Декларация за защита на личните данни

Кой е отговорен?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) представлявана от управителя Christoph Sterkel Eifflerstraße 43 22769 Hamburg Имейл: datenschutz@halloamt.de

Длъжностно лице по защита на данните: Dr. Stefan Spörrer, LL.M., c/o DSBextern.de, Hofbauerstraße 3a, 94209 Regen, Имейл: dsb@dsbextern.de

С всички въпроси относно обработването на Вашите данни и относно Вашите права можете да се обърнете директно и поверително към него (Art. 38 Abs. 4 и 5 DSGVO).

За какво става дума тук

HalloAmt помага при попълването на формуляри за учреждения. За това обработваме данни, които са много лични: име и адрес, доходи, семейно положение, гражданство, статут на пребиваване и каква социална помощ получавате.

Ние знаем какво означава това. Затова тази декларация Ви казва точно: какви данни обработваме, за какво, кой освен нас още ги вижда, колко дълго ги пазим и какви права имате.

Какви данни обработваме и защо

1. Вашият профил — имейл адрес и парола; при вход през Google — идентификаторът там и имейл адресът. За какво: за да можете да влизате и да намирате отново своите заявления. Правно основание: изпълнение на договор (чл. 6, ал. 1, буква б) ОРЗД). Колко дълго: докато изтриете профила си. Профили, създадени без регистрация, изтриваме автоматично след 30 дни. Ако не използвате профила си 12 месеца, го изтриваме заедно с всички данни. За използване се смята, когато влизате или работите с профила си, например по заявление или обяснение на писмо. Преди това Ви пишем имейл с датата на изтриването, най-малко 30 дни предварително. Ако влезете най-късно на тази дата, профилът Ви се запазва. Без този имейл не изтриваме. Изключение правят профили с абонамент, който все още не е прекратен, с неуредено плащане, с неприключен отказ от договора или с наличност за формуляри, която все още не сте използвали.

2. Вашите данни в чата — всичко, което въвеждате, за да може да бъде попълнен формуляр: име, дата и място на раждане, адрес, гражданство, семейно състояние, данни за деца и брачен партньор, банкова сметка (IBAN), данъчен идентификационен номер, данни за работа и доходи, статут на пребиваване и вид на получаваната социална помощ. Към това и историята на разговора. За какво: за да бъде попълнен формулярът правилно и за да не трябва да въвеждате всичко отново при следващото заявление. Правно основание: изпълнение на договор (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). За данни относно здравето или религиозната принадлежност важи единствено изричното съгласие на лицето, за което става дума, а при дете под 18 години — съгласието на родителя (вижте „Особени категории лични данни“). Колко дълго: докато изтриете заявлението или профила си, най-късно докато изтрием профил след 12 месеца без използване (точка 1).

3. Вашият готов формуляр — попълненият PDF файл. Правно основание: изпълнение на договор. Колко дълго: Безплатните предварителни прегледи изтриваме след 7 дни, както и предварителния преглед с воден знак на платен формуляр, който още не сте потвърдили. Нов предварителен преглед можете да поискате в чата; в рамките на същото заявление това е безплатно. Готовият, платен PDF е Ваш и остава, докато не изтриете него, съответното заявление или профила си или докато не изтрием профила след 12 месеца без използване (точка 1). Когато изтриете заявление, при нас остава запис без съдържание: дата, статус и потвърждението, че сте проверили формуляра преди изтеглянето. Той не съдържа никакви Ваши данни и ни е нужен, за да броим правилно квотата на Вашия абонамент и за да можем при спор да докажем, че формулярът Ви е бил предоставен преди изпращането.

4. Вашето плащане — статус на плащането, данни за абонамента, клиентски номер при Stripe. Данните на Вашата карта никога не виждаме — тях въвеждате директно при Stripe. При покупката освен това записваме кога Вашето съгласие с нашите Общи условия (AGB) е постъпило при нас и коя версия на кой език сте видели при това. Правно основание: изпълнение на договор; за фактурите допълнително законови задължения за съхранение (чл. 6, ал. 1, буква в) ОРЗД). Колко дълго: данните за абонамента — до изтриването на профила; счетоводните документи — толкова дълго, колкото изисква законът. Кога сте се съгласили с Общите условия и с незабавното започване, съхраняваме по същия начин като доказателството за Вашата покупка: до четири години (вижте „Какво не премахва изтриването на профила“). Прекратяване без вход. Ако прекратите договора чрез „Прекрати договори тук“, без да влизате в профила си, съхраняваме Вашия имейл адрес и останалите Ви данни от формуляра, момента на получаване, номер на преписката и криптиран идентификатор на Вашия IP адрес. За какво: за да Ви потвърдим получаването, да свържем прекратяването с Вашия договор и да можем да го докажем, както и за да можете с едно кликване да оттеглите прекратяване, което не е направено от Вас. Идентификаторът на IP адреса ни е нужен само срещу масови заявки. Правно основание: законово задължение за потвърждаване на прекратяването (чл. 6, ал. 1, буква в) ОРЗД във връзка с § 312k BGB) и законен интерес от доказване и от защита от злоупотреба (чл. 6, ал. 1, буква е) ОРЗД). Колко дълго: три години от края на годината, в която прекратяването е постъпило при нас (§§ 195, 199 BGB); ако го оттеглите — от края на годината на оттеглянето. Това важи и ако не намерим договор за Вашия адрес, както и след изтриване на профила. Идентификатора на IP адреса изтриваме след 90 дни.

5. Защита от злоупотреба — криптиран идентификатор на Вашия IP адрес (не самият IP адрес), брояч на използването и разходите за всяка заявка. За какво: за да не може никой да злоупотребява автоматизирано с услугата и да ни причинява разходи, които не можем да понесем. Правно основание: законен интерес (чл. 6, ал. 1, буква е) ОРЗД). Колко дълго: 90 дни.

