Oświadczenie o ochronie danych osobowych

Kto jest administratorem danych?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) reprezentowana przez dyrektora zarządzającego Christopha Sterkela Eifflerstraße 43 22769 Hamburg E-mail: datenschutz@halloamt.de

Inspektor ochrony danych: Dr. Stefan Spörrer, LL.M., c/o DSBextern.de, Hofbauerstraße 3a, 94209 Regen, E-mail: dsb@dsbextern.de

Ze wszystkimi pytaniami dotyczącymi przetwarzania Państwa danych oraz Państwa praw mogą Państwo zwrócić się do niego bezpośrednio i poufnie (art. 38 ust. 4 i 5 RODO).

O co tutaj chodzi

HalloAmt pomaga wypełniać formularze urzędowe. W tym celu przetwarzamy dane, które są bardzo osobiste: imię i nazwisko oraz adres, dochody, sytuację rodzinną, obywatelstwo, status pobytu oraz to, jakie świadczenie socjalne Państwo otrzymują.

Jesteśmy świadomi, co to oznacza. Dlatego to oświadczenie mówi Państwu dokładnie: jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, kto jeszcze oprócz nas ma do nich dostęp, jak długo je przechowujemy i jakie mają Państwo prawa.

Jakie dane przetwarzamy i dlaczego

1. Państwa konto — adres e-mail i hasło; w przypadku logowania przez Google – tamtejszy identyfikator i adres e-mail. Cel: aby mogli się Państwo zalogować i odnaleźć swoje wnioski. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jak długo: do momentu usunięcia konta przez Państwa. Konta założone bez rejestracji usuwamy automatycznie po 30 dniach. Jeśli nie korzystają Państwo ze swojego konta przez 12 miesięcy, usuwamy je wraz ze wszystkimi danymi. Za korzystanie uważa się zalogowanie lub pracę na koncie, na przykład nad wnioskiem lub wyjaśnieniem pisma. Wcześniej wysyłamy Państwu e-mail z datą usunięcia, co najmniej 30 dni przed tym terminem. Jeśli zalogują się Państwo najpóźniej w tym dniu, konto zostaje zachowane. Bez tego e-maila nie usuwamy konta. Wyjątek stanowią konta z abonamentem, który jeszcze się nie zakończył, z otwartą płatnością, otwartym odstąpieniem lub ze środkami na formularze, których Państwo jeszcze nie wykorzystali.

2. Państwa dane podane w czacie — wszystko, co Państwo wprowadzają, aby formularz mógł zostać wypełniony: imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres, obywatelstwo, stan cywilny, dane dotyczące dzieci i małżonka, dane bankowe (IBAN), numer identyfikacji podatkowej, dane dotyczące pracy i dochodów, status pobytu oraz rodzaj otrzymywanego świadczenia socjalnego. Dodatkowo historia rozmowy. Cel: aby prawidłowo wypełnić formularz i żeby przy kolejnym wniosku nie musieli Państwo wpisywać wszystkiego od nowa. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W przypadku informacji dotyczących zdrowia lub przynależności wyznaniowej obowiązuje wyłącznie wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, a w przypadku dziecka poniżej 18 lat — zgoda rodzica (zob. „Szczególne kategorie danych osobowych”). Jak długo: do momentu usunięcia wniosku lub konta przez Państwa, najpóźniej do momentu, w którym usuniemy konto po 12 miesiącach bez korzystania (punkt 1).

3. Państwa gotowy formularz — wypełniony plik PDF. Podstawa prawna: wykonanie umowy. Jak długo: Bezpłatne podglądy usuwamy po 7 dniach, podobnie jak podgląd ze znakiem wodnym opłaconego formularza, którego Państwo jeszcze nie potwierdzili. Nowy podgląd mogą Państwo zamówić w czacie; w ramach tego samego wniosku jest to bezpłatne. Gotowy, opłacony plik PDF należy do Państwa i pozostaje u nas, dopóki nie usuną go Państwo, powiązanego wniosku lub konta albo dopóki nie usuniemy konta po 12 miesiącach bez korzystania (punkt 1). Jeśli usuną Państwo wniosek, u nas pozostaje wpis bez treści: data, status oraz potwierdzenie, że sprawdzili Państwo formularz przed pobraniem. Nie zawiera on żadnych Państwa danych, a potrzebujemy go, aby prawidłowo liczyć limit Państwa abonamentu oraz aby w razie sporu móc udowodnić, że formularz był Państwu dostępny przed wysłaniem.

4. Państwa płatność — status płatności, dane abonamentu, numer klienta w Stripe. Nigdy nie widzimy danych Państwa karty — podają je Państwo bezpośrednio w Stripe. Przy zakupie odnotowujemy ponadto, kiedy wpłynęła do nas Państwa akceptacja naszych Ogólnych Warunków Handlowych (AGB) i którą wersję w jakim języku Państwo przy tym widzieli. Podstawa prawna: wykonanie umowy; w przypadku faktur dodatkowo ustawowe obowiązki przechowywania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jak długo: dane abonamentu do momentu usunięcia konta; dokumenty księgowe tak długo, jak wymaga tego prawo. Informację o tym, kiedy zaakceptowali Państwo AGB i wyrazili zgodę na natychmiastowe rozpoczęcie, przechowujemy tak jak dowód Państwa zakupu: do czterech lat (zob. „Czego nie usuwa usunięcie konta”). Wypowiedzenie bez logowania. Jeśli wypowiadają Państwo umowę przez „Wypowiedz umowę tutaj” bez logowania, zapisujemy Państwa adres e-mail i pozostałe dane z formularza, czas wpływu, numer sprawy oraz zaszyfrowany identyfikator Państwa adresu IP. Cel: aby potwierdzić Państwu wpływ, przypisać wypowiedzenie do Państwa umowy i móc je udowodnić, a także aby mogli Państwo jednym kliknięciem cofnąć wypowiedzenie, którego Państwo nie złożyli. Identyfikator adresu IP jest nam potrzebny wyłącznie do ochrony przed masowymi zapytaniami. Podstawa prawna: obowiązek prawny potwierdzenia wypowiedzenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z § 312k BGB) oraz uzasadniony interes w zakresie dowodu i ochrony przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jak długo: trzy lata od końca roku, w którym wypowiedzenie do nas wpłynęło (§§ 195, 199 BGB); jeśli je Państwo cofną — od końca roku cofnięcia. Dotyczy to również sytuacji, gdy nie znajdziemy umowy dla Państwa adresu, oraz okresu po usunięciu konta. Identyfikator adresu IP usuwamy po 90 dniach.

5. Ochrona przed nadużyciami — zaszyfrowany identyfikator Państwa adresu IP (nie sam adres IP), liczniki użycia oraz koszty przypadające na jedno zapytanie. Cel: aby nikt nie nadużywał usługi w sposób automatyczny i nie generował kosztów, których nie bylibyśmy w stanie ponieść. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jak długo: 90 dni.

6. Państwa zgłoszenia zwrotne — to, co piszą nam Państwo za pomocą formularza zgłoszeniowego lub formularza opinii. Należą do tego treść wiadomości, strona, na której się Państwo znajdowali, wersja interfejsu oraz ogólne informacje o urządzeniu, np. „Chrome na Androidzie". Podanie adresu e-mail do celów kontaktowych jest dobrowolne. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku dobrowolnie podanego adresu e-mail – Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili odwołać. Jak długo: do czasu rozpatrzenia zgłoszenia; w przypadku usunięcia konta usuwamy również Państwa zgłoszenia.

