Oświadczenie o ochronie danych osobowych

Kto jest administratorem danych?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) reprezentowana przez dyrektora zarządzającego Christopha Sterkela Eifflerstraße 43 22769 Hamburg E-mail: datenschutz@halloamt.de

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

O co tutaj chodzi

HalloAmt pomaga wypełniać formularze urzędowe. W tym celu przetwarzamy dane, które są bardzo osobiste: imię i nazwisko oraz adres, dochody, sytuację rodzinną, obywatelstwo, status pobytu oraz to, jakie świadczenie socjalne Państwo otrzymują.

Jesteśmy świadomi, co to oznacza. Dlatego to oświadczenie mówi Państwu dokładnie: jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, kto jeszcze oprócz nas ma do nich dostęp, jak długo je przechowujemy i jakie mają Państwo prawa.

Jakie dane przetwarzamy i dlaczego

1. Państwa konto — adres e-mail i hasło; w przypadku logowania przez Google – tamtejszy identyfikator i adres e-mail. Cel: aby mogli się Państwo zalogować i odnaleźć swoje wnioski. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jak długo: do momentu usunięcia konta przez Państwa. Konta założone bez rejestracji usuwamy automatycznie po 30 dniach.

2. Państwa dane podane w czacie — wszystko, co Państwo wprowadzają, aby formularz mógł zostać wypełniony: imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres, obywatelstwo, stan cywilny, dane dotyczące dzieci i małżonka/małżonki, dane bankowe (IBAN), numer identyfikacji podatkowej, dane dotyczące pracy i dochodów, status pobytu oraz rodzaj otrzymywanego świadczenia socjalnego. Dodatkowo historia rozmowy. Cel: aby prawidłowo wypełnić formularz i żeby przy kolejnym wniosku nie musieli Państwo wpisywać wszystkiego od nowa. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jak długo: do momentu usunięcia wniosku lub konta przez Państwa.

3. Państwa gotowy formularz — wypełniony plik PDF. Podstawa prawna: wykonanie umowy. Jak długo: Bezpłatne podglądy usuwamy po 7 dniach. Gotowy, opłacony plik PDF należy do Państwa i pozostaje u nas, dopóki nie usuną go Państwo, powiązanego wniosku lub konta. Jeśli usuną Państwo wniosek, u nas pozostaje wpis bez treści: data, status oraz potwierdzenie, że sprawdzili Państwo formularz przed pobraniem. Nie zawiera on żadnych Państwa danych, a potrzebujemy go, aby prawidłowo liczyć limit Państwa abonamentu oraz aby w razie sporu móc udowodnić, że formularz był Państwu dostępny przed wysłaniem.

4. Państwa płatność — status płatności, dane abonamentu, numer klienta w Stripe. Nigdy nie widzimy danych Państwa karty — podają je Państwo bezpośrednio w Stripe. Podstawa prawna: wykonanie umowy; w przypadku faktur dodatkowo ustawowe obowiązki przechowywania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jak długo: dane abonamentu do momentu usunięcia konta; dokumenty księgowe tak długo, jak wymaga tego prawo.

5. Ochrona przed nadużyciami — zaszyfrowany identyfikator Państwa adresu IP (nie sam adres IP), liczniki użycia oraz koszty przypadające na jedno zapytanie. Cel: aby nikt nie nadużywał usługi w sposób automatyczny i nie generował kosztów, których nie bylibyśmy w stanie ponieść. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jak długo: 90 dni.

6. Państwa zgłoszenia zwrotne — to, co piszą nam Państwo za pomocą formularza zgłoszeniowego lub formularza opinii. Należą do tego treść wiadomości, strona, na której się Państwo znajdowali, wersja interfejsu oraz ogólne informacje o urządzeniu, np. „Chrome na Androidzie". Podanie adresu e-mail do celów kontaktowych jest dobrowolne. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku dobrowolnie podanego adresu e-mail – Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili odwołać. Jak długo: do czasu rozpatrzenia zgłoszenia; w przypadku usunięcia konta usuwamy również Państwa zgłoszenia.