6. Вашите обратни връзки — това, което ни пишете чрез формуляра за съобщения или за обратна връзка. Към това принадлежат текстът, страницата, на която сте били, версията на интерфейса и обща информация за устройството, като „Chrome на Android". Имейл адрес за допълнителен въпрос е доброволен. Правно основание: законен интерес (чл. 6, ал. 1, буква е) ОРЗД); за доброволния имейл адрес — Вашето съгласие (чл. 6, ал. 1, буква а) ОРЗД), което можете да оттеглите по всяко време. Колко дълго: до обработването; при изтриване на профила изтриваме и Вашите съобщения.

7. Когато поискате формуляр — името на формуляра, Вашата бележка, ако напишете такава, и имейл адреса на Вашия акаунт. Ако вместо това качите собствен формуляр, се добавят: институцията, Вашето населено място, файлът, имейл адрес за нашия отговор и, ако желаете, Вашето име и телефонен номер. Вашето запитване се чете и обработва от служители на HalloAmt. Ако идвате от обяснение на писмо (точка 8), от него поемаме само името на формуляра и институцията. Пощенския Ви код и населеното Ви място при това попълваме предварително от „Моите данни“, ако полетата са още празни. Можете да промените или изтриете всичко, преди да изпратите. Вашето писмо и Вашето обяснение на писмо при това не ги изпращаме. За какво: за да можем да обработим формуляра и да Ви отговорим. Правно основание: изпълнение на договор и легитимен интерес. Колко дълго: Качените файлове изтриваме веднага щом разпознаем формуляра, най-късно след 30 дни. Самото запитване остава във Вашия профил, за да виждате какво е станало с него. Изтриваме го 180 дни, след като сме го приключили, най-късно заедно с Вашия профил (точка 1). За всяко запитване уведомяваме сами себе си по имейл. Това уведомление съдържа само идентификатор на операцията и връзка към нашата административна част, никакви данни от Вашето запитване и не файла. По-стари уведомления могат все още да съдържат Вашите данни от запитването, но не и телефонния Ви номер, нито файла. Уведомлението остава в нашата пощенска кутия, докато не го изтрием ръчно — автоматично изтриване не достига до пощенска кутия.

8. Когато поискате обяснение на писмо — снимката или PDF файлът на писмо, което качвате, и всичко, което пише в него. Това често са социални данни (номера на преписки, клиентски номера, суми), понякога данни за здравето и почти винаги също данни за други хора, например Вашите деца, Вашия партньор или Вашия хазяин. Към това се добавят езикът, който сте избрали, и обяснението, което Ви показваме. Освен това за всяко обяснение съхраняваме кога тези потвърждения са постъпили при нас: Вашето съгласие, Вашето потвърждение на указанията преди качването (наред с другото: не е правна консултация, сроковете да се проверят в оригинала), Вашето съгласие с нашите Общи условия (AGB), Вашето потвърждение, че сте навършили 18 години, Вашия ангажимент да не предавате чувствителни данни за други лица, и, ако желаете да съхраните обяснението, Вашето съгласие за съхраняването — всеки път с версията на текста, който сте видели при това, а при Общите условия и с езика на версията. Същите данни записваме освен това в отделно доказателство, отделно от обяснението и без съдържанието на писмото (вижте „Колко дълго“). Обяснение на писма можете да използвате едва от 18-годишна възраст. Ако обяснението на писма е активирано само за избрани профили, например по време на изпитване с консултантски центрове, водим списък на тези профили: идентификатор на профила, момент на активирането и бележка, чрез коя организация участвате. Само писма, които се отнасят до Вас: Качвайте само писма, които се отнасят до Вас. Данни за други лица, които не са нужни за обяснението, зачернете предварително. Чувствителни данни за други лица, например за здравето на Вашето дете или партньор, зачернете напълно; ако това не е възможно, моля, не давайте писмото за обяснение. Проверка на Вашето устройство: Преди писмото да бъде качено, страницата пита дали писмото се отнася до производство за глоба или наказателно производство и го проверява на Вашето устройство за признаци на производство за глоба или наказателно производство: PDF файл с текстов слой — въз основа на този текст, снимка или сканирано копие — с разпознаване на текст, което работи във Вашия браузър. Ако проверката открие такива признаци или не може да прочете писмото със сигурност, то не се качва. Вашия отговор на въпроса и резултата от проверката не съхраняваме във връзка с Вашата личност. Само броим колко пъти на ден проверката е имала какъв резултат, в същите дневни броячи като за нашия обхват (вижте „Бисквитки и измерване на обхвата“), без връзка с Вашия профил и без съдържанието на писмото. Зачерняване: Преди качването можете да зачерните места в писмото, например данни за други лица, които не са нужни за обяснението. Снимка изчисляваме наново на Вашето устройство, и без зачерняване; данни, които камерата записва във файла, например място или модел на камерата, при това не се предават. PDF файл, в който зачерните нещо, преобразуваме на Вашето устройство в изображения, по едно за всяка страница, и качваме само тези изображения. PDF файл без зачерняване качваме такъв, какъвто е. Писма, които не обясняваме: писма, свързани с производства за глоби или наказателни производства, например наказателно постановление за глоба, наказателна заповед или призовка. Ако проверката на Вашето устройство разпознае такова писмо, то не напуска Вашето устройство. Ако не го разпознае, по правило изкуственият интелект го разпознава при четенето. Тогава писмото вече е предадено на Anthropic в САЩ, при снимка или сканирано копие и за второто прочитане, и остава там съгласно сроковете, посочени в „Предаване към САЩ“. При нас от такова писмо не съхраняваме нито снимката или PDF файла, нито обяснение. Остават само записът за разходите, който съществува за всяка заявка (точка 5: профил, криптиран идентификатор на Вашия IP адрес, момент, модел и разходи), и доказателството за Вашите потвърждения (вижте „Колко дълго“). Двете не съдържат нищо от писмото. За какво: за да разберете какво пише в писмото, какво се изисква и до кога, и, ако изберете съхраняването, за да намерите обяснението по-късно отново във Вашия профил. Правно основание: За обяснението и списъка на активираните профили — изпълнение на договор (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); за особено защитени данни за Вас, например за Вашето здраве — Вашето изрично съгласие (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, вижте по-долу), за съхраняването на обяснението след 24 часа — отделно, доброволно съгласие. Данни за други лица в писмото обработваме въз основа на законния интерес да разберете писмо, което Ви засяга (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Особено защитени данни за други лица зачерняте преди качването (вижте по-горе). Доказателството за Вашите потвърждения съхраняваме, за да можем да докажем, че и за какво сте дали съгласие (Art. 7 Abs. 1 DSGVO); това е наш законен интерес (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Предаването на Anthropic в САЩ основаваме на стандартните договорни клаузи (вижте „Предаване към САЩ“). Колко дълго: Снимката или PDF файла изтриваме след 24 часа. Обяснението изтриваме след 24 часа, ако не го съхраните, и след около 6 месеца (183 дни), ако сте избрали съхраняването. Нашият процес на изтриване се изпълнява всеки час. Затова снимката или PDF файла и несъхранено обяснение изтриваме при първото ежечасно изпълнение на процеса на изтриване след изтичане на 24 часа, при редовна работа най-късно след 25 часа. Можете сами да изтриете обяснение по-рано; тогава изтриваме и съответната снимка или PDF файл, най-късно след два дни. Нашата база данни се архивира ежедневно и всяко резервно копие се съхранява 7 дни. Затова изтрито обяснение се съдържа в тези резервни копия още до 7 дни; след това то е изтрито и там. Ако прекъснете, докато обясняваме писмото, и прекъсването достигне до нас, не съхраняваме нито снимката или PDF файла, нито обяснението; ако и двете вече са били съхранени, ги изтриваме отново. Вместо това отбелязваме, че сте прекъснали (идентификатор на операцията, профил, момент), и изтриваме тази бележка след 2 дни. Ако прекъсването не достигне до нас, например защото връзката е прекъсната, обяснението може да е съхранено; тогава ще го намерите във Вашата история и можете да го изтриете там. При прекъсване писмото вече е при Anthropic и остава там съгласно сроковете, посочени в „Предаване към САЩ“. Доказателството за Вашите потвърждения създаваме, преди да предадем писмото на Anthropic. То съдържа Вашия профил, идентификатора на операцията, момента и версията на всяко потвърждение, езика, дали сте избрали съхраняването, и кога и по каква причина е приключило обяснението (изтрито от Вас, изтекъл срок, прекъснато, изтрит профил или несъхранено). Съхраняваме го 3 години след този край, дори ако изтриете профила си преди това и дори ако писмото не е било обяснено. Списъка на активираните профили изтриваме заедно с Вашия профил.