7. Gdy zamawiają Państwo formularz — nazwę formularza, Państwa uwagę, jeśli ją Państwo napiszą, oraz adres e-mail Państwa konta. Jeśli zamiast tego prześlą Państwo własny formularz, dochodzą do tego: urząd, Państwa miejscowość, plik, adres e-mail do naszej odpowiedzi oraz, jeśli Państwo chcą, Państwa imię i nazwisko oraz numer telefonu. Państwa zapytanie czytają i rozpatrują pracownicy HalloAmt. Jeśli przechodzą Państwo z wyjaśnienia pisma (punkt 8), przejmujemy z niego tylko nazwę formularza i urząd. Państwa kod pocztowy i Państwa miejscowość uzupełniamy przy tym wstępnie z „Moje dane”, jeśli pola są jeszcze puste. Mogą Państwo wszystko zmienić lub usunąć przed wysłaniem. Państwa pisma ani Państwa wyjaśnienia pisma przy tym nie przesyłamy. Cel: abyśmy mogli przyjąć formularz i Państwu odpowiedzieć. Podstawa prawna: wykonanie umowy oraz uzasadniony interes. Jak długo: Przesłane pliki usuwamy, gdy tylko rozpoznamy formularz, najpóźniej po 30 dniach. Samo zapytanie pozostaje na Państwa koncie, aby mogli Państwo zobaczyć, co się z nim stało. Usuwamy je 180 dni po jego zamknięciu przez nas, najpóźniej wraz z Państwa kontem (punkt 1). O każdym zapytaniu powiadamiamy się sami e-mailem. To powiadomienie zawiera tylko identyfikator operacji i link do naszego obszaru administracyjnego, bez danych z Państwa zapytania i bez pliku. Starsze powiadomienia mogą jeszcze zawierać Państwa dane z zapytania, ale nie Państwa numer telefonu ani plik. Powiadomienie znajduje się w naszej skrzynce pocztowej, dopóki nie usuniemy go ręcznie — automatyczne usuwanie nie obejmuje skrzynki pocztowej.

8. Gdy zlecają Państwo wyjaśnienie pisma — zdjęcie lub plik PDF pisma, które Państwo przesyłają, oraz wszystko, co się w nim znajduje. Są to często dane socjalne (sygnatury akt, numery klienta, kwoty), czasami informacje dotyczące zdrowia i niemal zawsze również informacje o innych osobach, na przykład o Państwa dzieciach, Państwa partnerze lub Państwa wynajmującym. Dochodzą do tego język, który Państwo wybrali, oraz wyjaśnienie, które Państwu pokazujemy. Ponadto dla każdego wyjaśnienia zapisujemy, kiedy wpłynęły do nas następujące potwierdzenia: Państwa zgoda, Państwa potwierdzenie wskazówek przed przesłaniem (między innymi: brak porady prawnej, sprawdzenie terminów w oryginale), Państwa akceptacja naszych Ogólnych Warunków Handlowych (AGB), Państwa potwierdzenie, że mają Państwo co najmniej 18 lat, Państwa zobowiązanie, że nie będą Państwo przekazywać wrażliwych informacji o innych osobach, oraz, jeśli chcą Państwo zapisać wyjaśnienie, Państwa zgoda na zapisanie — każdorazowo wraz z wersją tekstu, który Państwo przy tym widzieli, a w przypadku AGB także z językiem tej wersji. Te same dane odnotowujemy ponadto w osobnym dowodzie, oddzielnie od wyjaśnienia i bez treści pisma (zob. „Jak długo”). Z funkcji wyjaśniania pism mogą Państwo korzystać dopiero od 18 roku życia. Jeśli funkcja wyjaśniania pism jest włączona tylko dla wybranych kont, na przykład w trakcie testów z poradniami, prowadzimy listę tych kont: identyfikator konta, moment włączenia oraz notatkę, za pośrednictwem której placówki Państwo uczestniczą. Tylko pisma, które dotyczą Państwa samych: Proszę przesyłać tylko pisma, które dotyczą Państwa samych. Informacje o innych osobach, które nie są potrzebne do wyjaśnienia, proszę wcześniej zaczernić. Wrażliwe informacje o innych osobach, na przykład dotyczące zdrowia Państwa dziecka lub partnera, proszę zaczernić całkowicie; jeśli to niemożliwe, prosimy nie zlecać wyjaśnienia tego pisma. Sprawdzenie na Państwa urządzeniu: Zanim pismo zostanie przesłane, strona pyta, czy pismo dotyczy postępowania o grzywnę lub postępowania karnego, i sprawdza je na Państwa urządzeniu pod kątem oznak postępowania w sprawie wykroczeń lub postępowania karnego: plik PDF z warstwą tekstową — na podstawie tego tekstu, zdjęcie lub skan — za pomocą rozpoznawania tekstu, które działa w Państwa przeglądarce. Jeśli sprawdzenie wykryje takie oznaki lub nie może z pewnością odczytać pisma, pismo nie zostanie przesłane. Państwa odpowiedzi na pytanie ani wyniku sprawdzenia nie zapisujemy w powiązaniu z Państwa osobą. Liczymy tylko, ile razy danego dnia sprawdzenie dało który wynik, w tych samych licznikach dziennych co nasz zasięg (zob. „Cookies i pomiar zasięgu”), bez powiązania z Państwa kontem i bez treści pisma. Zaczernianie: Przed przesłaniem mogą Państwo zaczernić fragmenty pisma, na przykład informacje o innych osobach, które nie są potrzebne do wyjaśnienia. Zdjęcie generujemy na nowo na Państwa urządzeniu, także bez zaczerniania; informacje, które aparat zapisuje w pliku, na przykład miejsce lub model aparatu, nie są przy tym przenoszone. Plik PDF, w którym coś Państwo zaczernią, przekształcamy na Państwa urządzeniu w obrazy, po jednym na stronę, i przesyłamy tylko te obrazy. Plik PDF bez zaczernienia przesyłamy w takiej postaci, w jakiej jest. Pisma, których nie wyjaśniamy: pisma dotyczące postępowań w sprawie wykroczeń lub postępowań karnych, na przykład decyzja o nałożeniu grzywny, nakaz karny lub wezwanie. Jeśli sprawdzenie na Państwa urządzeniu rozpozna takie pismo, nie opuszcza ono Państwa urządzenia. Jeśli go nie rozpozna, z reguły rozpoznaje je sztuczna inteligencja podczas odczytu. Pismo zostało wtedy już przekazane do Anthropic w USA, w przypadku zdjęcia lub skanu także do drugiego odczytu, i pozostaje tam zgodnie z okresami podanymi w sekcji „Przekazywanie danych do USA”. U nas nie zapisujemy z takiego pisma ani zdjęcia lub pliku PDF, ani wyjaśnienia. Pozostają jedynie wpis kosztów, który istnieje dla każdego zapytania (punkt 5: konto, zaszyfrowany identyfikator Państwa adresu IP, moment, model i koszty), oraz dowód Państwa potwierdzeń (zob. „Jak długo”). Żaden z nich nie zawiera niczego z pisma. Cel: aby Państwo zrozumieli, co jest napisane w piśmie, czego się żąda i do kiedy, oraz, jeśli wybiorą Państwo zapisanie, aby mogli Państwo później ponownie znaleźć wyjaśnienie na swoim koncie. Podstawa prawna: w odniesieniu do wyjaśnienia i listy włączonych kont wykonanie umowy (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); w odniesieniu do szczególnie chronionych informacji o Państwu, na przykład dotyczących Państwa zdrowia, Państwa wyraźna zgoda (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, zob. niżej), w odniesieniu do przechowywania wyjaśnienia dłużej niż 24 godziny – odrębna, dobrowolna zgoda. Informacje o innych osobach w piśmie przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu polegającego na tym, aby mogli Państwo zrozumieć pismo, które Państwa dotyczy (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Szczególnie chronione informacje o innych osobach zaczerniają Państwo przed przesłaniem (zob. wyżej). Dowód Państwa potwierdzeń przechowujemy, aby móc wykazać, że i na co wyrazili Państwo zgodę (Art. 7 Abs. 1 DSGVO); jest to nasz uzasadniony interes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Przekazanie do Anthropic w USA opieramy na standardowych klauzulach umownych (zob. „Przekazywanie danych do USA”). Jak długo: Zdjęcie lub plik PDF usuwamy po 24 godzinach. Wyjaśnienie usuwamy po 24 godzinach, jeśli go Państwo nie zapiszą, i po około 6 miesiącach (183 dniach), jeśli wybrali Państwo zapisanie. Nasz proces usuwania uruchamiany jest co godzinę. Zdjęcie lub plik PDF oraz niezapisane wyjaśnienie usuwamy zatem przy pierwszym cogodzinnym uruchomieniu procesu usuwania po upływie 24 godzin, a w normalnym trybie działania najpóźniej po 25 godzinach. Mogą Państwo wcześniej samodzielnie usunąć wyjaśnienie; wówczas usuwamy wraz z nim należące do niego zdjęcie lub plik PDF, najpóźniej po dwóch dniach. Z naszej bazy danych codziennie tworzona jest kopia zapasowa, a każda kopia zapasowa pozostaje zachowana przez 7 dni. Usunięte wyjaśnienie znajduje się zatem w tych kopiach zapasowych jeszcze przez maksymalnie 7 dni; po tym czasie jest ono usunięte również tam. Jeśli przerwą Państwo proces w trakcie wyjaśniania pisma i informacja o przerwaniu do nas dotrze, nie zapisujemy ani zdjęcia lub pliku PDF, ani wyjaśnienia; jeśli zostały one już zapisane, ponownie je usuwamy. Odnotowujemy natomiast, że przerwali Państwo proces (identyfikator operacji, konto, moment), i usuwamy tę adnotację po 2 dniach. Jeśli informacja o przerwaniu do nas nie dotrze, na przykład z powodu utraty połączenia, wyjaśnienie może zostać zapisane; znajdą je Państwo wtedy w swojej historii i mogą je tam usunąć. W przypadku przerwania pismo jest już u Anthropic i pozostaje tam zgodnie z okresami podanymi w sekcji „Przekazywanie danych do USA”. Dowód Państwa potwierdzeń tworzymy, zanim przekażemy pismo do Anthropic. Zawiera on Państwa konto, identyfikator operacji, moment i wersję każdego potwierdzenia, język, informację, czy wybrali Państwo zapisanie, oraz kiedy i z jakiego powodu wyjaśnienie się zakończyło (usunięte przez Państwa, upływ terminu, przerwanie, usunięcie konta lub niezapisane). Przechowujemy go przez 3 lata od tego zakończenia, również wtedy, gdy wcześniej usuną Państwo swoje konto, i również wtedy, gdy pismo nie zostało wyjaśnione. Listę włączonych kont usuwamy wraz z Państwa kontem.