7. Gdy zgłaszają Państwo potrzebę formularza — nazwa formularza, urząd, Państwa miejscowość, adres e-mail oraz, jeśli przesyłają Państwo plik, sam plik. Cel: abyśmy mogli dodać formularz do naszej oferty i odpowiedzieć Państwu. Podstawa prawna: wykonanie umowy oraz uzasadniony interes. Jak długo: przesłane pliki usuwamy, gdy tylko rozpoznamy formularz, najpóźniej po 30 dniach.

Kto oprócz nas widzi Państwa dane

Współpracujemy z usługodawcami. Są dwa ich rodzaje, a różnica jest dla Państwa ważna:

• W naszym imieniu oznacza: dostawca może zrobić z Państwa danymi wyłącznie to, co mu powiemy. Odpowiedzialni pozostajemy my i obowiązuje niniejsze oświadczenie.
• Na własną odpowiedzialność oznacza: dostawca sam decyduje, co robi z danymi. W tym zakresie obowiązuje jego własne oświadczenie o ochronie danych, a nie nasze.

W naszym imieniu (podmioty przetwarzające, związane naszymi poleceniami)

Kto	Do czego	Gdzie
Supabase	Konto, baza danych, przechowywanie Państwa danych i plików PDF	Centrum danych Frankfurt am Main
Anthropic	sztuczna inteligencja, która prowadzi czat i wypełnia formularz	USA
Cloudflare	Dostarczanie strony internetowej	na całym świecie, lokalizacje w UE
Resend	Wysyłka naszych e-maili — adres, temat i treść	USA
Stripe	Realizacja Państwa płatności	Spółka z UE, koncern w USA

Z każdym z tych pięciu dostawców zawarta jest umowa o powierzeniu przetwarzania danych na podstawie art. 28 RODO.

Odbiorcy działający na własną odpowiedzialność

Kto	Do czego	Gdzie
Google	tylko jeśli korzystają Państwo z opcji „Zaloguj się przez Google"	USA
Stripe	Płatności	Spółka z UE, koncern w USA
Resend	kto, kiedy i na jaki adres napisał	USA
easybell	nasze łącze telefoniczne i zapowiedź	Niemcy

Google nie działa w naszym imieniu: jeśli korzystają Państwo z opcji „Zaloguj się przez Google", logują się Państwo u Google — za to Google odpowiada sam i obowiązuje własne oświadczenie o ochronie danych Google. Jeśli nie korzystają Państwo z tej drogi, Google niczego się o Państwu nie dowie.

Stripe ma obie role i tak też stanowi nasza umowa: płatność Stripe realizuje w naszym imieniu; we własnych celach, przede wszystkim w celu wykrywania oszustw, Stripe decyduje sam. Dlatego Stripe jest wymieniony na obu listach.

Resend również występuje w obu rolach, i tak też jest to zapisane w naszej umowie: Wysyłkę Państwa e-maila — adres, temat i treść — Resend realizuje na nasze zlecenie. Dane o ruchu, czyli kto, kiedy i na jaki adres napisał, Resend przetwarza ponadto na własne potrzeby i samodzielnie o tym decyduje. Dlatego Resend znajduje się na obu listach.

Nie mierzymy, czy Państwo otwierają e-mail lub klikają w niego. Resend mógłby to zaoferować; nie skonfigurowaliśmy tej funkcji. Nie ma pikseli śledzących ani przepisanych linków.

Poza tym nie przekazujemy żadnych danych dalej — w szczególności nie przekazujemy ich urzędom, pracodawcom, wynajmującym ani biurom informacji kredytowej. Wnioski składają Państwo samodzielnie.

Gdy Państwo do nas dzwonią

Pod naszym numerem telefonu odtwarzana jest zapowiedź. Rozmowa nie ma miejsca — nikt nie odbiera i nie mogą Państwo pozostawić żadnej wiadomości.