Ако самите Вие сте посочени в писмо, което някой друг дава за обяснение при нас, например като дете, партньор или хазяин: Данните за Вас тогава произхождат от лицето, което е качило писмото (Art. 14 DSGVO). Това са данните, които пишат за Вас в писмото и не са били зачернени, например Вашето име, Вашата дата на раждане или Вашата роля в акта. Обработваме ги само за да обясним писмото на това лице, въз основа на неговия законен интерес да разбере писмо, което го засяга (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). За целта те се предават на Anthropic в САЩ и ги изтриваме заедно със снимката или PDF файла и обяснението (точка 8, „Колко дълго“). Чувствителни данни за Вас, например за Вашето здраве, лицето трябва да зачерни преди качването. Не Ви уведомяваме поотделно; за това се основаваме на Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO. За да Ви уведомим, бихме трябвало да анализираме писмата целенасочено по имена, да установяваме Вашия адрес и да съхраняваме Вашите данни за това по-дълго, отколкото обяснението изисква; това би означавало повече обработване на Вашите данни, а не по-малко. За защита на Вашите интереси вместо това важи следното: качват се само писма, които се отнасят до самото качващо лице; данни за Вас, които не са нужни за обяснението, то зачерняя предварително, а чувствителните данни — напълно; използваме Вашите данни само за това обяснение и ги изтриваме съгласно сроковете в точка 8; и тази информация я правим публична тук. Вашите права важат и за Вас, включително правото на възражение (вижте „Вашите права“); пишете на datenschutz@halloamt.de.

Кой освен нас вижда Вашите данни

Работим с доставчици на услуги. Има два вида и разликата е важна за Вас:

• По наше възлагане означава: доставчикът може да прави с Вашите данни само това, което му кажем. Отговорни оставаме ние и важи настоящата декларация.
• На собствена отговорност означава: доставчикът сам решава какво да прави с данните. За това важи неговата собствена декларация за защита на данните, не нашата.

По наше възлагане (обработващи, обвързани с нашите указания)

Кой	За какво	Къде
Supabase	профил, база данни, съхранение на Вашите данни и PDF файлове	център за данни Frankfurt am Main; договорен партньор е Supabase Pte. Ltd., Сингапур
Anthropic	изкуственият интелект, който води чата, попълва формуляра и обяснява писма	САЩ; договорен партньор е Anthropic Ireland, Limited, Ирландия
Cloudflare	доставяне на сайта	по целия свят, локации в ЕС
Resend	изпращане на нашите имейли — адрес, тема и съдържание	САЩ
Stripe	обработване на Вашето плащане	дружество от ЕС, концерн в САЩ

С всеки от тези пет доставчика съществува договор за обработване на данни съгласно чл. 28 от ОРЗД.

