Декларация за защита на личните данни

Кой е отговорен?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) представлявана от управителя Christoph Sterkel Eifflerstraße 43 22769 Hamburg Имейл: datenschutz@halloamt.de

Не сме назначили длъжностно лице по защита на данните.

За какво става дума тук

HalloAmt помага при попълването на формуляри за учреждения. За това обработваме данни, които са много лични: име и адрес, доходи, семейно положение, гражданство, статут на пребиваване и каква социална помощ получавате.

Ние знаем какво означава това. Затова тази декларация Ви казва точно: какви данни обработваме, за какво, кой освен нас още ги вижда, колко дълго ги пазим и какви права имате.

Какви данни обработваме и защо

1. Вашият профил — имейл адрес и парола; при вход през Google — идентификаторът там и имейл адресът. За какво: за да можете да влизате и да намирате отново своите заявления. Правно основание: изпълнение на договор (чл. 6, ал. 1, буква б) ОРЗД). Колко дълго: докато изтриете профила си. Профили, създадени без регистрация, изтриваме автоматично след 30 дни.

2. Вашите данни в чата — всичко, което въвеждате, за да може да бъде попълнен формуляр: име, дата и място на раждане, адрес, гражданство, семейно състояние, данни за деца и съпруг(а), банкова сметка (IBAN), данъчен идентификационен номер, данни за работа и доходи, статут на пребиваване и вид на получаваната социална помощ. Към това и историята на разговора. За какво: за да бъде попълнен формулярът правилно и за да не трябва да въвеждате всичко отново при следващото заявление. Правно основание: изпълнение на договор (чл. 6, ал. 1, буква б) ОРЗД). Колко дълго: докато изтриете заявлението или профила си.

3. Вашият готов формуляр — попълненият PDF файл. Правно основание: изпълнение на договор. Колко дълго: Безплатните предварителни прегледи изтриваме след 7 дни. Готовият, платен PDF е Ваш и остава, докато не изтриете него, съответното заявление или профила си. Когато изтриете заявление, при нас остава запис без съдържание: дата, статус и потвърждението, че сте проверили формуляра преди изтеглянето. Той не съдържа никакви Ваши данни и ни е нужен, за да броим правилно квотата на Вашия абонамент и за да можем при спор да докажем, че формулярът Ви е бил предоставен преди изпращането.

4. Вашето плащане — статус на плащането, данни за абонамента, клиентски номер при Stripe. Данните на Вашата карта никога не виждаме — тях въвеждате директно при Stripe. Правно основание: изпълнение на договор; за фактурите допълнително законови задължения за съхранение (чл. 6, ал. 1, буква в) ОРЗД). Колко дълго: данните за абонамента — до изтриването на профила; счетоводните документи — толкова дълго, колкото изисква законът.

5. Защита от злоупотреба — криптиран идентификатор на Вашия IP адрес (не самият IP адрес), брояч на използването и разходите за всяка заявка. За какво: за да не може никой да злоупотребява автоматизирано с услугата и да ни причинява разходи, които не можем да понесем. Правно основание: законен интерес (чл. 6, ал. 1, буква е) ОРЗД). Колко дълго: 90 дни.

6. Вашите обратни връзки — това, което ни пишете чрез формуляра за съобщения или за обратна връзка. Към това принадлежат текстът, страницата, на която сте били, версията на интерфейса и обща информация за устройството, като „Chrome на Android". Имейл адрес за допълнителен въпрос е доброволен. Правно основание: законен интерес (чл. 6, ал. 1, буква е) ОРЗД); за доброволния имейл адрес — Вашето съгласие (чл. 6, ал. 1, буква а) ОРЗД), което можете да оттеглите по всяко време. Колко дълго: до обработването; при изтриване на профила изтриваме и Вашите съобщения.

7. Когато поискате формуляр — име на формуляра, учреждение, Вашето населено място, Вашият имейл адрес и, ако качите такъв, файлът. За какво: за да можем да добавим формуляра и да Ви отговорим. Правно основание: изпълнение на договор и законен интерес. Колко дълго: Качените файлове изтриваме, щом разпознаем формуляра, най-късно след 30 дни.