Jeśli sami są Państwo wymienieni w piśmie, którego wyjaśnienie zleca u nas ktoś inny, na przykład jako dziecko, partner lub wynajmujący: informacje o Państwu pochodzą wtedy od osoby, która przesłała pismo (Art. 14 DSGVO). Są to informacje, które znajdują się w piśmie na Państwa temat i nie zostały zaczernione, na przykład Państwa imię i nazwisko, Państwa data urodzenia lub Państwa rola w decyzji. Przetwarzamy je wyłącznie po to, aby wyjaśnić tej osobie pismo, na podstawie jej uzasadnionego interesu polegającego na zrozumieniu pisma, które jej dotyczy (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). W tym celu trafiają one do Anthropic w USA, a usuwamy je wraz ze zdjęciem lub plikiem PDF i wyjaśnieniem (punkt 8, „Jak długo”). Wrażliwe informacje o Państwu, na przykład dotyczące Państwa zdrowia, osoba ta musi zaczernić przed przesłaniem. Nie powiadamiamy Państwa indywidualnie; opieramy się w tym zakresie na Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO. Aby Państwa powiadomić, musielibyśmy celowo analizować pisma pod kątem nazwisk, ustalać Państwa adres i w tym celu przechowywać Państwa dane dłużej, niż wymaga tego wyjaśnienie; oznaczałoby to więcej przetwarzania Państwa danych, a nie mniej. Dla ochrony Państwa interesów obowiązuje natomiast: przesyłane mają być tylko pisma, które dotyczą samej osoby przesyłającej; informacje o Państwu, które nie są potrzebne do wyjaśnienia, osoba ta zaczernia wcześniej, a informacje wrażliwe — całkowicie; wykorzystujemy Państwa informacje wyłącznie do tego wyjaśnienia i usuwamy je zgodnie z okresami podanymi w punkcie 8; a tę informację udostępniamy publicznie w tym miejscu. Również Państwu przysługują Państwa prawa, w tym prawo do sprzeciwu (zob. „Państwa prawa”); prosimy pisać na adres datenschutz@halloamt.de.

Kto oprócz nas widzi Państwa dane

Współpracujemy z usługodawcami. Są dwa ich rodzaje, a różnica jest dla Państwa ważna:

• W naszym imieniu oznacza: dostawca może zrobić z Państwa danymi wyłącznie to, co mu powiemy. Odpowiedzialni pozostajemy my i obowiązuje niniejsze oświadczenie.
• Na własną odpowiedzialność oznacza: dostawca sam decyduje, co robi z danymi. W tym zakresie obowiązuje jego własne oświadczenie o ochronie danych, a nie nasze.

W naszym imieniu (podmioty przetwarzające, związane naszymi poleceniami)

Kto	Do czego	Gdzie
Supabase	Konto, baza danych, przechowywanie Państwa danych i plików PDF	Centrum danych Frankfurt am Main; partnerem umownym jest Supabase Pte. Ltd., Singapur
Anthropic	sztuczna inteligencja, która prowadzi czat, wypełnia formularz i wyjaśnia pisma	USA; partnerem umownym jest Anthropic Ireland, Limited, Irlandia
Cloudflare	Dostarczanie strony internetowej	na całym świecie, lokalizacje w UE
Resend	Wysyłka naszych e-maili — adres, temat i treść	USA
Stripe	Realizacja Państwa płatności	Spółka z UE, koncern w USA

Z każdym z tych pięciu dostawców zawarta jest umowa o powierzeniu przetwarzania danych na podstawie art. 28 RODO.