Получатели, които действат на собствена отговорност

Кой	За какво	Къде
Google	само ако използвате „Вход с Google"	САЩ
Stripe	плащане	дружество в ЕС, група в САЩ
Resend	кой кога на какъв адрес е писал	САЩ
easybell	нашата телефонна линия и гласовото съобщение	Германия

Google не действа по наше възлагане: ако използвате „Вход с Google", Вие влизате в профила си при Google — за това Google отговаря сам и важи собствената декларация за защита на данните на Google. Ако не използвате този път, Google не научава нищо за Вас.

Stripe има и двете роли, и това е записано в нашия договор: Плащането Stripe извършва по наше възлагане; за собствени цели, преди всичко за разкриване на измами, Stripe решава сам. Затова Stripe стои и в двата списъка.

Resend също има и двете роли, и това е записано така в нашия договор: Изпращането на Вашия имейл — адрес, тема и съдържание — се извършва от Resend по наше възлагане. Трафичните данни, тоест кой кога на какъв адрес е писал, Resend обработва освен това за собствени цели и решава за това самостоятелно. Затова Resend е посочен и в двата списъка.

Ние не измерваме дали отваряте или кликвате даден имейл. Resend би могъл да предложи това; ние не сме го настроили. Няма пиксел за проследяване и няма пренаписани връзки.

Освен това не предаваме нищо — особено не на учреждения, работодатели, наемодатели или кредитни бюра. Своите заявления подавате сами.

Ако ни се обадите

На нашия телефонен номер работи гласова съобщение. Разговор не се провежда — никой не вдига, а Вие също не можете да оставите съобщение.

Нашият телефонен доставчик easybell ни изпраща имейл след всяко обаждане. В него се съдържат Вашият телефонен номер и часът на обаждането — за да виждаме, че някой се е обадил. Нищо не се записва: easybell не съхранява такива обаждания, а ни ги предава веднага по имейл.

easybell сам носи отговорност за данните за връзката — телефонен доставчик винаги е такъв съгласно правното положение по отношение на обстоятелствата на телекомуникацията. Затова easybell е посочен в списъка по-горе, а не сред обработващите данни по поръчение, и затова за това не съществува договор за обработване на данни по поръчение.

Имейлът с обаждането постъпва в нашата пощенска кутия и се изтрива ръчно, щом въпросът е приключен. Правно основание е нашият легитимен интерес да бъдем достъпни (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Предаване към САЩ — какво трябва да знаете

За да може изкуственият интелект да попълни Вашето заявление, Вашите текстове от чата се предават на Anthropic в САЩ и се обработват там. Това се отнася точно за данните, които са посочени по-горе в точка 2. Когато поискате обяснение на писмо, същото важи за снимката или PDF файла на писмото (точка 8): Файлът отива при Anthropic в САЩ и там бива прочетен и обяснен. Това важи и за писма, свързани с производства за глоби или наказателни производства, които проверката на Вашето устройство не е разпознала и които затова отхвърляме едва след прочитането (точка 8), и за писма, чието обяснение прекъснете. При снимка, при зачернен PDF (за целта той се преобразува в изображения) и при PDF без четим текстов слой, например сканирано копие, втори модел на изкуствен интелект на същия доставчик прочита писмото страница по страница втори път. Така разпознаваме по-добре грешки при четенето на номера и срокове и можем да покажем на коя страница стои даден срок. Това допълнително прочитане не е независима проверка; и то се случва в САЩ, а неговия препис не съхраняваме. Преди да Ви покажем обяснение, освен това модел на изкуствен интелект на същия доставчик проверява дали в него има собствен съвет или собствена оценка, и такива изречения премахваме. За целта готовото обяснение заедно с превода на това, което писмото изисква от Вас, се предава втори път на Anthropic в САЩ; снимката или PDF файлът при това не се изпращат. От тази проверка записваме при нас само колко изречения са били премахнати.

Какво важи при това:

• Вашите данни не се използват за обучение на изкуствения интелект.
• Определили сме, че обработването се извършва изключително в САЩ и не в променящи се държави.
• Нашата собствена база данни и съхранението на файлове поддържаме във Frankfurt am Main. Това, което предаваме на Anthropic, се обработва в САЩ и може да остане съхранено там за описаните по-долу срокове.
• Не се предават Вашият профил, Вашите платежни данни и готовият PDF — той се създава на нашия сървър във Frankfurt, без изкуствен интелект.

САЩ не са държава, чието ниво на защита на данните Европейската комисия да е признала като цяло за равностойно. Затова всяко предаване основаваме на една от гаранциите, които ОРЗД предвижда за това:

Получател	На какво основаваме предаването
Anthropic — Вашите текстове от чата и писмата, за които поискате обяснение	Нашият договорен партньор е Anthropic Ireland, Limited в Ирландия. Обработването се извършва в САЩ от Anthropic, PBC и неговите доставчици на услуги. За това предаване важат стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914, модули 2 и 3). Те са част от нашия договор за обработване на данни с Anthropic.
Stripe — плащане	Нашият договорен партньор е Stripe Payments Europe, Ltd. в Ирландия. За предаването в рамките на групата Stripe важат стандартните договорни клаузи и сертифицирането по EU-US Data Privacy Framework.
Google — само при „Вход с Google"	Google LLC е сертифициран по EU-US Data Privacy Framework. За това предаване важи следователно решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита — то не се нуждае от допълнителна гаранция.
Cloudflare — доставяне на сайта	Стандартни договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914). Те са част от договора за обработване на данни, който нашето споразумение за ползване с Cloudflare включва.
Supabase — профил, база данни, съхранение	Нашият договорен партньор е Supabase Pte. Ltd. в Сингапур. Предаването се основава на Стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914, модули 2 и 3). Те са част от нашия договор за обработване на данни със Supabase. Вашите данни се съхраняват във Frankfurt am Main; предаването се отнася до достъпа извън ЕС от страна на самия Supabase и неговите подизпълнители, включително в САЩ.
Resend — изпращане на нашите имейли	Наш договорен партньор е Plus Five Five, Inc. в San Francisco. Предаването се основава на Стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914, Модул 2) и допълнително на сертифицирането съгласно EU-US Data Privacy Framework. Съгласно договора обработването се извършва предимно в САЩ.