Nasz dostawca usług telefonicznych easybell wysyła nam po każdym połączeniu e-mail. Zawiera on Państwa numer telefonu oraz czas połączenia — dzięki temu widzimy, że ktoś dzwonił. Nic nie jest nagrywane: easybell nie zapisuje takich połączeń, lecz przekazuje je nam bezpośrednio drogą e-mailową.

easybell jest samodzielnie odpowiedzialny za dane połączeń — dostawca usług telefonicznych zgodnie ze stanem prawnym zawsze ponosi taką odpowiedzialność za okoliczności telekomunikacji. Dlatego easybell znajduje się na liście powyżej, a nie wśród podmiotów przetwarzających dane na zlecenie, i dlatego nie zawarto z nim umowy powierzenia przetwarzania danych.

Wiadomość e-mail o połączeniu trafia do naszej skrzynki pocztowej i jest tam usuwana ręcznie, gdy sprawa zostanie załatwiona. Podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes polegający na byciu osiągalnym (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Przekazywanie danych do USA — co powinni Państwo wiedzieć

Aby sztuczna inteligencja mogła wypełnić Państwa wniosek, teksty z czatu są przekazywane do Anthropic w USA i tam przetwarzane. Dotyczy to dokładnie tych danych, które zostały wymienione powyżej w punkcie 2.

Obowiązują przy tym następujące zasady:

• Państwa dane nie są wykorzystywane do trenowania sztucznej inteligencji.
• Ustaliliśmy, że przetwarzanie odbywa się wyłącznie w USA, a nie w zmieniających się krajach.
• Przechowywane są Państwa dane w Frankfurt am Main, a nie w USA.
• Nie są przekazywane Państwa konto, dane płatności ani gotowy plik PDF — powstaje on na naszym serwerze we Frankfurcie, bez udziału sztucznej inteligencji.

USA nie są krajem, którego poziom ochrony danych Komisja Europejska uznała ogólnie za równoważny. Dlatego każde przekazanie opieramy na jednej z gwarancji, które przewiduje w tym celu RODO:

Odbiorca	Na czym opieramy przekazanie
Anthropic — Państwa teksty z czatu	Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914, moduły 2 i 3). Są one częścią naszej umowy powierzenia przetwarzania danych z Anthropic.
Stripe — płatności	Naszym partnerem umownym jest Stripe Payments Europe, Ltd. w Irlandii. Do przekazywania wewnątrz grupy Stripe stosuje się standardowe klauzule umowne oraz certyfikację zgodnie z EU-US Data Privacy Framework.
Google — tylko przy „Zaloguj się przez Google"	Google LLC posiada certyfikat EU-US Data Privacy Framework. Dla tego przekazania obowiązuje zatem decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony — nie wymaga ono dodatkowej gwarancji.
Cloudflare — dostarczanie strony internetowej	Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914). Są one częścią umowy powierzenia przetwarzania danych, którą włącza nasza umowa o korzystanie z Cloudflare.
Supabase — konto, baza danych, przechowywanie	Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914). Państwa dane są przechowywane we Frankfurcie nad Menem; przekazanie dotyczy dostępu przez spółkę matkę w USA.
Resend — wysyłka naszych e-maili	Naszym partnerem umownym jest Plus Five Five, Inc. w San Francisco. Przekazanie danych opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914, moduł 2) oraz dodatkowo na certyfikacji zgodnie z EU-US Data Privacy Framework. Zgodnie z umową przetwarzanie odbywa się głównie w USA.

Mogą Państwo zażądać od nas kopii tych gwarancji. Prosimy napisać na datenschutz@halloamt.de, a prześlemy je Państwu.

Jak długo Anthropic przechowuje Państwa teksty. Trwale Państwa dane są przechowywane wyłącznie u nas we Frankfurcie nad Menem (patrz wyżej). Ponadto przekazany tekst pozostaje u Anthropic do 30 dni; następnie Anthropic go usuwa. W tym czasie Anthropic może go przeglądać w celach bezpieczeństwa i ochrony przed nadużyciami.

Jeżeli automatyczne wykrywanie nadużyć Anthropic zgłosi dane zdarzenie, Anthropic może przechowywać dane wejściowe i wyjściowe do dwóch lat. Obowiązuje to niezależnie od wszystkiego innego i nie leży w naszej gestii.