Odbiorcy działający na własną odpowiedzialność

Kto	Do czego	Gdzie
Google	tylko jeśli korzystają Państwo z opcji „Zaloguj się przez Google"	USA
Stripe	Płatności	Spółka z UE, koncern w USA
Resend	kto, kiedy i na jaki adres napisał	USA
easybell	nasze łącze telefoniczne i zapowiedź	Niemcy

Google nie działa w naszym imieniu: jeśli korzystają Państwo z opcji „Zaloguj się przez Google", logują się Państwo u Google — za to Google odpowiada sam i obowiązuje własne oświadczenie o ochronie danych Google. Jeśli nie korzystają Państwo z tej drogi, Google niczego się o Państwu nie dowie.

Stripe ma obie role i tak też stanowi nasza umowa: płatność Stripe realizuje w naszym imieniu; we własnych celach, przede wszystkim w celu wykrywania oszustw, Stripe decyduje sam. Dlatego Stripe jest wymieniony na obu listach.

Resend również występuje w obu rolach, i tak też jest to zapisane w naszej umowie: Wysyłkę Państwa e-maila — adres, temat i treść — Resend realizuje na nasze zlecenie. Dane o ruchu, czyli kto, kiedy i na jaki adres napisał, Resend przetwarza ponadto na własne potrzeby i samodzielnie o tym decyduje. Dlatego Resend znajduje się na obu listach.

Nie mierzymy, czy Państwo otwierają e-mail lub klikają w niego. Resend mógłby to zaoferować; nie skonfigurowaliśmy tej funkcji. Nie ma pikseli śledzących ani przepisanych linków.

Poza tym nie przekazujemy żadnych danych dalej — w szczególności nie przekazujemy ich urzędom, pracodawcom, wynajmującym ani biurom informacji kredytowej. Wnioski składają Państwo samodzielnie.

Gdy Państwo do nas dzwonią

Pod naszym numerem telefonu odtwarzana jest zapowiedź. Rozmowa nie ma miejsca — nikt nie odbiera i nie mogą Państwo pozostawić żadnej wiadomości.

Nasz dostawca usług telefonicznych easybell wysyła nam po każdym połączeniu e-mail. Zawiera on Państwa numer telefonu oraz czas połączenia — dzięki temu widzimy, że ktoś dzwonił. Nic nie jest nagrywane: easybell nie zapisuje takich połączeń, lecz przekazuje je nam bezpośrednio drogą e-mailową.

easybell jest samodzielnie odpowiedzialny za dane połączeń — dostawca usług telefonicznych zgodnie ze stanem prawnym zawsze ponosi taką odpowiedzialność za okoliczności telekomunikacji. Dlatego easybell znajduje się na liście powyżej, a nie wśród podmiotów przetwarzających dane na zlecenie, i dlatego nie zawarto z nim umowy powierzenia przetwarzania danych.

Wiadomość e-mail o połączeniu trafia do naszej skrzynki pocztowej i jest tam usuwana ręcznie, gdy sprawa zostanie załatwiona. Podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes polegający na byciu osiągalnym (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Przekazywanie danych do USA — co powinni Państwo wiedzieć

Aby sztuczna inteligencja mogła wypełnić Państwa wniosek, teksty z czatu są przekazywane do Anthropic w USA i tam przetwarzane. Dotyczy to dokładnie tych danych, które zostały wymienione powyżej w punkcie 2. Jeśli zlecają Państwo wyjaśnienie pisma, to samo dotyczy zdjęcia lub pliku PDF pisma (punkt 8): trafia ono do Anthropic w USA i jest tam odczytywane i wyjaśniane. Dotyczy to również pism dotyczących postępowań w sprawie wykroczeń lub postępowań karnych, których sprawdzenie na Państwa urządzeniu nie rozpoznało i które w związku z tym odrzucamy dopiero po odczytaniu (punkt 8), oraz pism, których wyjaśnianie Państwo przerwą. W przypadku zdjęcia, zaczernionego pliku PDF (jest on w tym celu przekształcany w obrazy) oraz pliku PDF bez czytelnej warstwy tekstowej, na przykład skanu, drugi model sztucznej inteligencji tego samego dostawcy odczytuje pismo strona po stronie po raz drugi. Dzięki temu lepiej wykrywamy błędy odczytu w numerach i terminach i możemy pokazać, na której stronie znajduje się termin. Ten dodatkowy odczyt nie jest niezależną kontrolą; również on odbywa się w USA, a jego transkrypcji nie zapisujemy. Zanim pokażemy Państwu wyjaśnienie, model sztucznej inteligencji tego samego dostawcy sprawdza ponadto, czy zawiera ono własną radę lub własną ocenę, a takie zdania usuwamy. W tym celu gotowe wyjaśnienie wraz z tłumaczeniem tego, czego pismo od Państwa żąda, trafia po raz drugi do Anthropic w USA; zdjęcie lub plik PDF nie są przy tym przekazywane. Z tego sprawdzenia odnotowujemy u nas tylko, ile zdań zostało usuniętych.

Obowiązują przy tym następujące zasady:

• Państwa dane nie są wykorzystywane do trenowania sztucznej inteligencji.
• Ustaliliśmy, że przetwarzanie odbywa się wyłącznie w USA, a nie w zmieniających się krajach.
• Naszą własną bazę danych i przechowywanie plików prowadzimy w Frankfurt am Main. To, co przekazujemy do Anthropic, jest przetwarzane w USA i może tam pozostać przechowywane przez okresy opisane poniżej.
• Nie są przekazywane Państwa konto, dane płatności ani gotowy plik PDF — powstaje on na naszym serwerze we Frankfurcie, bez udziału sztucznej inteligencji.

USA nie są krajem, którego poziom ochrony danych Komisja Europejska uznała ogólnie za równoważny. Dlatego każde przekazanie opieramy na jednej z gwarancji, które przewiduje w tym celu RODO:

Odbiorca	Na czym opieramy przekazanie
Anthropic — Państwa teksty z czatu oraz pisma, których wyjaśnienie Państwo zlecają	Naszym partnerem umownym jest Anthropic Ireland, Limited w Irlandii. Przetwarzanie odbywa się w USA, przez Anthropic, PBC i jego usługodawców. Dla tego przekazania obowiązują standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914, moduły 2 i 3). Są one częścią naszej umowy powierzenia przetwarzania danych z Anthropic.
Stripe — płatności	Naszym partnerem umownym jest Stripe Payments Europe, Ltd. w Irlandii. Do przekazywania wewnątrz grupy Stripe stosuje się standardowe klauzule umowne oraz certyfikację zgodnie z EU-US Data Privacy Framework.
Google — tylko przy „Zaloguj się przez Google"	Google LLC posiada certyfikat EU-US Data Privacy Framework. Dla tego przekazania obowiązuje zatem decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony — nie wymaga ono dodatkowej gwarancji.
Cloudflare — dostarczanie strony internetowej	Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914). Są one częścią umowy powierzenia przetwarzania danych, którą włącza nasza umowa o korzystanie z Cloudflare.
Supabase — konto, baza danych, przechowywanie	Naszym partnerem umownym jest Supabase Pte. Ltd. w Singapurze. Przekazanie danych opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914, moduły 2 i 3). Są one częścią naszej umowy powierzenia przetwarzania danych z Supabase. Państwa dane są przechowywane we Frankfurcie nad Menem; przekazanie dotyczy dostępu spoza UE, przez sam Supabase i jego dalsze podmioty przetwarzające, również w USA.
Resend — wysyłka naszych e-maili	Naszym partnerem umownym jest Plus Five Five, Inc. w San Francisco. Przekazanie danych opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914, moduł 2) oraz dodatkowo na certyfikacji zgodnie z EU-US Data Privacy Framework. Zgodnie z umową przetwarzanie odbywa się głównie w USA.

