступними (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Передача даних до USA — що Вам варто знати

Щоб штучний інтелект міг заповнити Вашу заяву, тексти Вашого чату передаються до Anthropic у USA і обробляються там. Це стосується саме тих даних, які зазначені вище в пункті 2.

Що при цьому діє:

• Ваші дані не використовуються для навчання штучного інтелекту.
• Ми визначили, що обробка відбувається виключно на території USA, а не в різних країнах по черзі.
• Зберігаються Ваші дані у Frankfurt am Main, а не в USA.
• Не передаються Ваш обліковий запис, Ваші платіжні дані та готовий PDF-файл — він створюється на нашому сервері у Frankfurt am Main, без участі штучного інтелекту.

USA — це не країна, рівень захисту даних якої Європейська Комісія загалом визнала рівноцінним. Тому кожну передачу ми спираємо на одну з гарантій, які DSGVO для цього передбачає:

Отримувач	На що ми спираємо передачу
Anthropic — Ваші тексти з чату	Стандартні договірні положення Європейської Комісії (Імплементаційне рішення (ЄС) 2021/914, модулі 2 і 3). Вони є частиною нашого договору про обробку даних з Anthropic.
Stripe — оплата	Нашим партнером за договором є Stripe Payments Europe, Ltd. в Ірландії. Для передачі всередині групи Stripe діють стандартні договірні положення та сертифікація за EU-US Data Privacy Framework.
Google — лише при «Увійти через Google»	Google LLC сертифікований за EU-US Data Privacy Framework. Для цієї передачі діє таким чином рішення Європейської Комісії про належний рівень захисту — вона не потребує додаткової гарантії.
Cloudflare — доставка вебсайту	Стандартні договірні положення Європейської Комісії (Імплементаційне рішення (ЄС) 2021/914). Вони є частиною договору про обробку даних, який включено до нашої угоди про користування з Cloudflare.
Supabase — обліковий запис, база даних, зберігання	Стандартні договірні положення Європейської Комісії (Імплементаційне рішення (ЄС) 2021/914). Ваші дані зберігаються у Frankfurt am Main; передача стосується доступу з боку материнської компанії в USA.
Resend — надсилання наших електронних листів	Нашим договірним партнером є Plus Five Five, Inc. у San Francisco. Передача ґрунтується на Стандартних договірних положеннях Європейської Комісії (Імплементаційне рішення (ЄС) 2021/914, Модуль 2) і додатково на сертифікації відповідно до EU-US Data Privacy Framework. Згідно з договором обробка відбувається переважно в USA.

Ви можете запитати в нас копію цих гарантій. Напишіть на datenschutz@halloamt.de, і ми надішлемо їх Вам.

Як довго Anthropic зберігає Ваші тексти. Постійно Ваші дані зберігаються лише в нас у Frankfurt am Main (див. вище). Крім того, переданий текст залишається в Anthropic до 30 днів; після цього Anthropic його видаляє. Протягом цього строку Anthropic може переглядати його з метою безпеки та захисту від зловживань.

Якщо автоматична система виявлення зловживань Anthropic позначить певну операцію, Anthropic може зберігати введені та виведені дані до двох років. Це діє незалежно від усього іншого і не залежить від нас.

Як ми захищаємо Ваші дані

• Шифрування під час передачі та зберігання.
• Кожна особа бачить виключно свої власні дані; це технічно закріплено в базі даних, а не лише в інтерфейсі.
• Наш адміністративний розділ показує Вас лише під ідентифікатором, а не під іменем. Кому потрібно побачити справжнє ім'я, тому потрібен вхід із двофакторною автентифікацією, і кожен такий доступ протоколюється. Цей протокол ми зберігаємо 730 днів.
• Вашу IP-адресу ми зберігаємо лише в зашифрованому вигляді.
• Ваш намальований підпис видаляється після вставлення в PDF-файл і не зберігається.

Ваші права

Ви можете в будь-який час вимагати від нас:

• Інформацію про те, які дані ми маємо про Вас (ст. 15 DSGVO)
• Виправлення, якщо щось невірно (ст. 16)
• Видалення Ваших даних (ст. 17)
• Обмеження обробки (ст. 18)
• Передачі Ваших даних у форматі, який можна перенести (ст. 20)
• Заперечення проти обробки, яка ґрунтується на законному інтересі (ст. 21)

Для цього напишіть на datenschutz@halloamt.de. Ми відповімо протягом одного місяця.

Видалити Ви можете самостійно, причому у два кроки. Одну окрему заяву Ви видаляєте в розділі «Мої форми» → «Видалити заяву»: при цьому зникають хід розмови, Ваші проміжні дані та PDF-файли, пов'язані з цією заявою — Ваші збережені дані залишаються і їх можна окремо змінити або видалити в розділі «Мої дані». Свій обліковий запис і всі дані Ви видаляєте в розділі «Видалити обліковий запис»; це видаляє Ваші дані, Ваші форми та активну підписку.

Що видалення облікового запису не видаляє — і чому

Одна річ залишається, і ми говоримо про це прямо, а не приховуємо: Якщо ви щось у нас купували, ми зберігаємо невеликий доказ цієї покупки — навіть після видалення облікового запису. У ньому міститься ваша адреса електронної пошти у відкритому вигляді, придбаний продукт, ціна, дата, а також моменти вашої згоди, вашого підтвердження перед завантаженням і розірвання договору чи відкликання.