Можете да поискате от нас копие от тези гаранции. Пишете на datenschutz@halloamt.de и ще Ви ги изпратим.

Колко дълго Anthropic пази Вашите текстове. Трайно Вашите данни се съхраняват при нас във Frankfurt am Main (вижте по-горе). Освен това предаденият текст остава при Anthropic до 30 дни; след това Anthropic го изтрива. В рамките на този срок Anthropic може да го преглежда за целите на сигурността и защитата от злоупотреби. Това важи и за снимки и PDF файлове на писма.

Ако автоматичното разпознаване на злоупотреби на Anthropic сигнализира за дадена операция, Anthropic може да съхранява входните и изходните данни до две години, а оценките, които това разпознаване присъжда при това (класификационни стойности), до седем години. Това важи независимо от всичко останало и не е в нашите ръце.

Как защитаваме Вашите данни

• Криптиране при пренос и при съхранение.
• В приложението всеки профил вижда само своите собствени данни; това е наложено технически в базата данни, не само в интерфейса. Технически достъп до базата данни имаме освен това ние като оператор и нашият доставчик Supabase като обработващ данни. Вашите обяснения на писма нашата административна част не показва.
• В нашата административна част Вие се показвате само с идентификатор, не с име. Който иска да види истински имена, се нуждае от вписване с два фактора, и всеки такъв достъп се протоколира. Този протокол пазим 730 дни.
• Вашия IP адрес съхраняваме само криптиран.
• Вашият нарисуван подпис се изтрива след вмъкването в PDF файла и не се съхранява.

Вашите права

Можете по всяко време да поискате от нас:

• Информация какви данни имаме за Вас (Art. 15 DSGVO)
• Коригиране, ако нещо е грешно (Art. 16)
• Изтриване на Вашите данни (Art. 17)
• Ограничаване на обработването (Art. 18)
• Предаване на Вашите данни в прехвърлим формат (Art. 20)
• Възражение срещу обработвания, които се основават на законен интерес (Art. 21)

За целта пишете на datenschutz@halloamt.de. Отговаряме в рамките на един месец.

Изтриването можете да направите и сами, и то на две стъпки. Отделно заявление изтривате в „Моите формуляри“ → „Изтриване на заявление“: така изчезват историята на разговора, Вашите междинни състояния и PDF файловете към това заявление — Вашите запазени данни остават и могат да се променят или премахват поединично в „Моите данни“. Вашият профил и всички данни изтривате в „Изтриване на профила“; това премахва Вашите данни, Вашите формуляри, Вашите обяснени писма заедно със снимките и PDF файловете и текущ абонамент. Ако не използвате профила си 12 месеца, го изтриваме по същия начин, след като най-малко 30 дни предварително сме Ви писали имейл (точка 1).

Какво изтриването на профила не премахва — и защо

Остават четири неща, дори когато изтриваме неизползван профил, и Ви ги казваме ясно, вместо да ги крием.

Първо: Ако сте купили нещо от нас, пазим малко доказателство за тази покупка — дори след изтриването на профила. В него стоят Вашият имейл адрес в чист текст, закупеният продукт, цената, датата и моментите на Вашите съгласия, Вашето потвърждение преди изтеглянето и на прекратяване или отказ от договора.

Защо: При спор относно покупка всяка страна трябва да може да докаже какво е било договорено и кога. Без Вашия адрес доказателството би било безполезно за двете страни — то би показвало само, че някой е дал съгласие. Затова адресът стои там в чист текст, а не като нечетима контролна сума: контролна сума не доказва нищо на никого, който не я знае.

Правно основание: Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO (ОРЗД) — правото на изтриване не важи, доколкото данните са необходими за изпълнение на правно задължение или за установяване, упражняване или защита на правни претенции.

Колко дълго: до четири години (три години от края на годината, в която е възникнала претенцията, §§ 195, 199 BGB). Срокът започва с последното събитие на покупката, например прекратяване или края на абонамент; докато Вашият абонамент тече, не изтриваме доказателството. Това важи и за моментите на Вашите съгласия при покупката (точка 4). За данни, които същевременно са данни от фактура, могат да важат по-дълги данъчни срокове. След това доказателството се изтрива.

Кой може да го види: никой чрез приложението. Тези данни са технически съхранени така, че не могат да бъдат извикани нито в потребителската, нито в административната част — те се търсят само когато наистина става въпрос за такова доказателство.

Ако никога не сте купували нищо, това доказателство изобщо не се създава.

Второ: Ако сте заявили формуляр или сте качили собствен, в нашата пощенска кутия се намира имейлът, с който сами сме се уведомили за това. Бутонът „Изтриване на профила" не го достига — пощенска кутия не се достига от автоматичен процес на изтриване. Пишете ни на datenschutz@halloamt.de, тогава ще го потърсим и ще го изтрием ръчно заедно с останалото.

Ако никога не сте заявявали формуляр, този имейл не съществува.

Трето: Ако сте поискали обяснение на писмо, остава доказателството за Вашите потвърждения (точка 8): кога Вашето съгласие и Вашите останали потвърждения са постъпили при нас, всеки път с версията на текста, без съдържанието на писмото. Съхраняваме го 3 години след края на обяснението, за да можем да докажем, че и за какво сте дали съгласие (Art. 7 Abs. 1 и Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Чрез приложението никой не може да го извлече, дори нашата административна част.

Ако никога не сте използвали обяснението на писма, такова доказателство няма.