Mogą Państwo zażądać od nas kopii tych gwarancji. Prosimy napisać na datenschutz@halloamt.de, a prześlemy je Państwu.

Jak długo Anthropic przechowuje Państwa teksty. Trwale Państwa dane są przechowywane u nas w Frankfurt am Main (patrz wyżej). Ponadto przekazany tekst pozostaje u Anthropic do 30 dni; następnie Anthropic go usuwa. W tym czasie Anthropic może go przeglądać w celach bezpieczeństwa i ochrony przed nadużyciami. Dotyczy to również zdjęć i plików PDF pism.

Jeżeli automatyczne wykrywanie nadużyć Anthropic zgłosi dane zdarzenie, Anthropic może przechowywać dane wejściowe i wyjściowe do dwóch lat, a oceny, które to wykrywanie przy tym przydziela (wartości klasyfikacyjne), do siedmiu lat. Obowiązuje to niezależnie od wszystkiego innego i nie leży w naszej gestii.

Jak chronimy Państwa dane

• Szyfrowanie podczas przesyłania i podczas przechowywania.
• W aplikacji każde konto widzi tylko swoje własne dane; jest to wymuszone technicznie w bazie danych, a nie tylko w interfejsie. Techniczny dostęp do bazy danych mamy ponadto my jako operator oraz nasz dostawca Supabase jako podmiot przetwarzający. Nasz obszar administracyjny nie pokazuje Państwa wyjaśnień pism.
• Nasz obszar administracyjny pokazuje Państwa tylko pod identyfikatorem, a nie z imieniem i nazwiskiem. Kto chce zobaczyć imię i nazwisko, potrzebuje logowania dwuetapowego, a każdy taki dostęp jest rejestrowany. Ten rejestr przechowujemy 730 dni.
• Państwa adres IP przechowujemy tylko w postaci zaszyfrowanej.
• Państwa podpis odręczny jest usuwany po wstawieniu do PDF i nie jest przechowywany.

Państwa prawa

W każdej chwili mogą Państwo zażądać od nas:

• Informacji, jakie dane o Państwu przechowujemy (art. 15 RODO)
• Sprostowania, jeśli coś jest błędne (art. 16)
• Usunięcia Państwa danych (art. 17)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• Przekazania Państwa danych w formacie umożliwiającym przenoszenie (art. 20)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21)

W tym celu proszę napisać na adres datenschutz@halloamt.de. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca.

Usuwać dane mogą Państwo samodzielnie, na dwóch poziomach. Pojedynczy wniosek usuwają Państwo w sekcji „Meine Formulare" (Moje formularze) → „Antrag löschen" (Usuń wniosek): dzięki temu znika historia rozmowy, Państwa wersje pośrednie i pliki PDF dotyczące tego wniosku — zapisane przez Państwa dane pozostają i można je pojedynczo zmienić lub usunąć w sekcji „Meine Daten" (Moje dane). Konto i wszystkie dane usuwają Państwo w sekcji „Konto löschen" (Usuń konto); usuwa to Państwa dane, Państwa formularze, Państwa wyjaśnione pisma wraz ze zdjęciami i plikami PDF oraz aktywny abonament. Jeśli nie korzystają Państwo ze swojego konta przez 12 miesięcy, usuwamy je w ten sam sposób, po wysłaniu Państwu e-maila co najmniej 30 dni wcześniej (punkt 1).

Czego usunięcie konta nie usuwa — i dlaczego

Zostają cztery rzeczy, również wtedy, gdy usuwamy nieużywane konto, i mówimy o nich wprost, zamiast je ukrywać.

Po pierwsze: Jeśli dokonali Państwo u nas zakupu, zachowujemy niewielki dowód tego zakupu — także po usunięciu konta. Zawiera on Państwa adres e-mail w jawnej postaci, zakupiony produkt, cenę, datę oraz momenty Państwa zgód, potwierdzenia przed pobraniem oraz wypowiedzenia lub odstąpienia.

Dlaczego: W przypadku sporu dotyczącego zakupu każda ze stron musi być w stanie udowodnić, co i kiedy zostało uzgodnione. Bez Państwa adresu dowód byłby dla obu stron bezwartościowy — pokazywałby jedynie, że ktoś wyraził zgodę. Dlatego adres znajduje się tam w jawnej postaci, a nie jako nieczytelna suma kontrolna: suma kontrolna niczego nikomu nie udowadnia, jeśli jej nie zna.

Podstawa prawna: Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO (RODO) — prawo do usunięcia nie ma zastosowania w zakresie, w jakim dane są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak długo: do czterech lat (trzy lata od końca roku, w którym powstało roszczenie, §§ 195, 199 BGB). Termin rozpoczyna bieg z ostatnim zdarzeniem związanym z zakupem, na przykład wypowiedzeniem lub zakończeniem abonamentu; dopóki Państwa abonament trwa, nie usuwamy dowodu. Dotyczy to również momentów Państwa zgód przy zakupie (punkt 4). Dla informacji, które są jednocześnie danymi rozliczeniowymi, mogą obowiązywać dłuższe terminy podatkowe. Następnie dowód zostaje usunięty.

Kto może go zobaczyć: nikt poprzez aplikację. Dane te są przechowywane technicznie w taki sposób, że nie są dostępne ani w obszarze użytkownika, ani w obszarze administracyjnym — są wyszukiwane tylko wtedy, gdy rzeczywiście chodzi o taki dowód.

Jeśli nigdy nic Państwo nie kupili, ten dowód w ogóle nie powstaje.

Po drugie: Jeśli zapytali Państwo o formularz lub przesłali własny, w naszej skrzynce znajduje się e-mail, którym sami się o tym powiadomiliśmy. Przycisk „Usuń konto" go nie dosięga — do skrzynki pocztowej nie dociera żaden automatyczny proces usuwania. Proszę napisać do nas na adres datenschutz@halloamt.de, a wtedy go odnajdziemy i usuniemy ręcznie razem z innymi danymi.

Jeśli nigdy nie zapytali Państwo o formularz, ten e-mail nie istnieje.

Po trzecie: jeśli zlecili Państwo wyjaśnienie pisma, pozostaje dowód Państwa potwierdzeń (punkt 8): kiedy wpłynęły do nas Państwa zgoda i Państwa pozostałe potwierdzenia, każdorazowo wraz z wersją tekstu, bez treści pisma. Przechowujemy go przez 3 lata od zakończenia wyjaśnienia, abyśmy mogli wykazać, że i na co wyrazili Państwo zgodę (Art. 7 Abs. 1 i Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Za pośrednictwem aplikacji nikt nie może go wyświetlić, nawet nasz obszar administracyjny.

Jeśli nigdy nie korzystali Państwo z funkcji wyjaśniania pism, taki dowód nie istnieje.

Po czwarte: Jeśli Państwo lub inna osoba wyrazili zgodę na szczególnie chronione dane, pozostaje dowód tej zgody (zob. „Szczególne kategorie danych osobowych”): na jaki formularz i dla jakiej osoby, kto wyraził zgodę (w przypadku innej osoby — z imieniem i nazwiskiem, które sama wprowadziła), kiedy zgoda oraz ewentualne jej wycofanie wpłynęły do nas, wraz z wersją i językiem tekstu. Sama informacja, na przykład stopień niepełnosprawności, nie jest w nim zawarta. Dowód przechowujemy przez 3 lata od zakończenia zgody, czyli od wycofania zgody lub usunięcia konta, abyśmy mogli wykazać, że i na co wyrażono zgodę (Art. 7 Abs. 1 i Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Po usunięciu konta nikt nie może go wyświetlić za pośrednictwem aplikacji, nawet nasz obszar administracyjny.