Кой освен нас вижда Вашите данни

Работим с доставчици на услуги. Има два вида и разликата е важна за Вас:

• По наше възлагане означава: доставчикът може да прави с Вашите данни само това, което му кажем. Отговорни оставаме ние и важи настоящата декларация.
• На собствена отговорност означава: доставчикът сам решава какво да прави с данните. За това важи неговата собствена декларация за защита на данните, не нашата.

По наше възлагане (обработващи, обвързани с нашите указания)

Кой	За какво	Къде
Supabase	профил, база данни, съхранение на Вашите данни и PDF файлове	център за данни Frankfurt am Main
Anthropic	изкуственият интелект, който води чата и попълва формуляра	САЩ
Cloudflare	доставяне на сайта	по целия свят, локации в ЕС
Resend	изпращане на нашите имейли — адрес, тема и съдържание	САЩ
Stripe	обработване на Вашето плащане	дружество от ЕС, концерн в САЩ

С всеки от тези пет доставчика съществува договор за обработване на данни съгласно чл. 28 от ОРЗД.

Получатели, които действат на собствена отговорност

Кой	За какво	Къде
Google	само ако използвате „Вход с Google"	САЩ
Stripe	плащане	дружество в ЕС, група в САЩ
Resend	кой кога на какъв адрес е писал	САЩ
easybell	нашата телефонна линия и гласовото съобщение	Германия

Google не действа по наше възлагане: ако използвате „Вход с Google", Вие влизате в профила си при Google — за това Google отговаря сам и важи собствената декларация за защита на данните на Google. Ако не използвате този път, Google не научава нищо за Вас.

Stripe има и двете роли, и това е записано в нашия договор: Плащането Stripe извършва по наше възлагане; за собствени цели, преди всичко за разкриване на измами, Stripe решава сам. Затова Stripe стои и в двата списъка.

Resend също има и двете роли, и това е записано така в нашия договор: Изпращането на Вашия имейл — адрес, тема и съдържание — се извършва от Resend по наше възлагане. Трафичните данни, тоест кой кога на какъв адрес е писал, Resend обработва освен това за собствени цели и решава за това самостоятелно. Затова Resend е посочен и в двата списъка.

Ние не измерваме дали отваряте или кликвате даден имейл. Resend би могъл да предложи това; ние не сме го настроили. Няма пиксел за проследяване и няма пренаписани връзки.

Освен това не предаваме нищо — особено не на учреждения, работодатели, наемодатели или кредитни бюра. Своите заявления подавате сами.

Ако ни се обадите

На нашия телефонен номер работи гласова съобщение. Разговор не се провежда — никой не вдига, а Вие също не можете да оставите съобщение.

Нашият телефонен доставчик easybell ни изпраща имейл след всяко обаждане. В него се съдържат Вашият телефонен номер и часът на обаждането — за да виждаме, че някой се е обадил. Нищо не се записва: easybell не съхранява такива обаждания, а ни ги предава веднага по имейл.

easybell сам носи отговорност за данните за връзката — телефонен доставчик винаги е такъв съгласно правното положение по отношение на обстоятелствата на телекомуникацията. Затова easybell е посочен в списъка по-горе, а не сред обработващите данни по поръчение, и затова за това не съществува договор за обработване на данни по поръчение.

Имейлът с обаждането постъпва в нашата пощенска кутия и се изтрива ръчно, щом въпросът е приключен. Правно основание е нашият легитимен интерес да бъдем достъпни (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Предаване към САЩ — какво трябва да знаете

За да може изкуственият интелект да попълни Вашето заявление, Вашите текстове от чата се предават на Anthropic в САЩ и се обработват там. Това се отнася точно за данните, които са посочени по-горе в точка 2.

Какво важи при това:

• Вашите данни не се използват за обучение на изкуствения интелект.
• Определили сме, че обработването се извършва изключително в САЩ и не в променящи се държави.
• Съхраняват се Вашите данни във Frankfurt am Main, не в САЩ.
• Не се предават Вашият профил, Вашите платежни данни и готовият PDF — той се създава на нашия сървър във Frankfurt, без изкуствен интелект.