Четвърто: Ако Вие или друго лице сте дали съгласие за особено защитени данни, остава доказателството за това съгласие (вижте „Особени категории лични данни“): за кой формуляр и за кое лице, кой е дал съгласие (при друго лице — с името, което то самото е въвело), кога съгласието и евентуално оттеглянето му са постъпили при нас, с версията и езика на текста. Самата информация, например степента на инвалидност, не е включена в него. Съхраняваме доказателството 3 години след края на съгласието, тоест след оттеглянето или изтриването на профила, за да можем да докажем, че и за какво е дадено съгласие (Art. 7 Abs. 1 и Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Чрез приложението никой не може да го извлече след изтриването на профила, дори нашата административна част.

Ако никой не е дал съгласие за такива данни, такова доказателство няма.

Освен това можете да подадете жалба до надзорен орган по защита на данните. За нас компетентен е Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Тел. (040) 428 54 – 4040 · Факс (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Особени категории лични данни (Art. 9 DSGVO)

Някои формуляри питат за данни, които се ползват с особена защита. При нас това са два вида:

• Здраве — тежка степен на инвалидност, степен на инвалидност, нуждаемост от грижи и степен на грижи, бременност. Питат за това във Wohngeldantrag (федерален формуляр и баварски провинциален формуляр), там и за лицата във Вашето домакинство, в Hauptantrag Grundsicherungsgeld (по-рано Bürgergeld), в Anlage Kind към Kindergeld и в заявлението за пълни сираци. В Hauptantrag Grundsicherungsgeld питаме освен това дали сте трудоспособен (erwerbsfähig), дали по медицински причини се нуждаете от скъпо струващо хранене, дали получавате Leistungen zur Teilhabe, дали сте в стационарно заведение и дали сте претърпели злополука или здравословна вреда, причинена от друго лице. Същото питаме в Anlage WEP (друго лице на възраст от 15 години нагоре) за Вашия партньор и Вашите деца на възраст от 15 години нагоре, там и за специалния знак (Merkzeichen) G при лице, което не е трудоспособно. В Anlage KI (дете под 15 години) питаме за Вашите по-малки деца за бременност, скъпо струващо хранене, стационарно заведение и злополука или вреда, причинена от друго лице. Във Weiterbewilligungsantrag Grundsicherungsgeld питаме дали способността Ви да работите или здравословното Ви състояние ще се променят и дали сте претърпели злополука или здравословна вреда, причинена от друго лице. В Antrag auf Bildung und Teilhabe (окръг Harburg) питаме дали Вашето дете получава от Jugendamt Eingliederungshilfe поради психическо увреждане или грозящо психическо увреждане (§ 35a SGB VIII). В заявлението за удостоверение за право на настаняване в жилище (Wohnberechtigungsschein, Hamburg) питаме дали някой от бъдещото Ви домакинство има тежка степен на инвалидност, кой е той, степента на инвалидност и специалните знаци (Merkzeichen). Там питаме също дали някой от бъдещото Ви домакинство, който е на възраст най-много 60 години, се нуждае от жилище без бариери, и кой е той. В заявлението за удостоверение за право на настаняване в жилище (Wohnberechtigungsschein, Berlin) питаме дали някой от бъдещото Ви домакинство е с тежка степен на инвалидност, кой е той, степента на инвалидност, дали това лице се нуждае от домашни грижи и дали лице с тежка степен на инвалидност използва инвалидна количка, и кой е той.
• Религиозна принадлежност — питат за нея при адресната регистрация в Berlin и Hamburg. На службата по регистрация тя е нужна за църковния данък.

Единствено правно основание е Вашето изрично съгласие съгласно Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Преди чатът да зададе въпрос за такава информация, Ви показваме карта за съгласие с фиксиран текст: за какво става дума, какво се случва без тази информация и изречението, с което се съгласявате. Картата показваме само на език на разговора, на който нейният текст е проверен от специалист; в момента това е немски. Ако разговорът протича на друг език, чатът не пита за тази информация: полето остава празно във формуляра и Вие го попълвате сами преди подаването. Давате съгласие, като щракнете върху „Съгласявам се“ на картата; ако напишете в чата „да“, се показва картата. Отбелязваме кога Вашето съгласие е постъпило при нас, какъв текст сте видели при това и на какъв език. За попълването в чата предаваме данните на Anthropic в САЩ; гаранцията за това са стандартните договорни клаузи (вижте „Предаване към САЩ“). Без съгласие не съхраняваме такава информация, по никакъв начин, включително чрез „Моите данни“ или корекцията в прегледа. Моля, споменавайте такава информация в чата едва когато Ви попитаме за нея: това, което напишете предварително по собствена инициатива, вече отива заедно с Вашето съобщение към Anthropic.

Информация, за която не сме питали. Над полето за въвеждане в чата има съответно указание, което Вие потвърждавате преди първото си собствено съобщение. Ако въпреки това напишете по собствена инициатива нещо за Вашето здраве, увреждане, бременност, религия или друга особено защитена информация, това съобщение отива към Anthropic както всяко друго. След отговора на чата проверяваме запазеното съобщение с помощта на списък с думи. Ако разпознаем такава информация, заменяме цялото изречение в запазената история на чата с бележка, както и местата, на които отговорът на чата повтаря тази информация. В следващите стъпки на разговора към Anthropic отива само тази заличена версия. Списъкът с думи не разпознава всяка информация и не предотвратява първото предаване към Anthropic. Изключение правят отговорите на въпрос, за който преди това сте дали съгласие на картата за съгласие: тези отговори са ни нужни за формуляра.