Jeśli nikt nie wyraził zgody na takie informacje, taki dowód nie istnieje.

Mogą Państwo również złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Właściwy dla nas jest Hamburski Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji.

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel. (040) 428 54 – 4040 · Fax (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Szczególne kategorie danych osobowych (Art. 9 DSGVO)

Niektóre formularze pytają o dane, które podlegają szczególnej ochronie. U nas są to dwa rodzaje:

• Zdrowie — ciężki stopień niepełnosprawności, stopień niepełnosprawności, potrzeba opieki i stopień opieki, ciąża. Pytanie o to pojawia się w Wohngeldantrag (formularz federalny i formularz krajowy Bawarii), tam również w odniesieniu do osób w Państwa gospodarstwie domowym, w Hauptantrag Grundsicherungsgeld (dawniej Bürgergeld), w Anlage Kind do Kindergeld oraz we wniosku dla sierot zupełnych. W Hauptantrag Grundsicherungsgeld pytamy ponadto, czy są Państwo zdolni do pracy (erwerbsfähig), czy potrzebują Państwo z przyczyn medycznych kosztownego wyżywienia, czy otrzymują Państwo świadczenia integracyjne (Leistungen zur Teilhabe), czy przebywają Państwo w placówce stacjonarnej (stationäre Einrichtung) oraz czy doznali Państwo wypadku lub szkody zdrowotnej spowodowanej przez inną osobę. To samo pytamy w Anlage WEP (kolejna osoba od 15 lat) w odniesieniu do Państwa partnera i dzieci od 15 lat, tam również o oznaczenie specjalne (Merkzeichen) G u osoby, która nie jest zdolna do pracy. W Anlage KI (dziecko poniżej 15 lat) pytamy w odniesieniu do Państwa młodszych dzieci o ciążę, kosztowne wyżywienie, placówkę stacjonarną oraz wypadek lub szkodę spowodowaną przez inną osobę. W Weiterbewilligungsantrag Grundsicherungsgeld pytamy, czy zmieni się Państwa zdolność do pracy lub stan zdrowia oraz czy doznali Państwo wypadku lub szkody zdrowotnej spowodowanej przez inną osobę. We wniosku o Bildung und Teilhabe (powiat Landkreis Harburg) pytamy, czy Państwa dziecko otrzymuje od Jugendamt pomoc integracyjną (Eingliederungshilfe) z powodu niepełnosprawności psychicznej lub zagrażającej niepełnosprawności psychicznej (§ 35a SGB VIII). We wniosku o uprawnienie do mieszkania socjalnego (Wohnberechtigungsschein) (Hamburg) pytamy, czy ktoś w Państwa przyszłym gospodarstwie domowym ma ciężki stopień niepełnosprawności, kto to jest, jaki jest stopień niepełnosprawności oraz oznaczenia specjalne (Merkzeichen). Pytamy tam również, czy ktoś w Państwa przyszłym gospodarstwie domowym, kto ma nie więcej niż 60 lat, potrzebuje mieszkania bez barier, i kto to jest. We wniosku o uprawnienie do mieszkania socjalnego (Wohnberechtigungsschein) (Berlin) pytamy, czy ktoś w Państwa przyszłym gospodarstwie domowym jest ciężko niepełnosprawny, kto to jest, jaki jest stopień niepełnosprawności, czy ta osoba wymaga opieki w warunkach domowych oraz czy osoba ciężko niepełnosprawna korzysta z wózka inwalidzkiego, i kto to jest.
• Przynależność wyznaniowa — pytanie o to pojawia się w zgłoszeniach miejsca zamieszkania dla Berlin i Hamburg. Urząd meldunkowy potrzebuje tej informacji na potrzeby podatku kościelnego.

Podstawą prawną jest wyłącznie Państwa wyraźna zgoda zgodnie z Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Zanim czat zapyta o taką informację, pokazujemy Państwu kartę zgody ze stałym tekstem: czego to dotyczy, co się stanie bez tej informacji, oraz zdanie, na które Państwo wyrażają zgodę. Kartę pokazujemy tylko w tym języku rozmowy, w którym jej tekst został sprawdzony merytorycznie; obecnie jest to niemiecki. Jeśli rozmowa toczy się w innym języku, czat nie pyta o te informacje: pole w formularzu pozostaje puste, a Państwo wypełniają je sami przed złożeniem wniosku. Zgodę wyrażają Państwo, klikając na karcie „Zgadzam się”; jeśli napiszą Państwo w czacie „tak”, wyświetla się karta. Odnotowujemy, kiedy wpłynęła do nas Państwa zgoda, jaki tekst Państwo wówczas widzieli i w jakim języku. W celu wypełnienia formularza w czacie przekazujemy te informacje do Anthropic w USA; gwarancją dla tego przekazania są standardowe klauzule umowne (zob. „Przekazywanie danych do USA”). Bez zgody nie zapisujemy takiej informacji w żaden sposób, również poprzez „Moje dane” lub poprawkę w podglądzie. Prosimy podawać takie informacje w czacie dopiero wtedy, gdy o nie zapytamy: to, co napiszą Państwo wcześniej z własnej inicjatywy, trafia wraz z Państwa wiadomością już do Anthropic.

Informacje, o które nie zapytaliśmy. Nad polem wpisywania w czacie znajduje się na ten temat wskazówka, którą Państwo potwierdzają przed wysłaniem pierwszej własnej wiadomości. Jeśli mimo to napiszą Państwo z własnej inicjatywy coś o swoim zdrowiu, niepełnosprawności, ciąży, religii lub innej szczególnie chronionej informacji, ta wiadomość trafia do Anthropic tak jak każda inna. Po odpowiedzi czatu sprawdzamy zapisaną wiadomość za pomocą listy haseł. Jeśli rozpoznamy taką informację, zastępujemy całe zdanie w zapisanej historii czatu adnotacją, podobnie jak miejsca, w których odpowiedź czatu powtarza tę informację. W kolejnych krokach rozmowy do Anthropic trafia już tylko ta zaczerniona wersja. Lista haseł nie rozpoznaje każdej informacji, a pierwsze przekazanie do Anthropic jej nie zapobiega. Wyjątkiem są odpowiedzi na pytanie, na które wcześniej wyrazili Państwo zgodę na karcie zgody: te odpowiedzi są nam potrzebne do formularza.

Wycofanie zgody. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość, w czacie, w „Moje dane” lub e-mailem na adres datenschutz@halloamt.de. Wraz z wycofaniem zgody usuwamy dotyczące Państwa informacje w Państwa profilu i w zapisanych formularzach, pliki PDF u nas, w których się one znajdują, oraz treść wiadomości w czacie, za pomocą których zostały zapisane. Pliki PDF, które już Państwo pobrali, znajdują się poza naszą kontrolą. Przetwarzanie dokonane do momentu wycofania zgody pozostaje zgodne z prawem (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dowód zgody przechowujemy potem jeszcze przez 3 lata, bez samej informacji (zob. „Czego usunięcie konta nie usuwa”).