Чому: у разі спору щодо покупки кожна сторона повинна мати можливість довести, що і коли було погоджено. Без вашої адреси доказ був би марним для обох сторін — він показував би лише, що хтось погодився. Тому адреса міститься там у відкритому вигляді, а не як нечитабельна контрольна сума: контрольна сума нічого нікому не доводить, якщо він її не знає.

Правова підстава: Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO (GDPR) — право на видалення не діє, якщо дані необхідні для виконання правового обов'язку або для встановлення, здійснення чи захисту правових вимог.

Як довго: до чотирьох років (три роки з кінця року, в якому виникла вимога, §§ 195, 199 BGB). Для відомостей, які одночасно є даними рахунку, можуть діяти довші податкові строки зберігання. Після цього доказ видаляється.

Хто може його побачити: ніхто через застосунок. Ці дані технічно збережені так, що вони недоступні ні в користувацькому розділі, ні в адміністративному розділі — їх дістають лише тоді, коли справді йдеться про такий доказ.

Якщо ви ніколи нічого не купували, цей доказ взагалі не виникає.

Крім того, Ви можете подати скаргу до наглядового органу із захисту даних. За нас відповідає Уповноважений із захисту даних та свободи інформації землі Гамбург (Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel. (040) 428 54 – 4040 · Fax (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Чи зобов'язані Ви надавати ці дані?

Ні. Ви самі вирішуєте, що вводити. Однак без даних, які вимагаються у відповідній формі, ми не зможемо заповнити форму — у цьому й полягає мета сервісу.

Штучний інтелект — що він робить, а що ні

Ви спілкуєтеся зі штучним інтелектом, а не з людиною. Чат веде мовна модель штучного інтелекту (Claude від Anthropic). Вона ставить запитання, розуміє Ваші відповіді і вносить їх у поля офіційної форми. Ми повідомляємо про це, оскільки цього вимагає Регламент ЄС про штучний інтелект (Verordnung (EU) 2024/1689, ст. 50) — а також тому, що Вам варто це знати перед тим, як надавати особисті дані.

Штучний інтелект нічого не вирішує. Він заповнює. Про Вашу заяву вирішує виключно установа. Автоматизованого рішення у розумінні ст. 22 DSGVO не відбувається: немає перевірки, чи Вам щось належить, немає оцінки Вашої особи, немає відмови і немає схвалення.

Будь ласка, перевіряйте результат. Штучний інтелект може щось неправильно зрозуміти або внести в неправильне поле. Тому ми завжди показуємо Вам попередній перегляд заповненої форми перед завантаженням. Саме Ви подаєте заяву до установи — і Ви маєте прочитати, що в ній написано, перш ніж це зробити.

Чого ми при цьому не робимо: ми не позначаємо заповнені форми як «створені штучним інтелектом». У них містяться Ваші власні дані, лише внесені у правильні поля — жодного вигаданого штучним інтелектом змісту. Крім того, така позначка могла б справити в установі хибне враження, ніби у Вашу заяву втрутився хтось інший.

Які дані при цьому передаються до Anthropic і що з ними там відбувається, описано вище в розділах «Хто ще, крім нас, бачить Ваші дані» та «Передача даних до USA».

Файли cookie та вимірювання охоплення

Ми не використовуємо файли cookie з рекламною чи аналітичною метою і не відстежуємо Вашу поведінку. На Вашому пристрої зберігається лише те, що необхідно для роботи сервісу: Ваш вхід у систему та поточна заява. Для цього нам не потрібна згода відповідно до § 25 абз. 2 TDDDG.

Як ми рахуємо своє охоплення. Ми хочемо знати, скільки людей заходить на наші сторінки і які саме читають. Для цього ми не використовуємо сторонній інструмент аналітики — ні Google Analytics, ні Plausible, ні піксель для підрахунку. Замість цього рахунок веде наш власний сервер, і робить це якомога ощадливіше:

• Зберігаються лише денні лічильники: «цю сторінку сьогодні відкрили стільки-то разів», «стільки-то переглядів сьогодні прийшло з пошукової системи». Запису про окреме відвідування не існує.
• Зі сторінки, з якої Ви прийшли до нас, ми зберігаємо лише назву вебсайту (наприклад, google.com) — ніколи Ваш пошуковий запит і ніколи точну адресу.
• З адреси відкритої сторінки ми видаляємо все після знаку питання, а ідентифікаційні номери (наприклад, номер документа) ми узагальнюємо.
• Щоб не рахувати відвідувача одного дня двічі, ми формуємо контрольну суму, яку неможливо обернути назад, з Вашої IP-адреси, ідентифікатора браузера, секретного додатка та сьогоднішньої дати. Оскільки дата входить у цю суму, завтра вийде зовсім інша контрольна сума: ми не можемо впізнати Вас протягом кількох днів — навіть заднім числом. Ці контрольні суми ми видаляємо через два дні, а денні лічильники — через 400 днів.
• На Вашому пристрої для підрахунку нічого не зберігається і нічого не зчитується — жодного файла cookie, жодного ідентифікатора. Тому для цього нам не потрібна ні Ваша згода, ні банер про cookie.

Правовою підставою є наш законний інтерес у знанні охоплення власного сервісу (ст. 6 абз. 1 літ. f DSGVO).

Зміни

Ми оновлюємо цю заяву, коли змінюється сервіс. Чинною є версія із зазначеною вище датою.