Оттегляне. Можете по всяко време да оттеглите съгласието за в бъдеще, в чата, в „Моите данни“ или по имейл на datenschutz@halloamt.de. С оттеглянето изтриваме засегнатите данни във Вашия профил и във Вашите съхранени формуляри, PDF файловете при нас, в които те стоят, и текста на съобщенията в чата, с които са били съхранени. PDF файлове, които вече сте изтеглили, остават извън нашия контрол. Обработването до оттеглянето остава законосъобразно (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Доказателството за съгласието съхраняваме след това още 3 години, без самата информация (вижте „Какво изтриването на профила не премахва“).

Данни за други лица. Някои формуляри питат за такава информация и за други лица: Wohngeldantrag — за лицата във Вашето домакинство, Anlage Kind и Antrag auf Bildung und Teilhabe — за Вашето дете, заявлението за Grundsicherungsgeld с приложенията Anlage WEP и Anlage KI — за Вашия партньор и Вашите деца, адресната регистрация и заявлението за удостоверение за право на настаняване в жилище (Wohnberechtigungsschein) — за лицата, които се нанасят заедно с Вас. Вашето собствено съгласие не е достатъчно за това. Лицето, за което става дума, дава съгласие лично, на собствена карта на същото устройство: първо страницата Ви моли да предадете устройството на това лице; след това лицето избира своя език, въвежда своето име и щраква. Картата посочва Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) като отговорно лице и казва, че Вие, като лицето, което води профила, виждате данните при съвместното попълване. След щракването страницата показва на лицето потвърждение: какво е заявило, кога и как може да оттегли съгласието си. За дете под 18 години давате съгласие Вие като родител и при това избирате дали сте единственият родител с родителски права, или действате със съгласието на другия родител, който също има родителски права; без този избор не приемаме съгласието. Копия на документи за самоличност не изискваме. Дали детето е пълнолетно, се определя по датата му на раждане. Когато навърши 18 години, съгласието на родителя приключва. Тогава нашият ежедневен процес на изтриване изтрива особено защитените данни на детето във Вашия профил и във Вашите съхранени формуляри, както и текста на съобщенията в чата, с които са били съхранени, освен ако междувременно детето само е дало съгласие. Вече създаден PDF файл на заявлението остава, докато не го изтриете (точка 3). Отбелязваме за кого и от кого е дадено съгласие (с въведеното име и, при родители, с избора относно родителските права), кога, с какъв текст и на какъв език. Съгласието важи само за лицето, за което е дадено: ако премахнете това лице от Вашите данни или промените неговото собствено име или дата на раждане, съгласието приключва и ние изтриваме при нас особено защитените данни на това лице. Ако лицето в момента не е налице или не иска да даде съгласие, информацията остава открита и питаме отново по-късно. Можете тогава да завършите формуляра и без тази информация; тогава информацията не се вписва. Допълнете я сами, преди да подадете заявлението, ако е необходима за Вашето заявление. Лицето може също да оттегли съгласието си, в чата на този профил или по имейл на datenschutz@halloamt.de; тогава изтриваме неговите данни, както е описано по-горе.

Какво се случва, ако не дадете съгласие: Избирате на картата „Не, продължи без тази информация“ и попълвате останалите данни от формуляра. Тази информация не се вписва. Допълнете я сами, преди да подадете заявлението, ако е необходима за Вашето заявление. Без необходимата информация службата може да поиска допълнителни сведения; обработването или поисканата помощ може да бъде засегната. Ние не проверяваме какви права Ви се полагат. От това при нас не произтича никакъв недостатък за Вас. При някои заявления това може да засяга пари: при жилищните помощи (Wohngeld) без данните за тежката степен на инвалидност не можем да впишем предвидената за нея необлагаема сума. При Grundsicherungsgeld в такъв случай в заявлението не е посочена допълнителна потребност (Mehrbedarf), например поради бременност или инвалидност. При Kindergeld за дете над 25 години или за пълни сираци над 25 години като основание за правото липсва инвалидност, настъпила преди 25-ия рожден ден. Какво важи за Вашето заявление, е посочено на картата, преди да вземете решение.

Обяснение на писмо. Целта е да Ви обясним писмо и, ако изберете това, да съхраним обяснението във Вашия профил (точка 8). При това писмото може да съдържа особено защитени данни, без да питаме за тях, например степен на увреждане, степен на нужда от грижи, обезщетение за болест или религиозна принадлежност.

• Данни за Вас: Молим Ви преди качването за Вашето изрично съгласие да обработваме отнасящите се до Вас специални категории лични данни във Вашето писмо, по-специално данни за здравето, за религиозни или политически убеждения или за етнически произход, за изготвяне на Вашето обяснение на писмо и за тази цел да предаваме писмото на Anthropic в САЩ (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Без това съгласие не приемаме писмото. Ако желаете да съхраните обяснението около 6 месеца (183 дни) във Вашия профил, давате отделно съгласие за това; това е доброволно и без това второ съгласие изтриваме обяснението след 24 часа. Записваме кога Вашето съгласие е постъпило при нас и какъв текст сте видели при това.
• Данни за други лица: Качвайте само писма, които се отнасят до Вас. Особено защитени данни за други лица, например за здравето на Вашето дете или партньор, зачернете напълно преди качването; ако това не е възможно, моля, не давайте писмото за обяснение. Че не предавате такива данни, се ангажирате преди качването и ние записваме кога Вашият ангажимент е постъпил при нас (точка 8).
• Предаване към САЩ: Съгласието не замества гаранцията за предаването. Предаването основаваме на стандартните договорни клаузи (вижте „Предаване към САЩ“). Останалото обработване се основава на Art. 6 DSGVO (точка 8).

Оттегляне. Можете по всяко време да оттеглите съгласието си за в бъдеще, като изтриете обяснението или пишете на datenschutz@halloamt.de. Обработването преди оттеглянето остава законосъобразно (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Заедно с обяснението изтриваме снимката или PDF файла, най-късно след два дни; в нашите резервни копия обяснението се съдържа още до 7 дни (точка 8). Доказателството за Вашето съгласие съхраняваме още 3 години след края на обяснението (точка 8). Това, което Anthropic вече е получил, остава там съгласно сроковете, посочени в „Предаване към САЩ“.