Informacje o innych osobach. Niektóre formularze pytają o takie informacje również w odniesieniu do innych osób: Wohngeldantrag — o osoby w Państwa gospodarstwie domowym, Anlage Kind oraz wniosek o Bildung und Teilhabe — o Państwa dziecko, wniosek o Grundsicherungsgeld wraz z Anlage WEP i Anlage KI — o Państwa partnera i dzieci, zgłoszenie miejsca zamieszkania oraz wniosek o uprawnienie do mieszkania socjalnego (Wohnberechtigungsschein) — o osoby, które wprowadzają się razem z Państwem. Państwa własna zgoda do tego nie wystarcza. Osoba, której to dotyczy, wyraża zgodę sama, na osobnej karcie na tym samym urządzeniu: najpierw strona prosi Państwa o przekazanie urządzenia tej osobie; następnie osoba ta wybiera swój język, podaje swoje imię i nazwisko i klika. Karta wskazuje Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) jako administratora i informuje, że Państwo, jako osoba prowadząca konto, widzą te informacje podczas wspólnego wypełniania. Po kliknięciu strona pokazuje tej osobie potwierdzenie: co oświadczyła, kiedy i w jaki sposób może wycofać zgodę. W przypadku dziecka poniżej 18 lat zgodę wyrażają Państwo jako rodzic i wybierają przy tym, czy przysługuje Państwu wyłączna władza rodzicielska, czy działają Państwo za zgodą drugiego rodzica, któremu również przysługuje władza rodzicielska; bez tego wyboru nie przyjmujemy zgody. Kopii dokumentów tożsamości nie żądamy. To, czy dziecko jest pełnoletnie, wynika z jego daty urodzenia. Gdy dziecko kończy 18 lat, zgoda rodzica wygasa. Nasz codzienny proces usuwania usuwa wtedy szczególnie chronione informacje o dziecku w Państwa profilu i w zapisanych formularzach oraz treść wiadomości w czacie, za pomocą których zostały zapisane, chyba że dziecko w międzyczasie samo wyraziło zgodę. Utworzony już plik PDF wniosku pozostaje, dopóki go Państwo nie usuną (punkt 3). Odnotowujemy, dla kogo i przez kogo wyrażono zgodę (z podanym imieniem i nazwiskiem oraz, w przypadku rodziców, wyborem dotyczącym władzy rodzicielskiej), kiedy, z jakim tekstem i w jakim języku. Zgoda obowiązuje tylko w odniesieniu do osoby, której dotyczy: jeśli usuną Państwo tę osobę ze swoich danych lub zmienią jej imię albo datę urodzenia, zgoda wygasa, a my usuwamy u siebie szczególnie chronione informacje o tej osobie. Jeśli danej osoby akurat nie ma lub nie chce ona wyrazić zgody, informacja pozostaje otwarta, a my zapytamy o nią jeszcze raz później. Mogą Państwo wówczas ukończyć formularz także bez tej informacji; informacja ta nie zostanie wtedy wpisana. Jeśli jest ona wymagana do Państwa wniosku, proszę uzupełnić ją samodzielnie przed jego złożeniem. Osoba ta może tak samo wycofać swoją zgodę, w czacie tego konta lub e-mailem na adres datenschutz@halloamt.de; wtedy usuwamy jej informacje w sposób opisany powyżej.

Co się dzieje, jeśli nie wyrażą Państwo zgody: Wybierają Państwo na karcie „Nie, kontynuuj bez tej informacji” i wypełniają Państwo pozostałe informacje w formularzu. Ta informacja nie zostanie wpisana. Jeśli jest ona wymagana do Państwa wniosku, proszę uzupełnić ją samodzielnie przed jego złożeniem. Bez wymaganej informacji urząd może żądać dalszych informacji; może to mieć wpływ na rozpatrzenie wniosku lub wnioskowane świadczenie. Nie sprawdzamy, jakie roszczenia Państwu przysługują. U nas nie powoduje to żadnych niekorzystnych skutków. W przypadku niektórych wniosków może to dotyczyć pieniędzy: w przypadku dodatku mieszkaniowego (Wohngeld) bez informacji o ciężkiej niepełnosprawności nie możemy wpisać przewidzianej z tego tytułu kwoty wolnej (Freibetrag), odejmowanej od dochodu. W przypadku Grundsicherungsgeld zwiększone zapotrzebowanie (Mehrbedarf), na przykład z powodu ciąży lub niepełnosprawności, nie znajdzie się wtedy we wniosku. W przypadku Kindergeld dla dziecka powyżej 25 lat lub dla sierot zupełnych powyżej 25 lat brakuje niepełnosprawności, która wystąpiła przed 25. urodzinami, jako podstawy roszczenia. To, co dotyczy Państwa wniosku, jest podane na karcie, zanim podejmą Państwo decyzję.

Wyjaśnianie pism. Celem jest wyjaśnienie Państwu pisma i, jeśli Państwo to wybiorą, zapisanie wyjaśnienia na Państwa koncie (punkt 8). Pismo może przy tym zawierać szczególnie chronione informacje, mimo że o nie nie pytamy, na przykład stopień niepełnosprawności, stopień potrzeby opieki, zasiłek chorobowy lub przynależność religijną.

• Informacje o Państwu: Przed przesłaniem prosimy Państwa o wyraźną zgodę na to, abyśmy przetwarzali dotyczące Państwa szczególne kategorie danych osobowych zawarte w Państwa piśmie, w szczególności informacje dotyczące zdrowia, przekonań religijnych lub politycznych albo pochodzenia etnicznego, w celu sporządzenia Państwa wyjaśnienia pisma i w tym celu przekazywali pismo do Anthropic w USA (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Bez tej zgody nie przyjmujemy pisma. Jeśli chcą Państwo zapisać wyjaśnienie na około 6 miesięcy (183 dni) na swoim koncie, wyrażają Państwo na to odrębną zgodę; jest ona dobrowolna, a bez tej drugiej zgody usuwamy wyjaśnienie po 24 godzinach. Odnotowujemy, kiedy wpłynęła do nas Państwa zgoda i jaki tekst Państwo przy tym widzieli.
• Informacje o innych osobach: Proszę przesyłać tylko pisma, które dotyczą Państwa samych. Szczególnie chronione informacje o innych osobach, na przykład dotyczące zdrowia Państwa dziecka lub partnera, proszę całkowicie zaczernić przed przesłaniem; jeśli to niemożliwe, prosimy nie zlecać wyjaśnienia tego pisma. Przed przesłaniem zobowiązują się Państwo, że nie będą przekazywać takich informacji, a my odnotowujemy, kiedy Państwa zobowiązanie do nas wpłynęło (punkt 8).
• Przekazywanie danych do USA: Zgoda nie zastępuje gwarancji dla przekazania. Opieramy je na standardowych klauzulach umownych (zob. „Przekazywanie danych do USA”). Pozostałe przetwarzanie opiera się na Art. 6 DSGVO (punkt 8).

Wycofanie zgody. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać swoją zgodę ze skutkiem na przyszłość, usuwając wyjaśnienie lub pisząc na adres datenschutz@halloamt.de. Przetwarzanie dokonane przed wycofaniem zgody pozostaje przez to zgodne z prawem (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wraz z wyjaśnieniem usuwamy zdjęcie lub plik PDF, najpóźniej po dwóch dniach; w naszych kopiach zapasowych wyjaśnienie znajduje się jeszcze przez maksymalnie 7 dni (punkt 8). Dowód Państwa zgody przechowujemy jeszcze przez 3 lata od zakończenia wyjaśnienia (punkt 8). To, co Anthropic już otrzymał, pozostaje tam zgodnie z okresami podanymi w sekcji „Przekazywanie danych do USA”.