Jak chronimy Państwa dane

• Szyfrowanie podczas przesyłania i podczas przechowywania.
• Każda osoba widzi wyłącznie swoje własne dane; jest to wymuszone technicznie w bazie danych, a nie tylko w interfejsie.
• Nasz obszar administracyjny pokazuje Państwa tylko pod identyfikatorem, a nie z imieniem i nazwiskiem. Kto chce zobaczyć imię i nazwisko, potrzebuje logowania dwuetapowego, a każdy taki dostęp jest rejestrowany. Ten rejestr przechowujemy 730 dni.
• Państwa adres IP przechowujemy tylko w postaci zaszyfrowanej.
• Państwa podpis odręczny jest usuwany po wstawieniu do PDF i nie jest przechowywany.

Państwa prawa

W każdej chwili mogą Państwo zażądać od nas:

• Informacji, jakie dane o Państwu przechowujemy (art. 15 RODO)
• Sprostowania, jeśli coś jest błędne (art. 16)
• Usunięcia Państwa danych (art. 17)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• Przekazania Państwa danych w formacie umożliwiającym przenoszenie (art. 20)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21)

W tym celu proszę napisać na adres datenschutz@halloamt.de. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca.

Usuwać dane mogą Państwo samodzielnie, na dwóch poziomach. Pojedynczy wniosek usuwają Państwo w sekcji „Meine Formulare" (Moje formularze) → „Antrag löschen" (Usuń wniosek): dzięki temu znika historia rozmowy, Państwa wersje pośrednie i pliki PDF dotyczące tego wniosku — zapisane przez Państwa dane pozostają i można je pojedynczo zmienić lub usunąć w sekcji „Meine Daten" (Moje dane). Konto i wszystkie dane usuwają Państwo w sekcji „Konto löschen" (Usuń konto); usuwa to Państwa dane, Państwa formularze oraz aktywny abonament.

Czego usunięcie konta nie usuwa — i dlaczego

Jedna rzecz pozostaje, i mówimy o tym wprost, zamiast to ukrywać: Jeśli dokonali Państwo u nas zakupu, zachowujemy niewielki dowód tego zakupu — także po usunięciu konta. Znajduje się w nim Państwa adres e-mail w postaci jawnej, zakupiony produkt, cena, data oraz momenty Państwa zgód, Państwa potwierdzenia przed pobraniem oraz ewentualnego wypowiedzenia lub odstąpienia.

Dlaczego: W razie sporu dotyczącego zakupu każda strona musi umieć wykazać, co i kiedy zostało uzgodnione. Bez Państwa adresu dowód byłby bezwartościowy dla obu stron — pokazywałby jedynie, że ktoś wyraził zgodę. Dlatego adres widnieje tam w postaci jawnej, a nie jako nieczytelna suma kontrolna: suma kontrolna niczego nie udowadnia temu, kto jej nie zna.

Podstawa prawna: Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO — prawo do usunięcia nie ma zastosowania w zakresie, w jakim dane są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak długo: do czterech lat (trzy lata od końca roku, w którym powstało roszczenie, §§ 195, 199 BGB). W przypadku danych, które są jednocześnie danymi rozliczeniowymi, mogą obowiązywać dłuższe terminy podatkowe. Potem dowód zostaje usunięty.

Kto może go zobaczyć: nikt poprzez aplikację. Dane te są przechowywane technicznie w taki sposób, że nie są dostępne ani w obszarze użytkownika, ani w obszarze administracyjnym — są wyszukiwane wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście chodzi o taki dowód.

Jeśli nigdy niczego Państwo u nas nie kupili, taki dowód w ogóle nie powstaje.

Mogą Państwo również złożyć skargę do organu nadzorczego ochrony danych. Właściwym organem dla nas jest Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Hamburski Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji).

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel. (040) 428 54 – 4040 · Fax (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Czy muszą Państwo podawać te dane?

Nie. Państwo decydują, co podają. Bez danych wymaganych w danym formularzu nie możemy jednak wypełnić formularza — to jest właśnie cel naszej usługi.