Трябва ли да посочвате тези данни?

Не. Вие решавате какво въвеждате. Без данните, които се изискват в съответния формуляр, обаче не можем да попълним формуляра — това е целта на услугата.

Изкуствен интелект — какво прави и какво не

Вие говорите с изкуствен интелект, не с човек. Чатът се води от езиков модел с изкуствен интелект (Claude от Anthropic). Той задава въпросите, разбира Вашите отговори и ги вписва в полетата на официалния формуляр. Указваме Ви това, защото Регламентът на ЕС за изкуствения интелект (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50) го изисква — и защото трябва да го знаете, преди да посочите лични данни.

Изкуственият интелект не решава нищо. Той попълва. По Вашето заявление решава само органът. Не се извършва автоматизирано решение по смисъла на Art. 22 DSGVO: никаква проверка дали Ви се полага нещо, никаква оценка на Вашата личност, никакъв отказ и никакво одобрение.

Моля, проверете резултата. Изкуственият интелект може да разбере нещо погрешно или да го впише в грешното поле. Затова преди изтеглянето винаги Ви показваме преглед на попълнения формуляр. Вие сте тази/този, който подава заявлението пред органа — и трябва преди това да сте прочели какво пише в него.

Какво не правим за това: Ние не обозначаваме попълнените формуляри като „създадени с изкуствен интелект“. В тях стоят Вашите собствени данни, само пренесени в правилните полета — няма съдържание, измислено от изкуствен интелект. Освен това такава бележка би могла да създаде у органа грешното впечатление, че някой друг е намесил в Вашето заявление.

Когато изкуственият интелект обяснява писмо, той го прочита, превежда го на Вашия език и Ви казва кой го е изпратил, какво се изисква и какъв срок е посочен в писмото. Той не преценява дали писмото е правилно и не изчислява срокове. Срок той превежда на Вашия език; дата в него остава така, както е в писмото, а под нея показваме дословния текст от писмото и, ако можем да я определим, страницата, на която стои той. Номера на преписки, номера и текста на срок показваме само ако ги намерим дословно така в текстовия слой на PDF файла или при второто прочитане; това, което не можем да потвърдим, отбелязваме, например с „Моля, провери в оригинала“. Това намалява грешките при четенето, но не ги изключва. Ако в писмото има указание за правните средства за защита, изкуственият интелект го превежда като цял блок, а под него показваме немския текст. Преди да Ви покажем обяснението, модел на изкуствен интелект проверява в отделна стъпка дали в него има собствен съвет или собствена оценка; такива изречения премахваме и Ви казваме това. И тази проверка може да сгреши. Дали писмото е истинско, не проверяваме. Определящо винаги е самото писмо. Не се взема автоматизирано решение по смисъла на Art. 22 DSGVO.

Какви данни отиват при това към Anthropic и какво се случва там с тях, е описано по-горе в „Кой освен нас вижда Вашите данни“ и „Предаване към САЩ“.

Бисквитки и измерване на обхвата

Ние не използваме бисквитки за рекламни или аналитични цели и не измерваме Вашето поведение. На Вашето устройство се съхранява само това, което е необходимо за работата: Вашето вписване и текущото заявление. Ако поискате обяснение на писмо като снимка или сканирано копие, Вашият браузър освен това записва на Вашето устройство езиковия модел на разпознаването на текст за проверката (точка 8), за да не се налага той да се зарежда отново при следващото писмо. Самото Ви писмо не се записва там. За всичко това не ни е необходимо съгласие според § 25 Abs. 2 TDDDG.

Как броим нашия обхват. Искаме да знаем колко хора достигат до нашите страници и кои страници се четат. За това не използваме чуждо аналитично средство — нито Google Analytics, нито Plausible, нито броящ пиксел. Вместо това брои нашият собствен сървър, и то толкова пестеливо, колкото е възможно:

• Съхраняват се само дневни броячи: „тази страница беше отворена днес толкова пъти“, „толкова отваряния дойдоха днес през търсачка“, а при обяснението на писма — колко пъти днес проверката на устройството е имала какъв резултат (точка 8). Няма запис за отделно посещение.
• От страницата, през която сте дошли при нас, съхраняваме само името на уебсайта (например google.com) — никога Вашето търсене и никога точния адрес.
• От адреса на отворената страница премахваме всичко след въпросителния знак, а идентификационни номера (например на документ) обобщаваме. Изключение е само обозначението на някой от нашите плакати, на някоя от нашите връзки в социалните мрежи или на някоя от нашите реклами в Google (например ?q=flyer зад QR кода, ?q=fb-gruppe във Facebook група или ?q=gads-de в реклама в Google): ако то е в нашия фиксиран списък, отчитаме посещението като „дошло чрез този плакат, тази връзка или тази реклама“ и след това премахваме обозначението от адресната лента; всяка друга стойност отхвърляме.
• За да не броим двойно посетителите на един ден, образуваме контролна сума, която не може да се пресметне обратно, от Вашия IP адрес, обозначението на Вашия браузър, тайна добавка и днешната дата. Тъй като датата е част от нея, утре се получава съвсем друга контролна сума: не можем да Ви разпознаем отново през няколко дни — и то също не и със задна дата. Тези контролни суми изтриваме след два дни, дневните броячи след 400 дни.
• На Вашето устройство за броенето не се съхранява нищо и не се разчита нищо — никаква бисквитка, никакъв идентификатор. Затова за това не ни е необходимо нито Вашето съгласие, нито банер за бисквитки.

Правно основание е нашият законен интерес да познаваме обхвата на собственото предложение (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Промени

Ние привеждаме тази декларация в съответствие, когато услугата се променя. Валидна е версията със състоянието, посочено по-горе.