Czy muszą Państwo podawać te dane?

Nie. Państwo decydują, co podają. Bez danych wymaganych w danym formularzu nie możemy jednak wypełnić formularza — to jest właśnie cel naszej usługi.

Sztuczna inteligencja — co robi, a czego nie robi

Rozmawiają Państwo ze sztuczną inteligencją, a nie z człowiekiem. Czat prowadzi model językowy AI (Claude firmy Anthropic). Zadaje pytania, rozumie Państwa odpowiedzi i wpisuje je do pól urzędowego formularza. Informujemy o tym Państwa, ponieważ wymaga tego unijne rozporządzenie o AI (Rozporządzenie (UE) 2024/1689, art. 50) — i ponieważ powinni Państwo o tym wiedzieć, zanim podadzą dane osobowe.

Sztuczna inteligencja nie podejmuje żadnych decyzji. Ona wypełnia formularz. O Państwa wniosku decyduje wyłącznie urząd. Nie ma miejsca żadna zautomatyzowana decyzja w rozumieniu art. 22 RODO: żadne sprawdzanie, czy coś Państwu przysługuje, żadna ocena Państwa osoby, żadna odmowa i żadne przyznanie.

Prosimy o sprawdzenie wyniku. Sztuczna inteligencja może coś źle zrozumieć lub wpisać do niewłaściwego pola. Dlatego zawsze pokazujemy Państwu podgląd wypełnionego formularza przed jego pobraniem. To Państwo składają wniosek w urzędzie — i powinni Państwo wcześniej przeczytać, co w nim jest napisane.

Czego z tego powodu nie robimy: Nie oznaczamy wypełnionych formularzy jako „wygenerowane przez AI". Zawierają one Państwa własne dane, tylko przeniesione do właściwych pól — a nie treść wymyśloną przez sztuczną inteligencję. Taki dopisek mógłby ponadto wywołać u urzędu błędne wrażenie, że w Państwa wniosek wkroczyła jakaś inna osoba.

Gdy sztuczna inteligencja wyjaśnia pismo, odczytuje je, tłumaczy na Państwa język i mówi Państwu, kto je wysłał, czego się żąda i jaki termin jest podany w piśmie. Nie ocenia, czy pismo jest prawidłowe, i nie oblicza żadnego terminu. Termin tłumaczy na Państwa język; zawarta w nim data pozostaje taka, jak w piśmie, a pod spodem pokazujemy brzmienie z pisma oraz, jeśli możemy ją ustalić, stronę, na której się ono znajduje. Sygnatury akt, numery i brzmienie terminu pokazujemy tylko wtedy, gdy odnajdziemy je dosłownie w warstwie tekstowej pliku PDF lub w drugim odczycie; to, czego nie możemy potwierdzić, oznaczamy, na przykład adnotacją „Sprawdź na oryginale”. Zmniejsza to liczbę błędów odczytu, ale ich nie wyklucza. Jeśli pismo zawiera pouczenie o środkach odwoławczych, sztuczna inteligencja tłumaczy je jako całość, a pod spodem pokazujemy brzmienie w języku niemieckim. Zanim pokażemy Państwu wyjaśnienie, model sztucznej inteligencji sprawdza w odrębnym kroku, czy zawiera ono własną radę lub własną ocenę; takie zdania usuwamy i informujemy Państwa o tym. Również to sprawdzenie może się mylić. Nie sprawdzamy, czy pismo jest prawdziwe. Rozstrzygające jest zawsze samo pismo. Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu Art. 22 DSGVO.

Jakie dane trafiają w związku z tym do Anthropic i co się z nimi tam dzieje, opisano wyżej w sekcjach „Kto oprócz nas widzi Państwa dane" i „Przekazywanie danych do USA".

Cookies i pomiar zasięgu

Nie stosujemy żadnych plików cookie do celów reklamowych ani analitycznych i nie mierzymy Państwa zachowania. Na Państwa urządzeniu zapisywane jest tylko to, co jest niezbędne do działania usługi: Państwa logowanie i aktualny wniosek. Jeśli zlecają Państwo wyjaśnienie pisma w postaci zdjęcia lub skanu, Państwa przeglądarka zapisuje ponadto na Państwa urządzeniu model językowy rozpoznawania tekstu na potrzeby sprawdzenia (punkt 8), aby przy następnym piśmie nie trzeba było go ponownie pobierać. Samo Państwa pismo nie jest tam zapisywane. Zgodnie z § 25 Abs. 2 TDDDG nie potrzebujemy na to wszystko Państwa zgody.

Jak liczymy nasz zasięg. Chcemy wiedzieć, ile osób odwiedza nasze strony i które strony są czytane. W tym celu nie korzystamy z żadnego zewnętrznego narzędzia analitycznego — ani Google Analytics, ani Plausible, ani pikseli śledzących. Zamiast tego liczy nasz własny serwer, w sposób maksymalnie oszczędny:

• Przechowywane są tylko liczniki dzienne: „ta strona była dziś odwiedzona tyle razy", „tyle wejść dziś przyszło z wyszukiwarki", a w przypadku wyjaśniania pism — ile razy sprawdzenie na urządzeniu dało dziś który wynik (punkt 8). Nie istnieje żaden zapis dotyczący pojedynczej wizyty.
• Ze strony, z której Państwo do nas przyszli, zapisujemy tylko nazwę witryny (np. google.com) — nigdy Państwa zapytania w wyszukiwarce i nigdy dokładnego adresu.
• Z adresu odwiedzonej strony usuwamy wszystko po znaku zapytania, a numery identyfikacyjne (np. numer dokumentu) łączymy w grupy. Wyjątkiem jest jedynie oznaczenie jednego z naszych plakatów, jednego z naszych linków w mediach społecznościowych lub jednej z naszych reklam w Google (np. ?q=flyer za kodem QR, ?q=fb-gruppe w grupie na Facebooku lub ?q=gads-de w reklamie Google): jeśli znajduje się ono na naszej stałej liście, liczymy wejście jako „przyszło przez ten plakat, ten link lub tę reklamę”, a następnie usuwamy oznaczenie z paska adresu; każdą inną wartość odrzucamy.
• Aby nie liczyć odwiedzających danego dnia dwukrotnie, tworzymy sumę kontrolną, której nie można odwrócić, na podstawie Państwa adresu IP, identyfikatora przeglądarki, tajnego dodatku oraz dzisiejszej daty. Ponieważ data jest w niej zawarta, jutro powstaje zupełnie inna suma kontrolna: nie możemy Państwa rozpoznać przez kilka dni — nawet z mocą wsteczną. Te sumy kontrolne usuwamy po dwóch dniach, a liczniki dzienne po 400 dniach.
• Na Państwa urządzeniu w celach liczenia nic nie jest zapisywane i nic nie jest odczytywane — żaden plik cookie, żaden identyfikator. Dlatego nie potrzebujemy na to ani Państwa zgody, ani banera cookie.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w poznaniu zasięgu własnej oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zmiany

Będziemy dostosowywać tę informację, gdy zmieni się nasza usługa. Obowiązuje wersja z datą podaną powyżej.