Sztuczna inteligencja — co robi, a czego nie robi

Rozmawiają Państwo ze sztuczną inteligencją, a nie z człowiekiem. Czat prowadzi model językowy AI (Claude firmy Anthropic). Zadaje pytania, rozumie Państwa odpowiedzi i wpisuje je do pól urzędowego formularza. Informujemy o tym Państwa, ponieważ wymaga tego unijne rozporządzenie o AI (Rozporządzenie (UE) 2024/1689, art. 50) — i ponieważ powinni Państwo o tym wiedzieć, zanim podadzą dane osobowe.

Sztuczna inteligencja nie podejmuje żadnych decyzji. Ona wypełnia formularz. O Państwa wniosku decyduje wyłącznie urząd. Nie ma miejsca żadna zautomatyzowana decyzja w rozumieniu art. 22 RODO: żadne sprawdzanie, czy coś Państwu przysługuje, żadna ocena Państwa osoby, żadna odmowa i żadne przyznanie.

Prosimy o sprawdzenie wyniku. Sztuczna inteligencja może coś źle zrozumieć lub wpisać do niewłaściwego pola. Dlatego zawsze pokazujemy Państwu podgląd wypełnionego formularza przed jego pobraniem. To Państwo składają wniosek w urzędzie — i powinni Państwo wcześniej przeczytać, co w nim jest napisane.

Czego z tego powodu nie robimy: Nie oznaczamy wypełnionych formularzy jako „wygenerowane przez AI". Zawierają one Państwa własne dane, tylko przeniesione do właściwych pól — a nie treść wymyśloną przez sztuczną inteligencję. Taki dopisek mógłby ponadto wywołać u urzędu błędne wrażenie, że w Państwa wniosek wkroczyła jakaś inna osoba.

Jakie dane trafiają w związku z tym do Anthropic i co się z nimi tam dzieje, opisano wyżej w sekcjach „Kto oprócz nas widzi Państwa dane" i „Przekazywanie danych do USA".

Cookies i pomiar zasięgu

Nie stosujemy żadnych plików cookie do celów reklamowych ani analitycznych i nie mierzymy Państwa zachowania. Na Państwa urządzeniu zapisywane jest tylko to, co jest niezbędne do działania usługi: Państwa logowanie i aktualny wniosek. Zgodnie z § 25 ust. 2 TDDDG nie potrzebujemy na to Państwa zgody.

Jak liczymy nasz zasięg. Chcemy wiedzieć, ile osób odwiedza nasze strony i które strony są czytane. W tym celu nie korzystamy z żadnego zewnętrznego narzędzia analitycznego — ani Google Analytics, ani Plausible, ani pikseli śledzących. Zamiast tego liczy nasz własny serwer, w sposób maksymalnie oszczędny:

• Przechowywane są tylko liczniki dzienne: „ta strona była dziś odwiedzona tyle razy", „tyle wejść dziś przyszło z wyszukiwarki". Nie istnieje żaden zapis dotyczący pojedynczej wizyty.
• Ze strony, z której Państwo do nas przyszli, zapisujemy tylko nazwę witryny (np. google.com) — nigdy Państwa zapytania w wyszukiwarce i nigdy dokładnego adresu.
• Z adresu odwiedzonej strony usuwamy wszystko po znaku zapytania, a numery identyfikacyjne (np. numer dokumentu) łączymy w grupy.
• Aby nie liczyć odwiedzających danego dnia dwukrotnie, tworzymy sumę kontrolną, której nie można odwrócić, na podstawie Państwa adresu IP, identyfikatora przeglądarki, tajnego dodatku oraz dzisiejszej daty. Ponieważ data jest w niej zawarta, jutro powstaje zupełnie inna suma kontrolna: nie możemy Państwa rozpoznać przez kilka dni — nawet z mocą wsteczną. Te sumy kontrolne usuwamy po dwóch dniach, a liczniki dzienne po 400 dniach.
• Na Państwa urządzeniu w celach liczenia nic nie jest zapisywane i nic nie jest odczytywane — żaden plik cookie, żaden identyfikator. Dlatego nie potrzebujemy na to ani Państwa zgody, ani banera cookie.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w poznaniu zasięgu własnej oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zmiany

Będziemy dostosowywać tę informację, gdy zmieni się nasza usługa. Obowiązuje wersja z datą podaną powyżej.