САЩ не са държава, чието ниво на защита на данните Европейската комисия да е признала като цяло за равностойно. Затова всяко предаване основаваме на една от гаранциите, които ОРЗД предвижда за това:

Получател	На какво основаваме предаването
Anthropic — Вашите текстове от чата	Стандартни договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914, модули 2 и 3). Те са част от нашия договор за обработване на данни с Anthropic.
Stripe — плащане	Нашият договорен партньор е Stripe Payments Europe, Ltd. в Ирландия. За предаването в рамките на групата Stripe важат стандартните договорни клаузи и сертифицирането по EU-US Data Privacy Framework.
Google — само при „Вход с Google"	Google LLC е сертифициран по EU-US Data Privacy Framework. За това предаване важи следователно решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита — то не се нуждае от допълнителна гаранция.
Cloudflare — доставяне на сайта	Стандартни договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914). Те са част от договора за обработване на данни, който нашето споразумение за ползване с Cloudflare включва.
Supabase — профил, база данни, съхранение	Стандартни договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914). Вашите данни се съхраняват във Frankfurt am Main; предаването се отнася до достъпа от страна на дружеството майка в САЩ.
Resend — изпращане на нашите имейли	Наш договорен партньор е Plus Five Five, Inc. в San Francisco. Предаването се основава на Стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914, Модул 2) и допълнително на сертифицирането съгласно EU-US Data Privacy Framework. Съгласно договора обработването се извършва предимно в САЩ.

Можете да поискате от нас копие от тези гаранции. Пишете на datenschutz@halloamt.de и ще Ви ги изпратим.

Колко дълго Anthropic пази Вашите текстове. Трайно Вашите данни се съхраняват само при нас във Frankfurt am Main (вижте по-горе). Освен това предаденият текст остава при Anthropic до 30 дни; след това Anthropic го изтрива. В рамките на този срок Anthropic може да го преглежда за целите на сигурността и защитата от злоупотреби.

Ако автоматичното разпознаване на злоупотреби на Anthropic сигнализира за дадена операция, Anthropic може да съхранява входните и изходните данни до две години. Това важи независимо от всичко останало и не е в нашите ръце.

Как защитаваме Вашите данни

• Криптиране при пренос и при съхранение.
• Всеки човек вижда единствено своите собствени данни; това е наложено технически в базата данни, не само в интерфейса.
• В нашата административна част Вие се показвате само с идентификатор, не с име. Който иска да види истински имена, се нуждае от вписване с два фактора, и всеки такъв достъп се протоколира. Този протокол пазим 730 дни.
• Вашия IP адрес съхраняваме само криптиран.
• Вашият нарисуван подпис се изтрива след вмъкването в PDF файла и не се съхранява.

Вашите права

Можете по всяко време да поискате от нас:

• Информация какви данни имаме за Вас (Art. 15 DSGVO)
• Коригиране, ако нещо е грешно (Art. 16)
• Изтриване на Вашите данни (Art. 17)
• Ограничаване на обработването (Art. 18)
• Предаване на Вашите данни в прехвърлим формат (Art. 20)
• Възражение срещу обработвания, които се основават на законен интерес (Art. 21)

За целта пишете на datenschutz@halloamt.de. Отговаряме в рамките на един месец.

Изтриването можете да направите и сами, и то на две стъпки. Отделно заявление изтривате в „Моите формуляри“ → „Изтриване на заявление“: така изчезват историята на разговора, Вашите междинни състояния и PDF файловете към това заявление — Вашите запазени данни остават и могат да се променят или премахват поединично в „Моите данни“. Вашият профил и всички данни изтривате в „Изтриване на профила“; това премахва Вашите данни, Вашите формуляри и текущ абонамент.

Какво изтриването на акаунта не премахва — и защо

Едно нещо остава, и ви казваме това ясно, вместо да го скрием: Ако сте купували при нас, пазим малко доказателство за тази покупка — дори след изтриването на акаунта. В него стоят вашият имейл адрес в чист вид, купеният продукт, цената, датата и моментите на вашите съгласия, на вашето потвърждение преди изтегляне и на анулиране или отказ.

Защо: При спор относно покупка всяка страна трябва да може да докаже какво е било уговорено и кога. Без вашия адрес доказателството би било безполезно за двете страни — то би показало само, че някой е дал съгласие. Затова адресът стои там в чист вид, а не като нечетима контролна сума: контролна сума не доказва нищо на никого, който не я знае.

Правно основание: Art. 17 Abs. 3 lit. b и lit. e DSGVO (ОРЗД) — правото на изтриване не важи, доколкото данните са необходими за изпълнение на правно задължение или за предявяване, упражняване или защита на правни претенции.

Колко дълго: до четири години (три години от края на годината, в която е възникнала претенцията, §§ 195, 199 BGB). За данни, които същевременно са данни от фактура, могат да важат по-дълги данъчни срокове. След това доказателството се изтрива.

Кой може да го види: никой чрез приложението. Тези данни са технически съхранени така, че не са достъпни нито в потребителската част, нито в административната част — те се извличат само когато наистина се касае за такова доказателство.

Ако никога не сте купували нищо, това доказателство изобщо не възниква.

Освен това можете да подадете жалба до надзорен орган по защита на данните. За нас компетентен е Хамбургският упълномощен за защита на данните и свобода на информацията (Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel. (040) 428 54 – 4040 · Fax (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Трябва ли да посочвате тези данни?

Не. Вие решавате какво въвеждате. Без данните, които се изискват в съответния формуляр, обаче не можем да попълним формуляра — това е целта на услугата.

Изкуствен интелект — какво прави и какво не

Вие говорите с изкуствен интелект, не с човек. Чатът се води от езиков модел с изкуствен интелект (Claude от Anthropic). Той задава въпросите, разбира Вашите отговори и ги вписва в полетата на официалния формуляр. Указваме Ви това, защото Регламентът на ЕС за изкуствения интелект (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50) го изисква — и защото трябва да го знаете, преди да посочите лични данни.

Изкуственият интелект не решава нищо. Той попълва. По Вашето заявление решава само органът. Не се извършва автоматизирано решение по смисъла на Art. 22 DSGVO: никаква проверка дали Ви се полага нещо, никаква оценка на Вашата личност, никакъв отказ и никакво одобрение.

Моля, проверете резултата. Изкуственият интелект може да разбере нещо погрешно или да го впише в грешното поле. Затова преди изтеглянето винаги Ви показваме преглед на попълнения формуляр. Вие сте тази/този, който подава заявлението пред органа — и трябва преди това да сте прочели какво пише в него.

Какво не правим за това: Ние не обозначаваме попълнените формуляри като „създадени с изкуствен интелект“. В тях стоят Вашите собствени данни, само пренесени в правилните полета — няма съдържание, измислено от изкуствен интелект. Освен това такава бележка би могла да създаде у органа грешното впечатление, че някой друг е намесил в Вашето заявление.

Какви данни отиват при това към Anthropic и какво се случва там с тях, е описано по-горе в „Кой освен нас вижда Вашите данни“ и „Предаване към САЩ“.

Бисквитки и измерване на обхвата

Ние не използваме бисквитки за рекламни или аналитични цели и не измерваме Вашето поведение. На Вашето устройство се съхранява само това, което е необходимо за работата: Вашето вписване и текущото заявление. За това не ни е необходимо съгласие според § 25 Abs. 2 TDDDG.

Как броим нашия обхват. Искаме да знаем колко хора достигат до нашите страници и кои страници се четат. За това не използваме чуждо аналитично средство — нито Google Analytics, нито Plausible, нито броящ пиксел. Вместо това брои нашият собствен сървър, и то толкова пестеливо, колкото е възможно:

• Съхраняват се само дневни броячи: „тази страница беше отворена днес толкова пъти“, „толкова отваряния дойдоха днес през търсачка“. Няма запис за отделно посещение.
• От страницата, през която сте дошли при нас, съхраняваме само името на уебсайта (например google.com) — никога Вашето търсене и никога точния адрес.
• От адреса на отворената страница премахваме всичко след въпросителния знак, а идентификационни номера (например на документ) обобщаваме.
• За да не броим двойно посетителите на един ден, образуваме контролна сума, която не може да се пресметне обратно, от Вашия IP адрес, обозначението на Вашия браузър, тайна добавка и днешната дата. Тъй като датата е част от нея, утре се получава съвсем друга контролна сума: не можем да Ви разпознаем отново през няколко дни — и то също не и със задна дата. Тези контролни суми изтриваме след два дни, дневните броячи след 400 дни.
• На Вашето устройство за броенето не се съхранява нищо и не се разчита нищо — никаква бисквитка, никакъв идентификатор. Затова за това не ни е необходимо нито Вашето съгласие, нито банер за бисквитки.

Правно основание е нашият законен интерес да познаваме обхвата на собственото предложение (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Промени

Ние привеждаме тази декларация в съответствие, когато услугата се променя. Валидна е версията със състоянието, посочено по-горе.